Kuntien verkkoviestintäohje ilmestyi

Tuija Aalto

Kuntien verkkoviestintäohje, kansikuva
Kuntien verkkoviestintäohje on odotettu perusopas kuntien verkkoviestintään. Verkkopalvelun käyttäjälähtöinen suunnittelu, verkkopalvelun uudistus ja hankinta, vuorovaikutteisuus ja sosiaalisen median käyttö, verkkopalvelun ylläpito ja työnjako sekä kriisiviestintä verkossa ja verkkolainsäädäntö käydään läpi omissa luvuissaan. Esimerkkejä kunnista annetaan runsaasti.

Kuntalaisten mielipiteet kanavoituvat yhä enemmän sosiaalisen verkkomedian kautta, todetaan takakannessa ja esimerkeissä katetaan aihepiiri monipuolisesti. Kunnat ja sosiaalisen median käyttö -luvussa esitellään keissit Viksu-blogi osana vanhustenhuoltoa Vantaalla, Mikkeli Makami-foorumissa, HämeWiki kotiseututiedon kerääjänä, Vantaa Facebookissa ja Onni on pienestä kiinni – Kuopion kampanja lapsiperheille. Netari.fi -hanke esittelee nuorisotyön pelisäännöt sosiaalisessa mediassa ja verkkoviestinnän toimintaperiaatteensa muille jakavat Kouvola, Helsinki ja Mustasaari.

Saatavuus: Maksullinen painettu kirjanen (102 s.) (Kunnat.net Kirjakauppa) verkossa flash-julkaisuna ja pdf-tiedostona.

Kirjan on toimittanut verkkoviestintäpäällikkö Pi Krogell-Magni Suomen Kuntaliitosta. Ohjetta on työstetty laajalla tekijäporukalla toukokuusta 2009 alkaen.

  1. Jarno W says:

    Yllättävänkin laadukas ohjeistus. Jostain merkillisestä syystä sivustojen hakuominaisuudet kuitenkin sivuutetaan parilla lauseella ja viittauksilla JHS:n ohjeistuksiin.

    Haku on kuitenkin sisällön lisäksi ehkä se tärkein elementti esimerkiksi kunnan sivustolla. Lähes poikkeuksetta julkishallinnon sivustojen haut tuottavat sivukaupalla epärelevantteja tuloksia; vanhoja pdf- ja word-dokumentteja yms.

  2. Anja A says:

    Tarpeelliselta oppaalta vaikuttaa. Verkkokirjoittaminen on tosin sivuutettu kovin lyhyesti – ja vähän vanhahtavastikin:
    ”Verkkoon tulisi kirjoittaa lyhyesti ja selkeästi ja sivujen sisältö pitäisi olla luettavissa yhdellä silmäyksellä.”

    Tekstin pituuden pitää olla suhteessa sisällön painoarvoon. Haastavinta on kirjoittaa pitkä teksti niin, ettei lukija pitkästy. Ilmavuus ja rytmikkyys ovat silloin arvossaan.

  3. Perttu Tolvanen says:

    Tuosta ohjeistuksesta olisi hieno tehdä vaikka blogi, jossa jokainen ohjeistuksen kappale olisi oma artikkelinsa. Näin toteutuisi vuorovaikutus ja ohjeistus ehkä jatkaisi elämäänsä. Nythän tuossa on vaarana, että ohjeistuksen linjauksia toistetaan taas seuraavat kuusi (?) vuotta ilman sen suurempia kyseenalaistamisia.

    Kun tuollaista kanavaa ei ole, päätin julkaista omat havaintoni tuosta dokkarista täällä:

    #1 Risuja: Miksi intra- ja ekstranetteja käsitellään samassa kuin julkisia verkkopalveluja? Joskus toki ekstranet laajentaa olennaisesti julkisen sivuston sisältöä ja palveluja, mutta tällöin julkinen sivusto voidaan nähdä yhtenä kokonaisuutena, mutta tämän ei suinkaa pitäisi olla oletus. Intranet puolestaan on organisaation sisäinen työpöytä, eikä lainkaan samalla tavalla yksisuuntainen viestinnällinen kanava kuin julkinen verkkosivusto. Vaikka valitettavasti intranetkin on vielä usein vain muutaman tiedottajan käsissä oleva yksisuuntainen viestintäkanava, niin tärkeä askel oikeaan suuntaan on tehdä intranetista muista verkkopalveluista erillinen palvelu. Vasta eriyttämällä se julkisesta webistä päästään aidosti pohtimaan sitä, millainen intranet todella palvelisi työntekoa, kommunikointia, yhdessä tekemistä ja eri työrooleja. Tällöin voidaan paljon todennäköisemmin löytää jokin tehtävään paremmin soveltuva järjestelmä (Esim. SharePoint, wiki, tai jotain muuta) ja saadaan työntekijät näkemään intra osana päivittäistä työn tekemistä. Mielestäni vain eriyttämällä julkinen verkkopalvelu ja intranet voidaan tavoitella sitä suurta ja mahtavaa ’sähköistä työpöytää’. Tästä siirtymästä kohti sähköistä työpöytää kyllä puhutaan ohjeistuksessa, mutta tämä keskeinen johtopäätös jää mainitsematta selvästi. Lyhyesti: kuntien julkisia verkkopalveluita kannattaisi tarkastella jatkossa omana kokonaisuutenaan ja intrat ym. ryhmätyötilat pitäisi ottaa erillisenä kokonaisuutena.

    Julkisten verkkopalveluiden, ekstranettien ja intranettien käsittely yhdessä on erittäin ongelmallista myös järjestelmien kannalta, koska sellaisia järjestelmiä ei ole markkinoilla, jotka olisivat suoraan paketista otettuna vahvoja kaikissa näissä eri skenaarioissa. Eikä sellaisia välttämättä tule, koska nämä eri ulottuvuudet kehittyvät eri suuntiin tällä hetkellä. Tähän toiseen asiaan ohjeistuksessa vihjataankin hieman sanomalla, että samalla julkaisujärjestelmällä koko paletin toteuttaminen voi olla hankalaa: ”ajatuksen toteuttaminen voi olla vaikeaa käytännössä”.

    Itse pitäisin myös kunnanvaltuutetuille tarjottavat ryhmätyötilat ja dokumenttienhallintatoiminnot erillään kokonaan verkkosivuston rakentamisesta. Nekin kuuluisivat intranetin sektorille – ja muutenkin kunnanvaltuustojen kokouskäytänteet ja ryhmätyöskentely kuuluu ensisijaisesti kunnan sähköinen työpöytä -kokonaisuuden alle.

    Eli, vaikka sosiaalinen media ym. tuovatkin vuorovaikutteisia juttuja sinne kunnan verkkopalveluun, niin julkiset sivustot eivät ole ollenkaan samankaltaisia ympäristöjä kuin intranetit ja ekstranetit. Sisäisissä palveluissa esim. käyttöoikeuksien hallinta on merkittävä asia ja ryhmätyö on tasa-arvoista yhdessä tekemistä. Julkisissa palveluissa kaikki sisältö on julkista ja vuorovaikutus enemmän kommentoivaa, ja usein anonyymia.

    #2 Risuja: Jarno W:n kanssa täysin samaa mieltä. Hakutoiminnon rooli on ohjeistuksessa todella marginaalinen vaikka alussa jo todetaan, että 88% julkishallinnon www-sivuille kohdistuvista vierailuista tehdään tiedon etsimis- tai hakutarkoituksissa. Sinne ei siis mennä minkään yksittäisten palvelu- tai hittisisältöjen perässä, vaan sieltä haetaan hyvin monenlaisia tietoja. Ja kun tiedetään että sivustojen sisäisten hakukoneiden käyttömäärät kasvavat koko ajan, niin ihmetyttää, että näin keskeinen kokonaisuus on jäänyt ohjeistuksesta lähes täysin pois.

    Ohjeistuksessa myös puhutaan ”Pikahaku” käsitteestä, josta olisi jo syytä luopua. Sivuston ’sisäinen hakutoiminto’ on järkevämpi yleistermi ja jos halutaan puhua siitä itse boksista, niin ’hakukenttä’ on erittäin hyvä termi.

    Hakutoimintoja käsittelevä kappale (erityisesti sivu 25) on myös aika sekavaa luettavaa, koska siinä puhutaan mielestäni ristiin sivuston sisäisestä hakutoiminnoista ja Google-hakukoneesta. Toki samat asiat auttavat kumpaankin, mutta silti ei liene lukijan kannalta selkeää puhua näistä kahdesta aivan eri asiasta samassa kappaleessa.

    #3 Risuja: Google-näkyvyyteen liittyvissä ohjeistuksissa on myös muutamia kummallisuuksia. Esimerkiksi alias-osoitteiden luominen (esim. http://www.kunta.fi/opetus) on mielestäni todella omituinen käytäntö julkishallinnossa. Tälle käytännölle on ehkä joskus ollut perusteita, mutta ei enää vuosiin. Nykyisinhän tästä käytännöstä on enemmän haittaa kuin hyötyä, koska näiden aliaksien käyttäminen linkeissä johtaa nopeasti siihen, että samoihin sisältöihin osoittaa verkossa useita eri url-osoitteita. Tämä taas on Googlen kannalta varsin ongelmallinen asia (tai laajemmin asia on ongelma mille tahansa hakukoneelle). Lisäksi näillä aliaksilla ei kuitenkaan päästä karkuun sitä, että vain aidoilla uudelleenohjauksilla voidaan todella varmistaa, että sivuston ulkopuoliset linkit toimivat jatkossakin ja että hakukoneet ohjaavat käyttäjät oikeille sivuille. Täten aliaksien hyöty on olematon, ja haitta tuntuva.

    Täten kuntien verkkotiedottajien kannustaminen alias-osoitteiden käyttämiseen on ainakin omasta mielestäni harhaanjohtavaa ja suorastaan haitallista toimintaa. Alias-osoitteet ovat järkeviä painetuissa markkinointimateriaaleissa ja vaikkapa televisiomainoksissa, mutta niitä ei tulisi käyttää varsinkaan verkossa linkkien tekemiseen, vaan verkossa tulisi linkittää aina aitoihin url-osoitteisiin.

    Ongelmaa voidaan toki lieventää ostamalla hakukoneoptimointipalveluita joissa asia korjataan sivustoon jälkikäteen muutamilla lisämäärityksillä (asettamalla ns. kanoniset url-osoitteet), mutta järkevämpää olisi linjata asia oikein suoraan kuntien verkkoviestintäohjeistuksessa.

    #4 Risuja: Sisältösyötteiden (RSS) roolia ei korosteta mielestäni riittävästi. Ohjeistuksessa todetaan esimerkiksi, että ”mikäli kunta tarjoaa sisältösyötteitä”… Sanamuodon pitäisi mielestäni olla huomattavasti tiukempi. Syötteistä myös puhutaan varsin sekavasti erilaisten mash-uppien mahdollistajina mikä on varmasti ihan oikein, mutta asian voisi varmaan ilmaista käytännönläheisemminkin. Eivätkö syötteet ole kuitenkin käytännössä se ainut mahdollinen järkevä tapa kuntalaisen seurata mitä kunnan verkkosivustolla tapahtuu ja mitä uutta sinne tulee? Täten en keksi syitä siihen miksi syötteiden tarjoaminen ei olisi suorastaan pakollinen osa kunnan verkkoviestintää.

    Vähintään kunnan tiedotteet ja kaikki säännöllisesti päivitettävä ajankohtainen sisältö pitäisi pystyä tilaamaan RSS-syötteenä jotta tiedon päivittymisestä voi pysyä kartalla ilman jatkuvaa sivustolla vierailemista.

    #5 Ruusuja: Saman sisällön löydettävyyttä usean eri reitin takaa korostetaan ansiokkaasti. Sama lomake tulee todellakin voida löytää hakukoneen avulla, tietosisältöryhmittelyn kautta ja keskitetysti esim. ”Asiointi”-osiosta.

    Ohjeessa ei kuitenkaan sanota miten tämä asia pitäisi tehdä – eli voiko sisällön kopioida vain moneen paikkaan vai pitääkö sisältö sijoittaa yhteen paikkaan ja sitten vain linkittää järjestelmällisesti siihen yhteen paikkaan? Ymmärrettävästi asiaa ei ole aivan helppo perustella vaikkakin ainut järkevä ratkaisu käytännössä lienee jälkimmäinen (yksi fyysinen sijainti, muista osioista vain linkitetään).

    #6 Ruusuja: Ristiinlinkittämistä korostetaan ansiokkaasti ja myös oman sivuston ulkopuolelle linkittämiseen rohkaistaan. Hienoa!

    Lopussa olevat caset linjaavat hauskasti itse ohjeistuksen vastaisesti muutamia yksityiskohtia, mutta kokonaisuutena ohjeistuksessa oleva asiasisältö on linkityksen osalta hyvin kohdallaan.

    #7 Ruusuja: Esteettömyyden vaatiminen on edelleen hankala aihe, jonka useimmat tällaiset ohjeistukset kuittaavat poliittisella jargonilla jossa viittaillaan varalta kaikkiin mahdollisiin ohjeistuksiin – ja valitettavasti niin tekee tämäkin ohje. Viittaaminen esim. WCAG 2.0 ohjeistukseen on ihan järkevää, mutta käytännössä voisi olla järkevämpää tuottaa jokin esimerkkisuunnitelma tai case-tarina siitä kuinka jonkun kunnan verkkosivuston esteettömyyttä kehitettiin. Siitä voisi oppia enemmän kuin kahlaamalla noita toistensa kanssa jopa ristiriitaisia puuduttavia ohjeistuksia. Yleisellä jargonilla on taipumus jäädä lopulta kokonaan huomiotta kun projektin tehtävälistaa lopulta kasataan. (tämä kommentti disclaimerilla, että olen itsekin näitä esteettömyysjargoneita kirjoittanut liian usein… ;)

    Onneksi ohjeistuksessa annetaan sentään muutamia hyviä, konkreettisia ohjeita esteettömyyden osalta. Esimerkiksi:
    1. Tekstikokoa tulisi voida muuttaa sivuston käyttöliittymässä olevilla painikkeilla. (Ok. En ole samaa mieltä, kun tuntuu turhalta selaimen toimintojen monistamiselta, mutta lupaan tästedes määritellä tämän jokaiseen julkishallinnon sivustoon ihan kiltisti.)
    2. ”Siirry sisältöön” linkki tulee olla sivuilla.
    3. Näppäimistöllä tulisi voida käyttää sivustoa.
    4. Taulukkoja ei saisi käyttää taittoon.
    5. Sivuston asettelu tulisi tapahtua CSS:n avulla jolloin käyttäjä voi tarvittaessa lukea sivua myös ilman tyylejä, tai oman tyylitiedoston avulla.
    6. Sivuston ei tarvitse olla 1:1 ulkoasultaan kaikilla selaimilla ja vanhemmilla tietokoneilla, mutta sivuston tulisi toimia myös vanhemmilla kokoonpanoilla.

    #8 Ruusuja: Kieliversioiden haasteet on nostettu ansiokkaasti pöydälle. Hyvä periaate on esimerkiksi se, että tiedote pyritään julkaisemaan samanaikaisesti suomeksi ja ruotsiksi. Ja mikäli kääntämistä ei katsota tarpeelliseksi tai ei resurssisyistä onnistuta tekemään, niin on myös hyväksyttävää ylläpitää toisistaan erilaisia kieliversioita. Lisäksi ohjeistuksessa todetaan fiksusti, että jos oma kunta ei tuota ohjeistusta kielivähemmistöille täysin kattavasti, niin on aivan hyväksyttävää linkittää muihin tietolähteisiin joista löytyy ohjeistusta kuntalaisen omalla kielellä.

    #9 Ruusuja: Hyvää ohjeistusta pois ongelmallisista lippukuvista – kieliversioiden linkit pitäisi käyttöliittymässä kirjoitettaa tosiaan vain ja ainoastaan pelkkänä tekstinä ja tekstiksi suositellaan kohdesivun kieltä (In English, På Svenska, jne.).

    #10 Ruusuja: Järkevää realismia on myös se, että kuntien sivustoilta ei edellytetä sitä, että vaihdettaessa kieltä siirryttaisiin aina ko. sivun kieliversioon suoraan. Toki jos suora käännös löytyy, niin tämä lisää käytettävyyttä, mutta käytännössä näin ei suinkaan aina ole ja ylläpidon kannalta tämä kyseinen ominaisuus voi olla hyvinkin haasteellinen monessa järjestelmässä toteuttaa.

    #11 Risuja: Anja A:n kanssa myös samoilla linjoilla ohjeistuksesta tekstin kirjoittamiseen. On varsin 90-lukulaista ohjeistaa kirjoittamaan edelleen verkkoon lyhyesti. Tässä kohtaa todella kaipaisi ohjeistukseen lisää syvyyttä. Ei ole hyvää palvelua kirjoittaa kaikista asioista verkkoon lyhyesti vain sen takia että ihmiset eivät muka lue verkossa pitkiä tekstejä koskaan (!).

    #12 Ruusuja: Ohjeistus muistuttaa, että verkkopalvelun konseptointi ja sisältösuunnittelu voi olla yksi projekti ja palvelun tekninen toteutus voi olla sitä seuraava, erillinen projekti. Näitä kahta kokonaisuuttahan ei yleisesti ottaen kannata sotkea yhteen pakettiin ellei todella tiedä mitä tekee – etenkään jos joutuu hoitamaan asian julkisen tarjouskilpailun kautta.

    #13 Ruusuja: Ohjeistus suhtautuu kuntien omiin keskustelufoorumeihin erittäin kohteliaasti (ei siis tyrmää niitä tylysti, vaan suosittelee kohteliaasti miettimään muita vaihtoehtoja). Raaka todellisuushan on, että menestyviä keskustelufoorumeita ei Suomeen kovin montaa mahdu ja pienen kunnan keskustelufoorumi ei ole enää 2010-luvulla se kaikkein järkevin idea.

    #14 Ruusuja: MEGAISOT KEHUT tän ohjeistuksen tehneelle jengille. Aivan loistavaa duunia ja case-tarinoiden sisällyttäminen loppuun on todella loistava lisäys. Mahtavaa!

  4. Mikael Alatalo says:

    Erittäin kattava ja hyvä ohjeisto. Haasteet hyvin kommentoitu edellä. Niiden lisäksi myös digitaalisen markkinoinnin puolta olisi seuraavissa versioissa hyvä tarkastella omana kokonaisuutenaan, sillä usein markkinointitoimenpiteet jäävät esimerkiksi matkailupuolella tai oppilaitosten rerytointimarkkinoinnissa hyvin irrallisiksi kokonaisuuksiksi muusta online-toiminnasta. Sähköisen asioinnin, verkkoviestinnän ja digitaalisen markkinoinnin saumaton yhteistyö kuitenkin tuo parhaan viestinnällisen ja toiminnallisen lopputuloksen organisaatiolle.