Rauman kaupungin verkkopalvelu-uudistus

Lähtökohtana vanhentunut alusta ja puutteellinen käyttökokemus

Rauman kaupungilla oli tarve uudistaa verkkopalvelunsa vastaamaan paremmin nykypäivän tarpeita. Projektin tarjouspyyntövaiheessa Rauman kumppanina toimi North Patrol, joka auttoi määrittelemään verkkopalvelu-uudistuksen tavoitteet, tarpeet ja keskeiset vaatimukset. Hyvin valmisteltu vaatimusmäärittely loi selkeän pohjan kilpailutukselle ja antoi hyvän lähtökohdan itse toteutukselle.

Verkkopalvelut eivät enää vastanneet nykypäivän tarpeita. Erityisesti vanha WordPress-teknologia oli elinkaarensa lopussa ja siitä puuttuivat modernit, helppokäyttöiset ja joustavat sisällönhallintaratkaisut. Tämä rajoitti sisällöntuottajien päivittäistä työskentelyä, hidasti viestinnän reagointikykyä eikä tarjonnut mahdollisuuksia toteuttaa nykyaikaista käyttökokemusta. Uudistuksessa haluttiin korjata nämä puutteet toteuttamalla verkkopalvelut modernilla WordPress-alustalla, joka mahdollistaa sisältöjen monipuolisen, helpon hallinnan ja esittämisen ja kustannustehokkaan jatkokehityksen.

Uudistus kattoi rauma.fi- ja visitrauma.fi-sivustot.

Varsinkin pääsivusto rauma.fi kaipasi uudistusta ja selkeyttä erityisesti tiedon löydettävyyden ja palvelupolkujen osalta. Tavoitteena oli parantaa palvelutietojen ja sisältöjen löydettävyyttä sekä loppukäyttäjän kokemusta verkkopalvelussa.

– Meillä oli pääsivuston lisäksi jopa 16 erillistä sivustoa, joiden ylläpito oli työlästä. Halusimme nykyaikaisen, saavutettavan ja kaupunkilaisia paremmin palvelevan verkkosivuston, kertoo Rauman kaupungin viestintäasiantuntija Saija Laaksovirta.

Lisäksi samaan aikaan Rauman kaupungilla oli käynnissä brändiuudistus, jonka visuaaliset linjaukset haluttiin huomioida osana uuden verkkopalvelun ilmettä.

Joustava rakenne ja tehokas sisällönhallinta modernilla WordPressillä

Uudistuksessa hyödynnettiin modernia WordPressiä ja sen lohkoteemaa, joka mahdollistaa selkeän ja tehokkaan viestinnän sekä markkinoinnin verkkopalvelussa. Lohkoteemalla pystytään tarjoamaan sisällönsyöttäjille valmiit sisällön esitysmallit, mutta se mahdollistaa myös uusien elementtien muokkaamisen ja luomisen tarpeen mukaan kustannustehokkaasti ja ketterästi. Näin sisällöntuottajilla on aidosti monipuoliset työkalut käytössään.

Sivuston sisällönhallintaa sujuvoitettiin toteuttamalla valmiit sivumallit keskeisimmistä näkymistä. Jokainen sivumalli on asiantuntijoiden huolellisesti laatima niin, että se ohjaa sisällöntuottajaa luomaan rakenteeltaan ja visuaalisuudeltaan selkeää, saavutettavaa ja loppukäyttäjiä parhaiten palvelevaa sisältöä. Tärkeänä periaatteena oli, että sisällöntuottajalla on aina käytössään valmiiksi mietitty pohja, jonka avulla laadukas ja yhdenmukainen lopputulos syntyy helposti ilman teknistä osaamista. Lohkoteeman ansiosta sivumallit ovat helposti muokattavissa ja kehitettävissä, ja sisällöntuottajat voivat itsenäisesti rakentaa sivuja valmiiden mallien pohjalta sekä tarvittaessa muokata niiden rakennetta ilman teknistä apua. Tämä sujuvoittaa sisällöntuotantoa ja mahdollistaa viestinnälle ketterän reagoinnin muuttuvissa tarpeissa.

North Patrolin ja Rauman kaupungin tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyssä tunnistetut eri sivumallit oli mahdollista toteuttaa modernilla WordPress-ratkaisulla ja lohkoteemalla huomattavasti aiempaa joustavammin ja kustannustehokkaammin. Vastaavien sivumallien rakentaminen ja ylläpito olisi perinteisellä ACF-toteutuksella ollut selvästi työläämpää ja vaatinut toimittajalta teknistä työtä myös pienempiin muutoksiin.

Valun graafikko suunnitteli visuaalisen ilmeen brändiuudistuksen pohjalta ja varmisti, että uudet sivustot puhuttelevat kuntalaisia myös visuaalisesti.

Monipuoliset ja luovat työkalut viestintään

Moderni lohkoteemaratkaisu tarjoaa sisällöntuottajille laajat työkalut, joiden avulla sivujen ulkoasua ja sisältöjen esittämistapaa voidaan muokata monipuolisesti ja joustavasti ilman teknistä apua. Valmiiden sivumallien lisäksi käytössä on kattava valikoima lohkomalleja ja niiden asetuksia, joiden avulla voidaan esimerkiksi:

• vaihdella värimaailmaa eri osioissa, kuten taustoissa ja nostoissa, kaupungin brändin väripalettia hyödyntäen
• sijoitella sisältöjä joustavasti haluttuun järjestykseen valmiiden mallien avulla
• muokata valmista lohkomallia lisäämällä tai poistamalla siihen osia tarpeen mukaan, esimerkiksi painikkeita tai muita yksittäisiä lohkoja
• rakentaa kampanja- ja teemasivuja, joissa visuaalisia elementtejä ja asettelua voidaan mukauttaa viestinnän tarpeiden mukaan, esimerkiksi lisäämällä CTA-painikkeita
• luoda itsenäisesti täysin uusia lohkomalleja tarpeen mukaan

Brändi-ilme ja visuaalinen yhtenäisyys säilyvät kaikissa toteutuksissa, sillä sivustolla käytettävät värit, typografia ja asettelut on määritelty niin, että ne ohjaavat viestintää pysymään sovituissa raameissa. Samalla sisällöntuottajille jää riittävästi vapautta luoda näyttäviä ja vaikuttavia kokonaisuuksia omatoimisesti niin halutessaan, jopa ilman toimittajan tekemää työtä. Tämä mahdollistaa ketterän reagoinnin viestinnän muuttuviin tarpeisiin, oli kyseessä sitten yksittäinen uutinen, kampanjasivu tai laajempi teemasivukokonaisuus.

Tiivis yhteistyö ja jämäkkä projektinhallinta

Rauman kaupungin verkkopalvelu-uudistukselle asetettu aikataulu oli tiukka, ja se oli heti alusta lähtien kaikkien osapuolten tiedossa. Aloituspalaverissa käytiin yhdessä läpi tavoitteet, roolit, vastuut sekä kriittiset vaiheet ja määriteltiin onnistumisen kannalta keskeisimmät tekijät. Alusta asti oli yhteinen ymmärrys siitä, että tiivis yhteistyö, avoin viestintä ja säännöllinen katselmointi ovat ratkaisevassa roolissa projektin onnistumisessa.

Projekti eteni määrätietoisesti ja pysyi aikataulussa viikoittaisten katselmointien ja aktiivisen yhteydenpidon ansiosta. Selkeät roolit ja vastuut sekä hyvä rytmitys varmistivat sujuvan etenemisen ja nopean reagoinnin, vaikka projektiin osallistui useita ihmisiä samanaikaisesti.

– Aina tiesi, että Valulta saa nopeasti vastauksia. Myös projektinhallinta ja kokonaisuuden ymmärrys olivat kohdillaan, Saija Laaksovirta kuvaa.

– Vaikka kehittäjiä oli mukana useampi ja aikataulu tiivis, saimme pidettyä kokonaisuuden hallussa, täydentää Valun projektipäällikkö Petri Kananen.

– Valulta löytyi asiakkaan työtä helpottavia ratkaisuja. Kun pohdimme ja pyörittelimme navigaatiorakennetta ja sisältöä uusiksi, niin Valu pystyi ajamaan uuden sisältörakenteen suoraan järjestelmään valmiiksi nopeuttaen sisällöntuotannon käynnistymistä ja vähentäen manuaalista työtä, Saija tarkentaa.

Konkreettisia hyötyjä ja pitkäkestoista arvoa

Uudistettu verkkopalvelu on parantanut sisällöntuotannon sujuvuutta, käyttökokemusta ja ylläpidon tehokkuutta. Lohkoteeman ansiosta sisällöntuottajilla on selkeät mallit joiden pohjalta uusien sivujen ja sisältöjen luonti on helppoa ja nopeaa. Lisäksi sisällöntuottajilla on vapaus rakentaa visuaalisesti näyttäviä ja informatiivisia sivuja jopa ilman toimittajaa ja teknistä apua. Moderni lohkoperustainen toteutus korvasi aiemman ACF-pohjaisen (Advanced Custom Fields), jäykän rakenteen, jossa sisältömuutokset ja rakenteelliset ratkaisut vaativat usein toimittajan kehittäjän työtä. Uudistuksen myötä sisällöntuotanto on huomattavasti joustavampaa, nopeampaa ja paremmin viestinnän omissa käsissä.

Projektissa toteutettu ratkaisu takaa myös sen, että kaupungin brändi-ilme säilyy verkkopalvelussa johdonmukaisena, vaikka sisällöntuottajilla on tarvittaessa käytössään enemmän vapautta.

– Nyt sisällöntuottajat tekevät enemmän itsenäisesti, ja heiltä kysymyksiä tulee minun suuntaan vähemmän. Se kertoo siitä, että järjestelmä toimii ja on helppokäyttöinen, Saija toteaa.

Pitkällä aikavälillä ratkaisu mahdollistaa ketterämmän ja kustannustehokkaamman kehityksen ja verkkopalvelun jatkuvan parantamisen ilman raskaita kehitysprojekteja.

Toteutus tiivistetysti

• Moderni WordPress-toteutus
• Rakennettu hyödyntäen Full Site Editing -ominaisuuksia
• Mahdollistaa visuaalisen ja lohkopohjaisen sisällönhallinnan
• Oma lohkoteema Raumalle
• Räätälöity lohkoteema, joka tukee saavutettavaa ja kaupungin brändin mukaista esitystapaa
• Valmiit sivupohjat ja lohkomallit
• Valun asiantuntijoiden projektissa suunnittelemat valmiit sivumallit ja lohkomallit
• Navigaatiorakenteen ja sisältöhierarkian rakentaminen
• Asiakkaan luonnoksista jalostettu valmis navigaatiorakenne
• Sisältörakenne tuotiin järjestelmään automaattisesti, valmiina sisällöntuotantoa varten
• Integraatiot
• PTV-integraatio (Palvelutietovaranto): palvelutiedot tuodaan sivustolle automaattisesti
• Datahub-integraatio: matkailukohteet haetaan ja päivitetään Visit Rauman sivustolle automaattisesti
• AD-integraatio: hallittu käyttäjien tunnistautuminen ja yhteystietojen tuonti sivustolle
• Hakutoiminto
• Valu Search -hakupalvelu parantaa sisällön löydettävyyttä ja tukee erilaisia hakutarpeita
• Saavutettavuus
• Sivusto toteutettiin AA -tason saavutettavuusvaatimusten mukaisesti
• Testattu ja validoitu näkövammaisten ja saavutettavuusstandardien näkökulmasta
• Responsiivisuus ja mobiilikäytettävyys
• Sivusto skaalautuu eri päätelaitteille ja tukee mobiilikäyttöä sujuvasti
• Toteutus jatkuvaa kehitystä tukevaksi ja pitkän elinkaaren omaavaksi: skaalautuva, selkeästi dokumentoitu ja helposti ylläpidettävä