Helsingin Sanomat kirjoittaa CV-kaupan ongelmista

Helsingin Sanomien helmikuinen, varsin perusteellinen juttu julkisesta kilpailuttamisesta ohjelmistoalalla keskittyy erityisesti CV-kaupan ongelmiin. Jutussa todetaan monia hankintoja tehtävän kiireessä ja kopioimalla aiempia kilpailutuksia.

Tämä kappale pitkän jutun lopusta tiivistää erinomaisesti alan tilannetta juuri nyt:

”SUURIN syy on yksinkertainen. Kiire ja resurssit, Komssi uskoo. Hankinnat tehdään usein liian lyhyellä varoitusajalla edellisten kilpailutusten pohjalta.

”Sitten hankintailmoitukseen kirjataan erilaisia kriteereitä, jotka näyttävät hyvältä, mutta joiden tarkoitusta ei pohdita.”

Vaikka esimerkiksi markkinavuoropuhelujen hyödyt tunnetaan hyvin, resurssipulan takia ne jäävät silti liian usein tekemättä, Komssi sanoo.

Katri Koposestakin kehityksen estää ennen kaikkea hankintayksiköiden suuri työmäärä. Yksi ihminen saattaa vastata liian monesta hankinnasta.

”Sitten pahimmassa tapauksessa copy-pastetaan vanha kilpailutus niin, että sinne unohtuvat vanhat vuosiluvutkin.”

Jo kilpailutusten käytäntöjen pienillä muutoksilla voisi olla valtava vaikutus it-alan tulevaisuuteen ja uusien osaajien kasvattamiseen, Koponen uskoo. Niihin kannattaisi hänestä panostaa, sillä nopeasti tehdyt hankinnat näkyvät ostajallekin tehottomina prosesseina ja heikkoina lopputuotteina.

”Cv-kilpailutus on varmasti halvempi, mutta innovatiivisemmin tehdyt kilpailutukset maksaisivat itsensä satavarmasti takaisin.”

Yksi haaste liittyy Koposen mukaan hankkeiden seurantaan. Kilpailutukset on saatettu hänestä voittaa hintojen ja ansioluetteloiden optimoinnilla. Veronmaksaja ei aina saa tietää, ratkaistiinko alkuperäinen ongelma hyvin, toteutuiko projekti kilpailutuksen mukaisesti ja pysyikö budjetti.”

Monista näistä havainnnoista tuntuu it-alalla vallitsevan kohtuullinen yhteisymmärrys. Julkishallinto ei panosta ostamiseen, ostaa kiireellä ja liian kevyellä valmistelulla. Myöskään tuloksia ei seurata riittävästi, uusia sopimuksia vain kilpailutetaan, eikä moni järjestelmä tunnu koskaan valmistuvan.

Moni ajattelee, että on olemassa yksi oikea tapa tehdä ohjelmistoja

Tähän ehkä yhteisymmärrys jääkin. Ohjelmistoala jakautuu ainakin kahteen ryhmään, joista ensimmäisen mielestä henkilöresurssien ostaminen omaan projektijohtoon on se ehdottomasti paras tapa tehdä tietojärjestelmiä, ja kaikki muut tavat ovat jotain ”vesiputousta” tai muuten vain huonoja. Yleensä tämän mallin lobbaajat työskentelevät jossain alan firmassa, jonka liiketoimintamalli on vuokrata ohjelmistokehittäjiä asiakkaille. Suhteessa kokoonsa, tämä joukko on viime vuosina onnistunut pitämään paljon ääntä.

Toista ryhmää voisi kuvata vaikka hiljaiseksi enemmistöksi, koska tälle ryhmälle on tyypillistä se, että he eivät ole aivan samaa mieltä tuon ensimmäisen ryhmän edustajien kanssa, mutta eivät ole erityisen kiinnostuneita väittelystäkään, koska heillä ei ole tarjota samanlaista, yhtä ”täydellistä mallia”. Tämä toinen ryhmä yleensä ajattelee, että on useita erilaisia tapoja onnistua, ja että ainut tapa tehdä asioita ei ole vuokrata ohjelmistokehittäjiä – mutta sekin malli on yksi tapa tehdä asioita.

Asiakkaat tuntevat myös ongelmat: johtamishaasteet ja kustannukset

Huomattavaahan on, että asiakkaiden puolelta ei löydy lainkaan samaa puhdasuskoista julistamista henkilövuokrauksen puolesta. Käytännössä kaikki koodarivuokrauksen puolestapuhujat ovat alan toimittajilla töissä. Tähän taas on hyvin yksinkertaiset syyt. Se, mikä näyttäytyy toimittajille kultakaivoksena ja asiantuntijoiden paratiisina, ei välttämättä ole tilaavalle organisaatiolle samalla tavalla puistokävelyä.

Asiakaspuolen tuoteomistajien kanssa kun keskustelee luottamuksellisesti, tulee sieltä yleensä aika samat teemat esiin. Usein ohjelmistokehityksen johtamisen kanssa on haasteita, koska johtaminen on jätetty täysin asiakkaiden avainhenkilöille, eikä heillä usein ole osaamista eikä riittävästi aikaa keskittyä tiimien johtamiseen, vaatimusten määrittelyyn ja suunnitelmien tarkentamiseen. Toinen toistuva teema ovat kustannukset. Hankkeet kestävät pidempään kuin on ennakoitu, etenevät hitaammin kuin on ennakoitu, ja näin myös maksavat usein huomattavasti ennakoitua enemmän – koska kustannuksethan tulevat täysin käytetystä ajasta. Jos tiimi on asiakkaalla käytössä puolen vuoden sijasta vuoden ajan, kasvavat kustannukset samassa suhteessa.

Asiakkaat eivät tästä todellisuudesta kuitenkaan halua huudella missään seminaarissa tai lehtien palstoilla, koska usein kyse on oman organisaation hitaudesta, tuoteomistajan osaamattomuudesta tai vain yllätyksistä liiketoiminnassa. Koodarivuokrauksen mallissa kaikki nämä haasteet kyllä hyväksytään, mutta kaikki näistä aiheutuvat kustannukset laskutetaan asiakkaalta. Ainut tapa asiakkaalle hallita kustannuksia on käytännössä keskeyttää työ, jolloin he käytännössä menettävät usein koko tiimin. Kynnys keskeytykseen on siis valtavan suuri, siksi tiimi yleensä pidetään töissä, vaikka asiakkaalla päätöksenteko seisoisi tai joudutaan odottamaan jotain toista tiimiä.

Onnistuessaan malli on tietysti tehokas, kun koodarit ovat täysin asiakkaan käytössä, joten jos yllätyksiä ei tule, voi työ valmistua nopeastikin. Varmasti se eniten asiakaspuolen tuoteomistajien korostama etu on hankkeiden nopea käynnistyminen, kun proto saatetaan saada koodattua muutamassa kuukaudessa, ja melkein toimivaa tuotetta on kiva esitellä johdolle ja pilottiryhmille. Riskit ovat kuitenkin täysin asiakkaalla, ja kuten ketterät menetelmätkin saarnaavat, ohjelmistokehityksessä yllätykset ovat aika yleisiä.

CV-kilpailutuksen ongelmat eivät ratkea tekemällä parempia CV-kilpailutuksia

Helsingin Sanomien artikkeli on siitä poikkeava alan juttu, että haastateltaviksi on löydetty myös tahoja, jotka eivät pidä nykyistä systeemiä erityisen hyvänä.

Kritiikki tosin keskittyy pelkästään CV-kilpailutuksen toimintamalleihin, ei niinkään siihen, että olisiko perusongelma se, että yhdellä vasaralla yritetään hakata kaikkia nauloja.

Juttu kuvaa toki varsin hyvin sitä, miten moni CV-kilpailutus päätyy lopulta varsin raadolliseksi hintakilpailuksi, jossa ei välttämättä ole enää suuria voittoja tehtävissä – tai ainakin ohjelmistotoimittajien organisaatiot pitää olla hyvin viritettyjä pelkästään resurssikauppaan, koska kannattavuus syntyy käyttöasteista, ei tuntihinnoista. Korkeat käyttöasteet taas hyötyvät yleensä voluumista, joten siksikin moni alan toimija pyrkii agressiiviseen kasvuun.

CV-kilpailutukseen liittyy myös monia lieveilmiöitä, jotka ovat alkaneet tulla it-alan firmojen silmille pikkuhiljaa. Isoimpana haasteena on varmasti se, että jos asiakkaat ostavat vain erittäin kokeneita ohjelmistokehittäjiä, kuka kasvattaa alan juniorit? Mikä firma kouluttaa ja tarjoaa projekteja junioreille, jos niitä junioreita ei voi koskaan tarjota projekteihin? Yksi artikkelissakin vihjattu vastaus tähän on kiintiöidä ne juniorit tavalla tai toisella, mutta tämän seuraushan on helposti se, että asiakkaiden johtamiskuorma vain kasvaa, kun senioreiden johtamisen lisäksi pitäisi huolehtia niistä junioreista. Jutussa ei mietitä lainkaan sitä, että jos projekteja ostettaisiin enemmän jaetulla vastuulla urakkatyyppisesti, saisi toimittajapuoli roolittaa tiiminsä kuten haluaa, ja esimerkiksi käyttää niitä junioreita kuten haluaa, kunhan tulee tulosta.

Julkishallinnon innostuminen CV-kisoista ja puitesopimuksista on ehkä yllättänyt myös toimittajat

On myös vaikea sanoa, että kuka tässä ampuu itseään jalkaan eniten. Tilanteesta kärsii niin ostajapuoli kuin myyjäpuoli. Eikä it-ala ei ole missään tapauksessa syytön siihen, miksi julkishallinto ostaa vain resursseja. Ei julkishallinto ole itse keksinyt tätä ilmiötä. Tähän tilanteeseen on päädytty todella voimakkaan lobbaamisen ja myyntityön seurauksena. Tätä tilannetta on haluttu.

Todella moni iso it-alan firma on aktiivisesti käyttänyt todella paljon resursseja siihen, että julkishallinto ymmärtäisi henkilöresurssien ostamisen olevan ”se moderni malli” tehdä tietojärjestelmiä, sen sijaan että ostettaisiin tietojärjestelmiä projekteina ja enemmän urakkatyyppisinä jaettujen vastuiden kokonaistoimituksina. Ketterää vallankumousta on käytetty tässä myyntityössä keppinä ja porkkanana, tarkoitus pyhittää keinot, on ajateltu.

Julkishallinto on toki innostunut mallista ehkä jopa enemmän kuin it-alan firmat uskoivat lobbausta aloittaessaan. CV-kauppa on ollut yllättävä hittituote etenkin julkishallinnon hankintayksiköille, jotka ovat nähneet siinä helpon tavan hoitaa vaikeita tietojärjestelmäkilpailutuksia kopioimalla vain mallit aiemmista kilpailutuksista. Monimutkaisista ja todella vaativista tietojärjestelmähankkeista onkin yhtäkkiä tullut suoraviivaisia resurssipuitesopimusten kilpailutuksia, joten moni hankintayksikkö on ollut tästä trendistä todella mielissään. Kaikki vaikea ennakkovalmistelu on voitu käytännössä ohittaa ja siirtää täysin projektien sisäiseksi keskusteluksi, joka tapahtuu hankintavaiheen jälkeen, eikä siis ole hankintayksikön juristien ja hankinta-asiantuntijoiden huolia enää.

Julkishallinnossa johtotasollakin uusi malli on otettu vastaan hiljaisella hyväksynnällä, koska aiemmin tietojärjestelmäprojekteista tuli varsin usein ikäviä uutisia ja negatiivista medianäkyvyyttä, kun budjetit eivät pitäneet ja riitoja selviteltiin osittain lehtien palstoilla. Itse johdetut projektit eivät samalla tavalla päädy otsikoihin, koska journalistien on lähes mahdotonta saada selville sisäisten hankkeiden tietoja, eikä näistä ole myöskään mitään julkaisuvelvoitteita. Puitesopimusten sisällä voidaan ostaa koodareita miljoonilla euroilla, eikä tästä tarvitse raportoida mihinkään. Jos puitesopimuksen budjetti loppuu, aina voi kilpailuttaa uuden, ja viimeistään tässä vaiheessa hämärtyy kaikkien käsitys siitä, kuinka paljon jonkun tietojärjestelmän toteutukseen on mennyt rahaa.

Johdon näkökulmasta konkreettinen etu on myös ilman muuta ollut se, että usein jonkinlainen tuote on saatu ulos kohtuullisen nopeasti. Varsin usein se lopullinen tuote on kuitenkin valmistunut vuosia myöhässä ja huomattavasti suuremmilla kustannuksilla kuin alussa ennakoitiin – syystä tai toisesta.

Kyse ei ole siitä, mikä on oikea malli, vaan mitkä ovat hyviä malleja mihinkin tilanteeseen

Joitain hiljaisia signaaleja on kuitenkin jo alalla ilmennyt. Osa organisaatioista, jotka ovat hyvin vahvasti menneet tähän itse johdettujen it-hankkeiden malliin, on alkanut pohtimaan mahdollisuutta ottaa rinnalle myös toisenlaisia ostamisen tapoja, kenties jopa hieman ”vanhanmallisempaa” ostamista, jossa vastuu hankkeiden onnistumisesta ei olisikaan täysin asiakkaalla, ja toimittajillakin olisi vastuuta hankkeiden onnistumisesta.

Kuulostaa toki kovin radikaalilta. Ihanko it-firmat joutuisivat ottamaan jotain vastuuta projekteista. Tämä olisi varmaan sitä innovatiivista hankintaa.

Lue lisää: Ketterät menetelmät olivat pieni askel oikeaan suuntaan