Helsingin kaupunki kokeilee kuinka hyvä ohjelmistofirma se on – ja lopputulos on kamalaa katsottavaa

Viime aikoina on tullut aika paljon sellaisia uutisia Helsingin kaupungin suunnalta, että voisi olettaa kaupungilla ainakin jonkun katsovan peiliin ja pohtivan asiaa.

”Helsingin kaupunki lähti vuonna 2019 kehittämään itselleen uutta asioinnin tietojärjestelmää kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle. Urakalle annettiin nimeksi Asti-hanke.

Viime viikolla kävi ilmi, että tietojärjestelmän kehittäminen on maksanut 32 miljoonaa euroa vuosina 2019–2023. Hankkeeseen on hankittu osaajia Futuricelta, Goforelta ja Codemenilta, mutta sen johto on ollut kaupungin omissa käsissä. Tähänastinen lopputulos ei ole kuitenkaan vastannut toiveita.”

Viimeisimmän, 32 miljoonan epäonnistumisen jälkeen, mediat raportoivat, että virkamiehet olisivat arvioineet sisäisesti, että ehkä he eivät ole kovin hyviä ohjelmistokehityshankkeiden johtajia.

Tivin tietopyynnöllä hankkima tilannekatsaus kertoo ”arvioitua hitaammasta etenemisnopeudesta”. Tätä voi pitää aika kauniina tapana ilmaista se, että 32 miljoonalla eurolla ei oikein saatu mitään aikaiseksi.

”Tilannekatsauksen mukaan toiminnallisuuksien kehittäminen on edennyt oletettua hitaammin. Tämän vuoksi nykyisten varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen perusjärjestelmien ominaisuuksia ei ole kyetty korvaamaan.

Nykyisin Helsingin käytössä olevia järjestelmiä ovat Visman toimittama etenkin Wilma-sovelluksesta tunnettu MultiPrimus- sekä Tietoevryn Effica-järjestelmä.

Asti-hankkeessa toiselle asteelle suunniteltu eHoks-toiminto ei ole myöskään onnistunut. Hoks tarkoittaa henkilökohtaista osaamisen kehittämisen suunnitelmaa.”

Helsingin Sanomissa huomiota kiinnitettiin etenkin hankkeen johdon reagoinnin hitauteen sekä siihen, että ainakaan vielä ei ole puhuttu minkäänlaisen selvityksen tekemisestä.

”Sarastia-pyykkiä pestiin teettämällä ongelmien synnystä ulkopuolinen selvitys. Vian ei katsottu olevan pelkästään kaupungissa, mutta myös vakavia moitteita jaettiin. Selvityksen mukaan oli selvästi nähtävillä, että koko muutoksen suunnittelu ja johtaminen oli puutteellista, eikä kaupunki reagoinut siihen.

Ulkopäin katsottuna reagoiminen myös uusimpaan, Asti-nimisen järjestelmän epäonnistumiseen, vaikuttaa hitaalta. HS:n tietojen mukaan kaupungin virkajohto on sisäisissä keskusteluissa todennut tapauksen opetukseksi sen, että kaupunki ei ole ohjelmistokehittäjä.

Tämä alkaa todellakin olla selvää.”

Helsingin kaupunki ei ole suostunut erittelemään, mikä meni tällä kertaa vikaan, eivätkä journalistitkaan ole onnistuneet selvittämään hankkeesta enempää yksityiskohtia. Asti-järjestelmän kehitys on joka tapauksessa lopetettu, ja vaikka joitain osia ilmeisesti on joissain paikoissa pilottikäytössä, ei mitään vanhoja järjestelmiä ole voitu ajaa alas. 32 miljoonalla eurolla saatiin siis yksi järjestelmä lisää, joka ei korvannut mitään, mutta jota joissain paikoissa joudutaan siitä huolimatta käyttämään vanhojen järjestelmien rinnalla.

Kaupunki ei ymmärrä, miten vaativia tietojärjestelmähankkeet ovat

Näin ulkopuolelta asiaa katsoen, ongelman ydin vaikuttaa kyllä aika selvältä. Kaupunki ei tunnu lainkaan käsittävän, miten monimutkaisia ja haastavia isot tietojärjestelmähankkeet ovat, ja miten onnistuminen niissä edellyttää hyvää valmistelua, suunnittelua ja johtamista. Vaikuttaa myös siltä, että kukaan ei halua kaupungilla ottaa vastuuta mistään, ei hankkeiden aikana, eikä niiden jälkeen.

Aiemmin tapahtunut Sarastia-katastrofi oli esimerkki täydellisestä valmistelun puuttumisesta, ja ryntäämisestä valmisohjelmistoon, jonka sopivuutta ei edes asiallisesti arvioitu etukäteen. Tähän yhdistyi äärimmäisen heikko muutosjohtaminen organisaatiossa, kun uuden tietojärjestelmän rinnalla yritettiin ajaa myös organisaatiomuutosta.

Nyt viimeisin katastrofi liittyy viitattuun Asti-hankkeeseen, jossa on koodattu vuodesta 2019 asti useammalta ohjelmistotoimittajalta vuokratuilla resursseilla täysin Helsingin kaupungille räätälöityä oppimisenhallintajärjestelmää sekä useita tähän aihepiiriin liittyviä osakokonaisuuksia. Tämä hanke päätettiin keskeyttää loppuvuodesta 2023, kun havaittiin, että 32 miljoonan euron polttamisesta huolimatta mikään osa-alue ei ollut edennyt pilottikäyttöä pidemmälle.

Kaupungin omakin sivu aiheesta on hyvin minimalistinen, ja tuntuu, että on ollut todella vaikeata keksiä mitään, mitä valtavan koodausurakan tuloksena olisi saatu aikaan.

”Asti-hankekokokonaisuuden työstö on ollut haastavaa ja työllistänyt laajasti. Vaikka kaikkia suunniteltuja toiminnallisuuksia ei saatu toteutettua, olemme kuitenkin näiden neljän vuoden aikana pystyneet parantamaan kaupunkilaisten palveluja. Asti-hankkeessa tuotetut palvelut, prosessit ja toimintatavat pysyvät käytössämme ja niitä kehitetään myös tulevissa järjestelmäratkaisuissa. Järjestelmäkokonaisuuden kehittämisessä on saavutettu nyt välietappi, ja teemme parhaillaan jatkosuunnittelua, Järvenkallas toteaa.”

Selvästi kaikenlaista on koodattu, mutta palaset tuntuvat täysin irrallisilta, ja erittäin vaatimattomilta, kun huomioidaan kulutettu rahamäärä. Täten herää väistämättä kysymys, miten tällainen hanke on saanut pyöriä viisi vuotta, kuluttaen noin 6 miljoonaa euroa vuodessa, mutta saamatta mitään näkyviä tuloksia aikaiseksi?

Oma kysymyksensä on myös se, miten on mahdollista, että tällaisesta hankkeesta ei ole missään verkossa tämän enempää tietoa. Eikö näin jättimäisiä ja laajoja ryhmiä koskettavia hankkeita tulisi johtaa suuremmalla avoimuudella ja näin valmistella myös tulevia käyttöönoton vaiheita? Missä luolassa tätä on tehty? Helsingin kaupunki puhuu paljon avoimuudesta ja osallistamisesta, mutta ilmeisesti 32 miljoonan euron tietojärjestelmälle riittää yksi lyhyt verkkosivu.

Osittain tästä avoimuuden puutteesta nosti metelin myös Helsingin Sanomat, kun se kysyi, miten hankkeen ongelmiin ei havahduttu aiemmin.

”Asti-hankkeeseen pumpattiin rahaa kuuden miljoonan euron vuositahdilla viisi vuotta putkeen. Tästä nousee useita kysymyksiä.

Olisiko pelin voinut viheltää poikki jo aiemmin? Jos ei, niin miksi ei? Kuinka laajasti kaupungilla tiedettiin ongelmista ja miksi niihin ei puututtu?

Ja ennen kaikkea: miten varmistetaan, että näin ei käy taas pian uudestaan?”

Asiantuntijoita hankkeelle vuokranneille Goforelle, Futuricelle ja Codemenille diili lienee ollut kultakaivos. Puitesopimuksen läpi on toimitettu asiantuntijoita resursseina ilman minkäänlaista toimitusvastuuta kokonaisuudesta. Helsingin kaupunki on itse johtanut hanketta täysin.

Täten vastuu epäonnistumisesta on myös täysin kaupungin. Tosin minkäänlaista vastuuta ei käytännössä kukaan ole ottanut, eikä julkisuuteen ole kerrottu mistään muutoksista tekemiseen. Edelleen kaupungilla puitesopimukset pyörivät ja kaikenlaisia ohjelmistoja kehitetään kaupungin omassa johdossa.

Ehkä kaupungilla ajatellaan, että pahemminkin olisi voinut käydä. Hankkeen budjetti oli tiettävästi 60 miljoonaa euroa, eli kai pahimmillaan olisi voinut palaa siis useita kymmeniä miljoonia enemmänkin.

Valmistelu ja suunnittelu vaikuttaa puuttuneen täysin

Tässä voisi varmasti kiinnittää huomiota moneen asiaan, mutta isoin ihmetys tässäkin liittyy valmistelun ja suunnitelman puutteeseen. Sama tilannehan oli Sarastia-katastrofinkin ytimessä, liikkeelle lähdettiin täysin puutteellisella valmistelulla ja suunnitelmilla.

Ohjelmistokehityshankkeiden johtaminenhan on organisaatioiden omien järjestelmien alueella hyvin samankaltaista kuin isojen rakennushankkeiden läpivienti: onnistumisen kannalta hyvin tehty valmistelu ja suunnittelu on ratkaisevaa. Alkuvaiheen valuvikoja on vaikea korjata enää vauhdissa hankkeen aikana.

Ja kuten rakennusalallakin on havaittu, menetelmien ja prosessien pitää sallia myös muutokset ja oppiminen matkan varrella. Tästähän ohjelmistoalalla puhutaan ketterinä menetelminä, mutta monilta tuntuu unohtuneen, että iso kuva ja joku suunnitelma on silti tärkeätä olla olemassa – muutenhan sitä rakennusta suunnitellaan hätäisesti vauhdissa, eikä iso kuva lopulta vastaa ollenkaan tarvetta, vaikka moni yksityiskohta olisikin koodattu upeasti.

Jos suunnitelmaa ei ole olemassa, on myös vaikea matkan varrella havaita, että hanke tekeekin jotain muuta, kuin mikä oli alkuperäisenä tavoitteena, tai että välitavoitteet jäävät jatkuvasti saavuttamatta.

Johtaminen edellyttää jotain suunnitelmaa, johon voidaan edes verrata etenemistä. Jos sellaista ei ole, voi kestää aika pitkäänkin, että havaitaan hankkeen olevan väärällä raiteella.

Opitaanko tästä jotain?

Helsingin kaupungilla on ainakin nyt hieno oppimisen mahdollisuus, kun takana on kaksi katastrofaalista epäonnistumista, jotka ovat kuitenkin kaksi täysin erilaista epäonnistumista. Toinen on täydellisesti epäonnistunut valmisohjelmiston käyttöönotto, toinen täydellisesti epäonnistunut yritys johtaa itse monimutkaisen tietojärjestelmän ohjelmistokehitystä. Nyt luulisi olevan ainakin vaikeata tulla enää jonkun konsultin hurmaamaksi siitä, mikä onkaan se seuraava hopealuoti menestykseen.

Ehkä nyt saatetaan jopa ymmärtää, että onnistumiseen ei ole hopealuoteja, vaan tällaiset hankkeet ovat monimutkaisia ja vaativia, ja siksi edellyttävät vastaavaa panostusta valmisteluun, suunnitteluun ja johtamiseen – oli se toteutusvaiheen ratkaisu sitten oma ohjelmisto tai valmisohjelmisto, tai jokin näiden yhdistelmä.

Aiheesta kirjoitettua muualla:

• Helsingin it-hanke kompastui – kaupunki paljasti, mitä 32 miljoonalla eurolla saatiin aikaan (Tivi 2023/10)
• Helsingiltä paljastui taas massiivinen epäonnistuminen: Uusi järjestelmä on susi (HS 2023/10)
• Helsinki poltti 32 miljoonaa euroa veronmaksajien rahoja – Silmää räpäyttämättä (HS 2023/10)
• Kun yksityinen yritys mokaa, syitä etsitään heti ahneudesta – Mutta mikä on syy julkisen puolen mokiin? (Apu 2023/11)
• Päiväkotien ”Wilmaa” kokeillaan nyt Helsingissä (HS 2022/10)
• Helsinki kehittää uuden avoimen koodin järjestelmän, Wilma jää historiaan – Futurice ja Gofore nappasivat miljoonadiilit (Tivi 2019/10)

PS. Kuvitus by Pirita Tolvanen.

Lue lisää: Ketterät menetelmät olivat pieni askel oikeaan suuntaan