Microsoft SharePoint 2007 web-julkaisujärjestelmänä

Vierityspalkin julkaisujärjestelmän valintaa käsittelevässä artikkelisarjassa esitellään Suomessa markkinoilla olevia julkaisujärjestelmiä.

Web-julkaisujärjestelmistä ei voi puhua nykyisin ilman, että huomìoi nurkassa kyyhöttävää vaaleanpunaista elefanttia nimeltä SharePoint*. SharePoint on mullistanut, yhdessä avoimen lähdekoodin järjestelmien kanssa, kotimaiset julkaisujärjestelmämarkkinat parin viime vuoden aikana.

SharePoint 2007 on kevään aikana väistymässä sivuun uuden SharePoint 2010 version myötä ja siksi on hyvä hetki tehdä katsaus siihen millaisia vaikutuksia SharePoint 2007:lla oli Suomen julkaisujärjestelmämarkkinaan ja mitä järjestelmän soveltuvuudesta opittiin.

Syitä vahvaan markkina-asemaan

Ensinnäkin  on syytä todeta, että Microsoft on ollut ilmiömäinen saadessaan kilpailijat tyytymään kohtaloonsa perintöprinsessoina. Jopa Oracle markkinoi tuotteidensa ”SharePoint-integraatiokykyjä” ja valmiita SharePoint-lisäosia. Myös muut isot toimijat, kuten IBM, OpenText ja EMC ovat jatkuvista yritysostoistaan huolimatta vahvasti puolustuskannalla. Muutama on jopa valinnut väistelytaktiikan* jossa omista tuotteista pyritään vain tekemään mahdollisimman ‘SharePoint-yhteensopivia’. Täten erityisesti raskaan sarjan kilpakentällä SharePoint on onnistunut saamaan erikoislaatuisen niskalenkin kilpailijoistaan. Tämän seurauksena SharePoint 2007:aa on Suomessakin yritetty hyödyntää hyvin monenlaisiin käyttötarkoituksiin.

Yhdessä avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmien kanssa SharePoint 2007 on onnistunut myös harventamaan tehokkaasti kotimaisten julkaisujärjestelmätuotteiden rivistöjä. Moni kotimainen julkaisujärjestelmätoimittaja on ryhtynyt SharePoint-integraattoriksi ja oman tuotteen kehittäminen on jätetty sivuraiteelle.

SharePoint 2007 toimii intraneteissa ja ryhmätyötiloissa, mutta aiheuttaa harmaita hiuksia web-julkaisujärjestelmänä

Projektikokemukset SharePoint 2007:sta ovat yleensä hyvin samansuuntaisia. Asiakkaat ja toimittajat kiittelevät alustan soveltuvuutta intranet-alustaksi ja erityisesti ryhmätyötilaratkaisuihin. Myös kevyessä dokumenttienhallinnassa SharePoint 2007 on ollut uskollinen kumppani monelle organisaatiolle.

Web-julkaisujärjestelmänä on SharePoint 2007:n maine sitä vastoin kauniisti sanottuna surkea. Huono maine ei myöskään ole aivan perusteeton tällä sektorilla. Suoraan paketista otettuna ja ilman todella osaavaa toteutustiimiä SharePoint 2007:lla voi todellakin saada aikaiseksi monenlaisia virityksiä joita on vaikea edes kutsua web-julkaisujärjestelmiksi. Toisaalta asiakkaiden halukkuus käyttää SharePoint 2007:aa web-julkaisujärjestelmänä ei ole aivan vailla pohjaa, koska hyviäkin esimerkkejä löytyy paljon. Harva myyntimies kuitenkaan väittää, että SharePoint 2007 olisi erityisen soveltuva web-julkaisujärjestelmä isoille julkisille verkkopalveluille.

Mistä tämä ristiriita sitten johtuu? Miksi asiakkaat haluavat sitkeästi soveltaa SharePointtia myös web-julkaisemiseen?

Lyhyt vastaus on, että lähes kaikki kotimaiset tietohallintoyksiköt ja viestintäyksiköt haluaisivat yhden tietojärjestelmän jolla pyörittää sekä julkisia verkkopalveluita että intranet-palveluita. Tämä helpottaisi projektointia, hankintaa, koulutusta, ylläpitoa ja kumppaneiden kanssa työskentelyä.

Yksi alusta kaikille palveluille on kaunis tavoite, mutta harvoin realismia

Valitettavasti julkisten verkkosivustojen ja yrityksien sisäisten intranet-palveluiden kehitystarpeet ovat kulkeneet viime vuosina erilaisia polkuja pitkin. Hyvä web-julkaisujärjestelmä ei ole enää sama asia kuin hyvä intranet-alusta.

Esimerkiksi sisäisessä viestinnässä ja tiedonhallinnassa tarvitaan yhä enemmän ryhmätyövälineitä, jaettuja työtiloja ja monipuolisia viestintäkanavia. Julkiset verkkopalvelut taas tarvitsevat yhä useammin verkkokauppatoimintoja, hakukoneoptimointia, selainyhteensopivuutta, mobiiliystävällisyyttä ja tarkkaa kontrollia sisältöihin.

Nämä intranettien kasvavat ryhmätyötarpeet ja verkkopalveluiden markkinoinnilliset tarpeet ovat järjestelmien kannalta usein vastakkaisia ulottuvuuksia. Esimerkiksi internet-sivuston päivittäjinä on usein vain kourallinen markkinointi- ja viestintäihmisiä, kun taas intranetin ja ryhmätyötilojen sisällöntuotanto-oikeudet ovat yhä useammin koko henkilökunnalla ja pelkästään käyttöoikeuksien määrittely on oma projektinsa.

Kohdatut top-5 pettymykset web-julkaisujärjestelmänä

Seuraavaksi tehdään tiivis katsaus yleisimpiin haasteisiin ja pettymyksiin jotka SharePoint 2007:n kohdalla mainitaan kun järjestelmää on käytetty web-julkaisujärjestelmänä. Tässä ei huomioida sitä, että moni nokkela integraattori on tehnyt kaikenlaisia parannuksia SharePointin toimintoihin asiakkailleen. Lisäksi monia heikkouksia ja puutteita on ollut mahdollista paikata kolmannen osapuolen laajennuksilla. Näitä ei tässä käsitellä erityisesti siitä syystä, että suurin osa kotimaisista SharePoint 2007:n hyödyntäjistä tuskin tällaisia erityislaajennuksia käyttää.

#1 Heikko integraatio Office-ohjelmiin ja viimeistelemätön käyttökokemus

SharePoint 2007:n markkinointipuheessa vahvalla Office-integraatiolla on ollut vahva rooli, mutta erityisesti web-julkaisussa lupaus helppokäyttöisyydestä ei toteudu markkinointipuheen lupaamalla tavalla. Lupaus ei toki ole aivan katteeton, ja hankalaksi web-julkaisujärjestelmäksi SharePoint 2007:aa ei voi sanoa. Ongelma on ollut enemmänkin Microsoftin myyntipuheen ja käytännön todellisuuden välinen ristiriita.

SharePoint 2007 osaa hyödyntää esimerkiksi Wordia helposti ja tyylikkäästi blogiartikkeleiden julkaisemisessa. Wordin blogiartikkeli-tilassa kuvat, taulukot ym. materiaali voidaan raahata sisään Wordiin ja blogiartikkelin ”Julkaise” napin painamisen jälkeen esimerkiksi kaikki tarvittavat kuvamuunnokset hoituvat automaattisesti. Tämä ominaisuus tosin vaatii luonnollisesti uusimman Word 2007 -version. Wordin käyttäminen laajemminkin sisällöntuotantoon on mahdollista, mutta käytännössä mitään merkittävää erityisetua ei SharePointilla ole tässä puolellaan.

Toinen puoli Office-yhteensopivuudessa on, että web-julkaisemisessa Office-ohjelmistojen osaamisesta ei ole kovin paljon hyötyä, koska web-julkaisemisessa käytettävät työvälineet ovat yleensä täysin web-pohjaisia ja perustoimintoja saatetaan muokata raskaastikin. Esimerkiksi keskitetty kuvagalleria on web-julkaisemisessa usein hyvä käytäntö joka ei suinkaan ole SharePointin oletustapa tallentaa ja hallinnoida kuvia. Integraatiosta Office-ohjelmistoihin onkin web-julkaisemisessa hyvin harvoin minkäänlaista käytännön hyötyä.

Kokonaisuutena SharePoint 2007:n web-julkaiseminen tapahtuu lähes täysin selaimessa (ja käytännössä pitkälti vain Internet Explorerissa) ja sisällöntuottajille esitettävien dialogien ja pop-up-ikkunoiden määrä on paikoitellen erittäin suuri.

Lyhyesti: Esimerkiksi blogien julkaiseminen voi olla erittäin helppoa Word 2007:aa käyttämällä, mutta mitään merkittävää hyötyä ei Office-ohjelmistoista ole käytettäessä SharePoint 2007:aa web-julkaisujärjestelmänä. Web-käyttöliittymän kohdalla SharePoint 2007 ei taas merkittävästi erotu kilpailijoistaan vaan ennemminkin hukuttaa sisällöntuottajan erilaisten valintamahdollisuuksien sekamelskaan. Tätä myyntipuheen ja käytännön todellisuuden välistä ristiriitaa voidaankin pitää yhtenä osasyynä järjestelmän heikkoon maineeseen web-sisällönhallintatyökaluna.

#2 Omintakeinen hierarkiamalli ja hankaluudet luoda uutta sisältöä helposti ja intuitiivisesti

SharePointissa on useita omia erityiskäsitteitä ja -tapoja jotka vaativat opettelua ja ovat usein hankalia käyttäjille hahmottaa alkuun. Isoimpana yksittäisenä omituisuutena voidaan pitää SharePointin tapaa käsitellä sivuja (sivustot vs. sivut -ongelma) ja näiden sisäkkäisyyksiä (sivuhierarkiaa). Perinteistä puumaista sivuhierarkiaa kun ei SharePointissa sellaisenaan ole. Sivuhierarkiamallin hallintaa voidaan pitääkin yleisimpänä ihmettelyn aiheena johon sisällöntuottajat törmäävät. Ongelma tulee vastaan erityisesti jos julkisen verkkopalvelun sisällöntuotantoa halutaan hajauttaa laajalle organisaatiossa.

Lyhyesti: Uusien sivujen ja alisivujen tekeminen SharePoint 2007:lla vaatii sisällöntuottajalta huomattavasti enemmän ymmärrystä kokonaisuudesta kuin useimmilla ‘perinteisillä’ julkaisujärjestelmillä. SharePoint kun ei esimerkiksi tunne alisivu-käsitettä oikeastaan ollenkaan.

#3 Sisällön muokkaaminen ja julkaisu tapahtuu samassa ympäristössä eikä tätä mallia kannata SharePoint 2007:ssa lähteä muuttamaan

SharePoint 2007:n sisällöntuotanto perustuu oletuksena ratkaisuun jossa sisällön muokkaaminen ja sisällön esittäminen ovat yksi ja sama ympäristö (ns. “what you see is what you get” –malli). Tällaisessa mallissa sisällöntuottajat liikkuvat samassa ympäristössä kuin tavalliset verkkopalvelun käyttäjätkin. Mallin suurin vahvuus on kokonaisuuden yksinkertaisuus sisällöntuottajille. Sisällöntuottaja lisää sivun siihen osaan verkkopalvelua missä sen haluaa julkaistakin. Mallin haasteena pidetään yleensä kovempia vaatimuksia palvelimille ja verkkopalvelun suorituskyvyn varmistukselle. Tyypillisimmät ongelman mallin kanssa tulevat kuitenkin vastaan tilanteissa joissa esimerkiksi sama uutinen haluttaisiin julkaista useassa extranetissä tai useilla julkisilla verkkosivustoilla.

SharePointtia on useissa tapauksissa kyllä yritetty taivuttaa toimimaan pelkästään sisällöntuotannon työvälineenä. Tällöin esityskerroksesta on vastannut yleensä jokin perinteisempi portaalijärjestelmä, kuten vaikkapa LifeRay. Kovin suurta menestystä nämä projektit eivät ole yleensä tekijöilleen tuoneet. Huhut kertovat, että joku on ehkä jotain saanut joskus toimimaankin.

Lyhyesti: SharePoint ei ole joustava ja muokattava portaalityyppinen julkaisualusta eikä sellaiseksi tule. Monimutkaista monikanavajulkaisua vaativalle organisaatiolle SharePoint voi olla hankala peto kesytettäväksi.

#4 Web-julkaisun toiminnot on suunniteltu intranettien näkökulmasta, ei monipuolisen ja tarkkuutta vaativan toimitustyön näkökulmasta

Edellä mainitut monikanavajulkaisemisen haasteet liittyvät lopulta laajempaan haasteeseen joka liittyy SharePointin vahvaan intranet-keskeisyyteen. SharePointin lähtökohtana on tarjota helposti käyttöönotettava ja helppokäyttöinen tietojärjestelmätuote organisaatioiden tiedonhallintaan. SharePointin visioon ei kuulu olla tuote joka taipuu kaikkein vaativimpiin ja erikoisimpiin julkaisutarpeisiin.

SharePointin web-julkaisutoiminnot ovat kohtuullisen laadukkaita, mutta eivät ole suunniteltu vaativaan web-julkaisemiseen. Hyvällä konfiguroinnilla ja koulutuksella SharePointin sisällöntuotantovälineistä saa kyllä paljon irti, mutta vaativammassa käytössä ominaisuuksien rajat tulevat nopeasti vastaan. Esimerkiksi mediataloille tai muille vaativille sisällöntuottajille monet ominaisuudet ovat suoraan paketista otettuna kovin hankalasti toimivia. Esimerkiksi hakukoneoptimointiin liittyviä muokkaustoimintoja lisätään räätälöitynä järjestelmään useissa verkkopalveluprojekteissa.

Myös monet kehittyneemmät web-julkaisutoiminnot, kuten kuvien kokojen laadukas muokkaaminen, siistit url-osoitteet, linkkien tarkistukset, käyttötilastoraportit sisällöntuottajille ja monet muut toiminnot loistavat poissaolollaan.

Edes helppoa ja yksinkertaista lomake-editoria ei löydy tuotteesta. Yksinkertaisen palautelomakkeen voi toki SharePointin työvälineillä rakentaa vaikka kuinka monella eri tavalla, mutta tavalliselle sisällöntuottajalle saatavilla olevaa toimintoa joka olisi suunniteltu juuri julkisen verkkopalvelun yksinkertaisten lomakkeiden helppoon toteutukseen ei SharePoint 2007:ssa ole.

Sisällöntuotantoon liittyväksi ongelmaksi voidaan myös sanoa heikkoa Firefox-tukea. Käytännössä SharePointin web-julkaisutoiminnallisuuksia on erittäin suositeltavaa käyttää vain Internet Explorer -selaimella. Käyttämällä kolmansien osapuolien laajennuksia Firefox-tukea voidaan parantaa, mutta tällöin menetetään osa peruseditorin tarjoamista ominaisuuksista, kuten uudelleenkäytettävät sisältöpalaset ja valmiiksi tehdyt html-palaset.

#5 Ulkoasujen muokkaaminen on monimutkaista ja SharePoint rajoittaa web-suunnittelijoiden työtä

Yleisesti ottaen web-suunnittelijat eivät pidä tuotteista jotka rajoittavat heidän tekemistään, koska hyvien verkkopalveluiden tekeminen on tarpeeksi haastavaa ilman julkaisujärjestelmiä jotka tekevät siitä vieläkin vaikeampaa. Ja SharePoint 2007 on epäilemättä julkaisujärjestelmä joka on tehnyt monen web-suunnittelijan työstä hankalampaa.

SharePoint 2007:lla voinee sanoa olevan keskimääräistä vaikeampaa tehdä teknisesti laadukkaita ja saavutettavia verkkopalveluita. Erityisesti verkkopalveluiden ulkoasun räätälöinti on vaatinut varsin paljon erikoisosaamista ja järjestelmän tuntemista. Tämä lienee ehkä keskeisin syy SharePoint 2007:n huonoon maineeseen web-julkaisujärjestelmänä.

Heikkoa mainetta ovat edes auttaneet mainostoimistot ja pienemmät digitoimistot, joiden näkökulmasta SharePointin yleistyminen on pelottavasti vahvistanut SharePoint-osaamiseen erikoistuneiden tietojärjestelmätalojen asemaa. Organisaatioiden tietohallintoyksiköt eivät yksinkertaisesti suostu enää antamaan mainostoimistoille vetovastuuta verkkopalveluidensa taustajärjestelmien kehityksestä.

Vaikka SharePoint on monessa mainostoimistossa ehkä kirosana, niin taustalla on faktojen lisäksi paljon turhaa ennakkoluuloa, liioiteltuja urbaaneja kauhutarinoita ja alitajuista tuskastumista oman liiketoiminnan kapenemiseen.

Lyhyesti: Ulkoasua muokkaavien web-suunnittelijoiden kannalta järjestelmä ei loista ketteryydessä, mutta perustamisprojektin jälkeen järjestelmä tarjoaa asiakkaille laajat mahdollisuudet hallita itse omaa verkkopalveluaan.

Mitä opittiin?

Seuraavaksi on kiteytetty joitakin havaintoja, jotka monet asiakasorganisaatiot ovat tehneet ainakin osittain SharePoint-kokemuksiensa ansiosta, tai niiden seurauksena. Listaa voi mieluusti jatkaa artikkelin kommenteissa.

1. Hyvä web-julkaisujärjestelmä ja yrityksen sisäinen tiedonhallinta-alusta ovat kaksi eri asiaa – ja kaikilla organisaatioilla ei ole syitä käyttää väkisin yhtä järjestelmää internet-, intranet- ja extranet-palveluiden alustana.
2. Laajaa ja monimutkaista tuotetta kannattaa käyttää käyttötarkoituksiin joihin se on suunniteltu ja jossa sen ominaisuudet ovat parhaimmillaan.
3. Laajan tuotteen taivuttaminen käyttötarkoituksiin joihin se ei ole suunniteltu voi osoittautua hyvin kalliiksi ja vaikeaksi.
4. SharePoint 2007:lla voi hallita isojakin verkkopalvelukokonaisuuksia, mutta suoraan paketista otettuna järjestelmä ei ole mikään hopealuoti parempaan käyttökokemukseen ja helpompaan hallittavuuteen.
5. Tekstinkäsittelyohjelmistosta ei ole välttämättä järkevää tehdä julkaisujärjestelmän ensisijaista käyttöliittymää.

Lyhyesti: SharePoint 2007 ei ollut vielä se täydellinen monitoimikone jota moni asiakas toivoi. Web-julkaiseminen on edelleen vaativa kenttä jota ei tee helpoksi edes Microsoftin uusin linkkuveitsiratkaisu.

Ratkaiseeko SharePoint 2010 kaikki ongelmat?

Erilaisista palveluiden vaatimuksista ja kehityspoluista huolimatta moni tietohallintoyksikkö ja viestintäyksikkö haluaa jatkossakin ostaa yhden tietojärjestelmän jolla hoidettaisiin julkisten verkkosivustojen ja intranet-palveluiden pyörittäminen. Tähän tarpeeseen vastaamaan näyttää olevan myös uusi SharePoint 2010 suunniteltu. Microsoftin toiveissa lieneekin, että uusi versio veisi loppuun sen mikä 2007 versiolta jäi hieman kesken. Asiakkaiden näkökulmasta onkin jälleen kerran mahdollista ajautua harhakuvitelmaan teknologian kaikkivoipaisuudesta ja siitä, että uudessa tuotteessa kaikki puutteet ja hankaluudet ovat kuin maagisesti korjautuneet.

Monen organisaation kannalta yhteisen alustan tavoite on tosin perusteltu. Erityisesti jos eri verkkopalvelut kietoutuvat toisiinsa erilaisten integraatioiden ja jaettujen toimintojen osalta, niin kokonaisratkaisu voi olla kustannustehokas ja käyttäjille helpompi omaksua. Tällöin SharePoint voi olla järkevä valinta organisaation kokonaisratkaisuksi, ja usein tällöin puhutaankin laajemmasta ‘alustavalinnasta’. Tällaisen ratkaisun tekeminen vaatii kuitenkin erittäin hyvän ymmärryksen oman organisaation tarpeista ja haasteista.

SharePoint 2010:lta odotetaan parannuksia moniin asioihin. Etenkin kallis lisenssihinta web-julkaisujärjestelmänä ja työläät käyttöönottoprojektit ovat asioita joihin toivotaan muutosta. Ennakkotietojen perusteella Microsoft onkin parantanut monia asioita ja maltillistanut hinnoittelua. Tästä huolimatta voitaneen suhtautua varauksella siihen, että SharePoint 2010 olisi dramaattisesti parantunut erityisesti web-julkaisujärjestelmätoimintojen osalta. Kattavampi arviointi kannattaa kuitenkin jättää loppuvuoteen kun tuotteesta on julkaistu laajemmin ensimmäisiä kokemuksia.

Lopuksi on hyvä muistaa, että vaikka SharePoint 2007 ei lunastanut kaikkia odotuksia web-julkaisujärjestelmänä, niin järjestelmän ansiot intranet- ja ryhmätyöskentelykäytössä ovat olleet kiistattomia. SharePoint on onnistunut ratkaisemaan valtavan joukon organisaatioiden tiedonhallinnan haasteita ja parantanut kokonaisuutena valtavasti organisaatioiden tiedonhallintatyökalujen keskimääräistä tasoa. Monitoimityökaluna se on myös tuonut monia uusia toimintoja ja ominaisuuksia myös keskisuurten organisaatioiden käyttöön. Tässä artikkelissa esitetty kritiikki kohdistuu erityisesti web-julkaisuominaisuuksiin, jotka ovat laajan kokonaisuuden yksi osa-alue.

Artikkelin kirjoittaja työskentelee verkkopalveluiden kehittämisen ja sisällönhallinnan konsulttina SharePoint-ratkaisuja toteuttavassa Sinisessä Meteoriitissa.

(*toim. huom. Linkkejä poistettu toimimattomina.)