Pintaa syvemmällä: Turkuamk.fi -verkkosivustouudistus

Vierityspalkin artikkelisarjassa on aiheena verkkosivujen konseptisuunnittelu ja siihen liittyvät vaiheet, menetelmät, käsitteet ja dokumentit.

Turkuamk.fi-sivusto uudistui hiljattain ja Vierityspalkki päätti tiedustella uudistuksen projektipäällikkö Päivi Saalastolta miten projekti sujui kokonaisuudessaan. Haastattelussa pureudutaan uudistuksen tavoitteisiin, sisällöntuotannon toteutukseen sekä projektin kustannuksiin ja kumppaneihin.

1) Miksi sivustoa päätettiin lähteä uudistamaan?

Turun ammattikorkeakoulussa oli jo pitkään mietitty www-sivujen erottamista Turun kaupungin julkaisualustasta ja kun varmistui, että ammattikorkeakoulu anoo yhtiöitymistä, oli myös aika aloittaa nettisivu-uudistus.

Vanhoista sivuista näki jo ensi silmäyksellä, että ne oli julkistettu vuonna 2006 ja tiedon löytyminen senaikaisesta organisaatiolähtöisestä esitystavasta oli vaikeaa. Vuosien saatossa sivumäärä oli kasvanut huimasti ja jokainen yksikkö esitti vapaasti omia tietojaan sivuilla. Sisällöntuottajien määrä oli yli 200 ja säännöt olivat rapautuneet.

Vuoden 2011 lopussa haettiin sisäisesti projektipäällikkö sivu-uudistukseen. Projektipäällikkö aloitti vuoden 2012 alussa. Suunnitteluvaiheessa projektipäällikön lisäksi projektiryhmään kuuluivat verkkotoimittaja, projektiassistentti ja apuna oli tarvittaessa suunnittelijoita IT-palveluista. Pieni tehokas ryhmä, puolipäiväisesti työskentelevät projektipäällikkö, verkkotoimittaja ja projektiassistentti, teki töitä tiiviisti ja määrätietoisesti vaatimusmäärittelyn aikaansaamiseksi.

Kesästä 2012 projektipäällikön työsuhde laajennettiin kokopäiväiseksi.

2) Mikä muodostui uudistuksen konseptillisesti merkittävimmäksi asiaksi?

Julkaisujärjestelmän kolme päätavoitetta olivat:
1. Responsiivinen ulkoasu: mahdollistaa sivujen mukautuvuuden eri laitteille
2. Käyttäjälähtöisyys: käyttäjä löytää helposti hakemansa tiedon
3. Sisällöntuotanto: Tiedontuottaminen ja –hallinta on helppoa

Kohta 2 oli todella haasteellinen. Organisaatioperustainen esitystapa piti unohtaa ja lähteä käyttäjäryhmistä: potentiaaliset opiskelijat, yksittäistä koulutusta hakevat, yritysten edustajat, rahoittajat, muut asiakasryhmät. Tätä miettimään perustettiin neljä työryhmää, jotka pyrkivät asettumaan asiakkaan saappaisiin. Työryhmään haettiin halukkaita Turun ammattikorkeakoulun intranet-sivuilla. Halukkaita tuli niin, että jokaiseen työryhmään saatiin seitsemän edustajaa. Halukkaat olivat hakutoimistosta, opintotoimistosta, kirjastosta, tutkimus- ja kehitys –toiminnasta, täydennyskoulutuksesta, kansainvälisistä asioista, markkinoinnista ja viestinnästä sekä opiskelijakunnasta. Nykyisten opiskelijoiden edustusta ei ollut, koska he eivät olleet ensisijaisia uusien sivujen käyttäjiä. Turun ammattikorkeakoulun opiskelijoiden viestintä hoidetaan intranetin kautta.

Kukin ryhmä otti osakseen yhden asiakasryhmän tiedontarpeen ja esittämisen pohtimisen. Kukin ryhmä kokoontui kevään 2012 aikana neljä kertaa. Projektiryhmä valmisteli aina tapaamisissa käsiteltävät asiat ja jokaisen tapaamisen tavoitteena oli tehdä päätöksiä, miten tieto esitetään. Sivujen toimintaa simuloitiin Axure-ohjelmalla.

Satasivuista vaatimusmäärittelyä tehtiin puoli vuotta. Leiskojen suunnitteluun käytettiin Exovea, jotta saatiin suuntaa antava ehdotus ulkoasusta vaatimusmäärittelyyn. Tekemisen puolessa välissä konsultti (Perttu Tolvanen, North Patrol) katselmoi vaatimusmäärittelyn ja sen mukaan siihen tehtiin taas muutoksia ja parannuksia. Tuntui, ettei vaatimusmäärittely ollut koskaan valmis, vaan sen tekemiseen vain laitettiin piste, jotta saatiin aikataulun mukaan tarjouspyynnöt lähtemään.

3) Minkälaisia vaiheita uudistuksessa oli kokonaisuudessaan? Kauanko projektissa meni aloituksesta julkaisuun? 

Vuosi 2012 meni vaatimusmäärittelyn tekemisessä ja toimittajan valinnassa. Toimittajan valinta tehtiin lyhyen kaavan mukaan. Neuvottelukutsuun vastanneista neljä toimittajaa kutsuttiin pisteytyksen perusteella neuvotteluun, Neuvottelukierroksia oli vain yksi ja siihen osallistui kolme toimittajaa. Neuvottelujen jälkeen vielä korjattiin vaatimusmäärittelyä ja sen perusteella pyydettiin kolmelta neuvotteluun osallistuneelta toimittajalta tarjoukset.

Tarjoukset pisteytettiin ja toimittajaksi valittiin Anders Inno Oy (julkaisujärjestelmänä Django CMS). Valitusaika oli aikataulutettu sopivasti jouluksi ja uudeksi vuodeksi. Valituksia ei tullut, joten tammikuussa 2013 aloitettiin toimitusprojekti.

Ensimmäisessä vaiheessa tuotettiin potentiaalisille opiskelijoille tarkoitettu osuus. Osuuden käytettävyyttä testattiin noin sadalla nuorella ja saatiin niin positiivisia tuloksia, että samoilla linjoilla jatkettiin. Testauksen organisoi ICT-portti. ICT-portti on Turun ammattikorkeakoulun, Turun yliopiston ja Turku Science Park Oy:n yhteistyöhanke, joka auttaa Varsinais-Suomen alueen pk-yrityksiä tietotekniikan hyödyntämisessä.

ICT-portti valikoi lukion ja toisen asteen ammatillisen oppilaitoksen (potentiaaliset opiskelijat) ja sopi testauksista siellä. Projekti kustansi kolme puhelinta, mutta muuten testauksessa opiskelijat käyttivät omia puhelimiaan. Lisäksi noin 10 opiskelijaa kävi käytettävyystestauslaboratoriossa testaamassa desktop-käytettävyyttä.

Kesäkuussa 2013, konsultti (Perttu Tolvanen, North Patrol) auditoi toimituksen ja opasti sekä meitä että toimittajaa, miten jatkosta selviydytään. Kesän jälkeen oli kiivasta aikaa: toimittaja teki osuuksia ja me testasimme ja teimme korjausehdotuksia. Samaan aikaan koulutimme sisällöntuottajia, joita on noin 50. Loka-marraskuussa oli hyväksymistestaus ja suorituskykytestaus. Hyväksymistestauksessa, jonka testitapaukset olivat suoraan vaatimusmäärittelystä, ilmeni vielä liuta huonoja toiminnallisuuksia, jotka toimittaja korjasi.

Sivut julkistettiin aikataulun mukaisesti 17.12.2013. Projektiryhmä oli ylpeä saavutuksestaan ja sai paljon kiitosta. Jälkeenpäin katsottuna on aina kohtia, jotka olisi pitänyt hoitaa toisin. Koska toimittaja räätälöi pala palalta sivuja vaatimusmäärittelyn ja joka toinen viikko käytyjen palavereiden perusteella, niin jatkuva testaaminen ja virheistä raportoiminen olisi helpottunut, jos siihen olisi ollut käytössä siihen suunniteltu sovellus. Nyt raportointia tehtiin erilaisin tiedostoin Basecampissa ja kokonaistilannetta oli välillä vaikea hahmottaa.

Nuorten toimittajien edustajien kanssa yhteistyö sujui mukavasti ja toiminta oli joustavaa. Kokemattomuus aiheutti joitakin kertoja neuvottelupaikkoja, koska toimittaja oli lupautunut tekemään asioita tietämättä työn vaatimaa resursointia. Näistä paikoista kuitenkin selvittiin aina keskustelemalla ja etsimällä kompromisseja.

4) Paljonko uudistus työllisti sisällöntuottajia? Millainen sisällöntuotanto-organisaatio uuden saitin takana on?

Nettisivu-uudistuksen yhtenä tavoitteena oli vähentää sisällöntuottajia ja saada rakenteellisesti ja kielellisesti hallittua sisältöä. Sisällöntuottajia uusilla sivuilla on noin 50, mikä on huima vähennys entiseen määrään. Eri yksiköitä pyydettiin nimeämään sisällöntuottajat ja heidän määränsä rajattiin jo etukäteen. Rajausta perusteltiin sillä, että sisällöntuottajilta vaaditaan mobiilikirjoittamistaitoja ja siihen heille annetaan koulutusta. Tässä vaiheessa kaikki sujui hyvin, mutta syksyllä 2013, kun tuotantoversiota kirjoitettiin, niin joissakin yksiköistä tuli toive saada lisää sisällöntuottajia. Joitakin perusteltuja toiveita hyväksyttiin ja koska henkilövaihdoksiakin oli tapahtumassa vuodenvaihteessa, niin uusi koulutusrupeama tehdään 2014 vuoden alussa.

Sisällöntuottajille siis tarjottiin koulutusta sekä mobiilikirjoittamisesta että itse julkaisuohjelman (Django CMS) käytöstä. Mobiilikirjoittamiskoulutus ulkoistettiin Hanna Takalalle ja julkaisuohjelman koulutuksesta huolehti verkkotoimittaja (Anders Inno Oy). Sisällöntuottajat antoivat positiivista palautetta julkaisujärjestelmän käytettävyydestä verrattuna vanhaan ja osallistuivat myös koulutuksen jälkeen syksyllä 2013 järjestettyihin työpajoihin, joissa tehtiin tekstejä tuotantoversioon.

Projektiryhmä oli vaiheistanut sisällöntuotannon, määritellyt sivukartan avulla jokaisen sivun vastuuhenkilön ja ns. pakolliset sivut, joiden täytyi olla valmiina julkaisuvaiheessa. Aikataulussa pysyttiin hyvin ja projektiryhmä avitti sisällöntuotantoa tekemällä monien sivujen sisällön ja tarkistuttamalla sen ko. vastuuhenkilöllä.

5) Miten paljon uudistus maksoi?

Suuri kustannuserä tuli kokopäiväisen projektipäällikön ja kahden puolipäiväisen projektityöntekijän palkoista. Toimittajan (Anders Inno) osuus oli 90 300 €, käytettävyystestaukset (ICT-portti) 1 500 € (opiskelijatyönä), mobiilikirjoittaminen (Hanna Takala) 6 000 € sekä katselmointi ja auditointi (North Patrol) 10 000 €. Hinnat ovat arvonlisäverottomia.

Kiitokset Turun ammattikorkeakoululle ja Päivi Saalastolle projektin avaamisesta Vierityspalkin lukijoille.

Lue lisää: Verkkopalvelun uudistus – kaikki artikkelit Vierityspalkissa

Disclaimer: Kirjoittaja on osallistunut hankkeen toteutukseen asiantuntijakonsultin roolissa (vaatimusmäärittelyn auditointi ja toteutusvaiheen loppuvaiheen auditointi).

—

Perttu Tolvanen

Kirjoittaja on konsulttiyhtiö North Patrol Oy:n konsultti ja omistaja. North Patrol Oy on digitoimistoista ja järjestelmätoimittajista riippumaton toimija, joka auttaa asiakkaita valmistelemaan verkkopalveluhankkeita ja valitsemaan sopivimmat kumppanit ja teknologiat.