Julkaisujärjestelmä, CMS, portaali, sisällönhallintajärjestelmä – käsitteet ojennukseen

IT-ala on aina ollut tunnettu vaikeista käsitteistään ja kotimaiset web-kehityspiirit eivät tästä poikkea. Tässä artikkelissa on tarkoitus selkeyttää verkkopalveluiden hallintajärjestelmistä käytettävää käsitteistöä.

Julkaisujärjestelmä

Julkaisujärjestelmä on eniten käytetty termi Suomessa

Julkaisujärjestelmällä voidaan Suomessa viitata ilmaiseen blogityökaluun, Kotisivukoneeseen tai usean sadan tuhannen euron sisällönhallintajärjestelmään. Jopa monikäyttöisistä järjestelmistä, kuten SharePointista*, saatetaan puhua julkaisujärjestelmänä joissain tilanteissa. Julkaisujärjestelmä on terminä yleisesti tunnettu joten sen käyttöä voikin suositella aina kun kyse on todella järjestelmästä jolla julkaistaan jotain jonnekin.

Paikoitellen on ollut myös havaittavissa, että kun puhutaan julkaisujärjestelmistä niin toteutusprojektit ovat suuruudeltaan 5 000 – 80 000 euroa. Kun taas puhutaan sisällönhallintajärjestelmistä, niin projektien koko kasvaa samalla 80 000 – 500 000 euron välille. Täten jonkinlaista mittakaavaeroakin on termeillä havaittavissa.

Englanninkielinen vastine julkaisujärjestelmälle on kirjainlyhenne CMS. Lyhenne tulee sanoista ”content management system”. Suora käännös on sisällönhallintajärjestelmä. Jostakin syystä Suomessa ”julkaisujärjestelmä” on vain vakiintunut termi vastaamaan englanninkielistä CMS:ää.

CMS

Englanninkieliset lyhenteet ovat ongelmallisia, myös hyvin yleinen “CMS”-termi

Kirjainlyhenne CMS on maailmalla vakiintunut termi kuvaamaan tietojärjestelmää, jonka tehtävä on hallita sisältöä joka on tarkoitettu ensisijaisesti ihmisten kulutettavaksi ja joka ei yleensä sijaitse tietokannassa. Täten termi kattaa periaatteessa valtavan laajan alueen. Käytännössä noin 90% CMS-termin käyttäjistä viittaa sisällönhallintajärjestelmään, jolla hallitaan vain ja ainoastaan verkkopalveluita. Täten ”CMS”-termiä voitaneen perustellusti pitää synonyymina julkaisujärjestelmä-termille.

Jotkut alaan erikoistuneet konsultit tosin pyrkivät käyttämään WCMS-lyhennettä, koska sisällönhallintajärjestelmiä käytetään myös dokumenttienhallintaan ja moneen muuhun tehtävään. WCMS tulee sanoista ”web content management system”. Suomenkielinen termi olisi esimerkiksi web-sisällönhallintajärjestelmä jota käytetäänkin nykyisin jo varsin paljon viittaamaan raskaamman sarjan julkaisujärjestelmiin. Puhekielessä viitataan usein “web sisällönhallintaan” tai “verkkosisältöjen hallintaan”.

Joskus CMS-termiä käytetään Suomessakin – jopa tarjouspyynnöissä. Tätä ei voi pitää mitenkään hyvänä käytänteenä, koska termi ei ole mitenkään vakiintunut viittaamaan mihinkään tiettyyn kategoriaan. Puhekielessäkin olisi järkevintä puhua julkaisujärjestelmistä ja sisällönhallintajärjestelmistä.

Sisällönhallintajärjestelmä ei ehkä ole sen helpommin rajattavissa oleva termi, mutta ainakin se on suomenkielinen termi.

Sisällönhallintajärjestelmä

Sisällönhallintajärjestelmä on alalla vakiintunut ammattitermi

Sisällönhallintajärjestelmä on terminä ollut käytössä laajemmin 90-luvulta lähtien. Viime vuosina termin käyttö on yleistynyt, koska järjestelmiä ei ole enää niin helppoa jakaa julkaisujärjestelmiin ja dokumenttienhallintajärjestelmiin. Oppikirjamääritelmän mukaan sisällönhallintajärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, joka kykenee hallinnoimaan useita erilaisia sisältötyyppejä. Nykyisin useimmat sisällönhallintajärjestelmät osaavatkin hallita web-sivuja, dokumentteja, mediatiedostoja ja monia muita eri sisältötyyppejä.

Maailmalla sisällönhallinta liitetään usein ”ECM”-käsitteeseen jolla tarkoitetaan koko organisaation kattavaa sisällönhallintaa (”ECM”= Enterprise Content Management). Isot konsernit joutuvatkin usein ihmettelemään mitä tällä ECM-käsitteellä oikein tarkoitetaan. ECM-käsitteen sijasta useammin voisi varmasti puhua vain sisällönhallinnasta.

Portaalilla voidaan tarkoittaa verkkopalvelua, portaalijärjestelmää tai pahimmillaan kumpaakin

Keskustelua julkaisujärjestelmistä ja sisällönhallintajärjestelmistä sotkevat yleensä vain portaalit. Portaali-sanalla voidaan viitata johonkin verkkopalveluun tai portaali-termillä voidaan viitata tietojärjestelmään joka hallinnoi tätä verkkopalvelua. Joskus on hyvin vaikea erottaa puhutaanko verkkopalvelusta vai hallintajärjestelmästä. Termin monimerkityksellisyys palvelee käytännössä vain toimittajia jotka voivat puhua “portaaliliiketoiminnasta”. ”Portaaliliiketoiminta”-termillä kun voidaan viitata samanaikaisesti verkkopalveluiden suunnitteluun ja sisällönhallintajärjestelmiin.

Alkuperäinen ”portaali”-termi on varsin vanha termi jolla kuvataan kanavaa joka yhdistää useita kanavia ja tietolähteitä yhdeksi kanavaksi. Portaali-tyyppiselle verkkopalvelulle on tyypillistä, että se ei itse hallinnoi tai julkaise sisältöä vaan ainoastaan koostaa muiden sisältöjä. Portaali-termiä voidaan pitää hyvänä yleissanana kuvaamaan esimerkiksi jonkin verkkopalvelun konseptia ja tehtävää. Esimerkiksi suomi.fi-sivustoa voi hyvin kutsua portaaliksi, koska sen päätehtävä on tehdä lukuisten eri palveluiden sisältö saavutettavaksi yhden kanavan kautta.

Valitettavasti myyntimiehet havaitsivat jo vuosia sitten portaali-sanan mahdollisuudet ja ryhtyivät myymään tietojärjestelmiä käyttäen portaali-termiä. Tämän seurauksena esimerkiksi suomi.fi:n taustalla oleva sisällönhallintajärjestelmäkin on saatettu ostaa “portaalina”. Järkevämpää olisi tietysti vain sanoa, että Suomi.fi-palvelua hallitaan julkaisujärjestelmällä tai sisällönhallintajärjestelmällä. Tämä vain ei ole ollut myyntimiesten näkökulmasta tehokkain ratkaisu. Portaali-sanan ihmeitä tekevällä voimalla onkin myyty jopa miljoonien eurojen järjestelmiä jotka ovat luvanneet ratkaista asiakkaiden kaikki ongelmat kahvinkeitosta järjestelmäintegraatioon. Todellisuus on osoittautunut raadollisemmaksi.

Portaalit voivat olla pelkkiä alustajärjestelmiä tai “hedelmäsalaattitietojärjestelmiä”

Portaaleina myydään hyvin erilaisia järjestelmiä. Jotkut portaalijärjestelmät ovat kohtuullisen lähellä julkaisujärjestelmiä, mutta markkinointisyistä niitä ei haluta kutsua julkaisujärjestelmiksi.Toiset portaalit taas ovat integraatiokehyksiä joiden avulla useat eri järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään. Jotkut portaalit ovat erikoistuneet toimimaan erittäin suurten verkkopalveluiden alustajärjestelminä. Hyvin harvoin portaaleissa on sisällönhallintaan liittyviä ominaisuuksia.

Useimmat portaalijärjestelmät ovat sovelluskokoelmia jotka ratkaisevat useita, erilaisia ongelmia. On hyvin tyypillistä, että portaalitermiä käyttämällä yritetään asiakas saada lähinnä ostamaan kerralla useita kalliita järjestelmiä. Alan kirjallisuudessa portaali-termiä haukutaan varsin kovasanaisesti, koska se ei viittaa mihinkään selkeästi määriteltävään järjestelmätyyppiin.

Asiakkaiden kannattaakin pistää myyjät ja asiantuntijat koville kysymällä suoraan mitä heidän järjestelmänsä tekevät ja minkälaisiin tarkoituksiin järjestelmä on suunniteltu. Yleisesti ottaen kaikkia portaaleista liikaa innostuneita myyjiä kannattaa varoa.

Yhteenveto ja suositukset

1. Vältä termeillä leikkimistä aina kun mahdollista. On aina järkevämpää kertoa missä järjestelmä on hyvä ja mihin sitä yleensä käytetään. Esimerkiksi on parempi sanoa, että SharePoint on hyvä alusta intranetteihin ja ryhmätyöskentelyyn –  kuin selittää millainen sisällönhallintajärjestelmä se on.
2. Vältä portaali-termiä aina kun mahdollista. Termi on moniselitteinen ja tahraantunut käytössä. Vain erittäin harkittuun käyttöön.
3. ”Julkaisujärjestelmä” on hyvä termi jota kannattaa käyttää isoista ja pienistä järjestelmistä silloin kun todella vain julkaistaan jotain. Jos olet rakentamassa intranettiä tai sosiaalisen median palvelua, niin termi julkaisujärjestelmä ei välttämättä enää ole osuvin. Harkitse siirtymistä puhumaan sisällönhallintajärjestelmästä.
4. “Sisällönhallintajärjestelmä” on erittäin hyvä suomenkielinen sana jota kannattaa käyttää useimmissa tapauksissa. Termi soveltuu erityisesti tilanteisiin joissa todella halutaan hallita laajaa sisältömassaa. Sisällönhallintajärjestelmät liittyvät intranetteihin, dokumenttien hallintaan, verkkopalveluiden hallintaan, sähköpostien hallintaan, sopimuksien hallintaan ja projektityötiloihin. Termi kattaa paljon joten sitäkin kannattaa tarkentaa aina projektikohtaisesti.

(*Toim. huom. Linkkejä poistettu toimimattomina.)

PS. Aina ajantasaisen katsauksen julkaisujärjestelmien markkinaan löydät North Patrolin sivustolta: Julkaisujärjestelmät ja verkkokauppajärjestelmät -hakemisto