Vieraskynä: Julkinen sektorikin voi ostaa ketterästi

Tämä artikkeli kertoo Sitra.fi-verkkosivustoprojektin kilpailutuksesta, jossa etsittiin uusia tapoja ketterän projektin ostamiseen julkisen sektorin hankkeessa. Kilpailutus keskittyi alusta asti huipputiimin etsimiseen, ja parhaiden tiimien osaamista testattiin koesprintillä ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Projektin toimittajaksi valikoitui kilpailutuksen päätteeksi Deasign Group, johon kuuluvat Deasign Oy, Deasign AB ja Fröjd Interactive AB. Deasignin kanssa kilpaili viimeisellä kierroksella turkulainen yhteenliittymä Syneus+Aucor, joka hävisi Deasignille vain niukasti.

Kilpailutuksen haasteena ja samalla projektin onnistumisen edellytyksenä oli löytää motivoitunut, laaja-alainen ja ketterä tiimi, joka olisi valmis aidosti ketterään ja avoimeen projektiin*. Kilpailutuksessa keskityttiin alusta asti parhaan tiimin löytämiseen ja tiimien osaamista testattiin muun muassa viikon mittaisella koesprintillä.

Sitra.fi-projektin varsinaisena tavoitteena on kehittää Sitralle uusi verkkopalvelu, joka toisi aikaisempaa paremmat välineet asiantuntijatiedon tiivistämiseen ja visualisointiin ja verkossa tehtävän yhteiskehittelyn esiin tuomiseen. Samalla tavoitteena on kuitenkin myös kehittää menetelmiä ja työvälineitä vastaavien hankkeiden käyttöön (Creative Commons v 3.0 Attribution -lisensointi). Myös projektin tekniset tulokset halutaan jakaa verkkoyhteisön käyttöön avoimesti (GNU GPL v2.0-lisensointi). Pitkän tähtäimen haaveena on kehittää menetelmistä ja työkaluista koostuvaa ekosysteemiä erityisesti julkishallinnon verkkohankkeita varten.

Esiselvitys auttoi projektin sisäisessä myyntityössä

Ennen kilpailutuksen aloittamista tehtiin Avarko:n johdolla esiselvitys, jonka tulokset toimivat tarjoajille projektin taustamateriaaleina. Kilpailutuksen ja projektin avuksi hankittiin projektinhallinnan konsultti erillisellä kilpailutuksella, jonka voitti Sininen Meteoriitti. Samalla teetettiin nykyisen palvelun kävijätutkimus, jonka tulokset dokumentoitiin persooniksi* ja tutkimukseen osallistujista koottiin 16-henkinen käyttäjäraati. Kävijätutkimuksesta ja persoonien laatimisesta vastasi Idean.

Kilpailutuksen aikana on myös tehty sisäistä workshoppausta muun muassa persoonien avulla ja pyritty siten etsimään yhteistä tahtotilaa ja valmistamaan Sitraa uuden verkkopalvelun vaatimiin muutoksiin. Projektia on myös valmisteltu tekemällä alustavaa konseptisuunnittelua ja sisältösuunnittelua, kirkastettu palvelun tavoitteet ja muodostettu alustava mittaristo projektin ja verkkopalvelun onnistumisen mittaamiseen.

“Harjoittelukierros” ennen varsinaista hankintaa

Ennen kokeilemattomia lähestymistapoja testattaessa on aina olemassa riski epäonnistumisesta. Tällä kertaa kävi niin, että kun kilpailutuksen pohtimisessa keskityttiin vaikeisiin ongelmiin, kompastuttiin helppoihin.

Kilpailutus käynnistettiin alun perin toukokuussa osallistumishakemuksilla, joita saatiin 34 kappaletta. Tarjousten teossa oli kuitenkin paljon ongelmia, joten koko joukosta minimikriteerit ylitti vain 6 osallistujaa ja muut jouduttiin hylkäämään. Kilpailutus päätettiin pian tämän jälkeen keskeyttää, koska yhteydenottojen ja syntyneen keskustelun perusteella todettiin ettei tulos enää käytännössä kuvannut osallistujien todellista osaamistilannetta.

Uusi osallistumishakemuskierros päätettiin tehdä siten, että varsinaisia minimivaatimuksia ei ollut käytännössä ollenkaan ja karsiminen tehtiin pisteyttämällä tarjoukset suhteessa toisiinsa. Tämä osoittautui toimivaksi joskin työlääksi ratkaisuksi. Muita ensimmäisen yrityksen oppeja oli selkeyttää tarjousten tekoa pyytämällä osallistumishakemukset määrämittaisella lomakkeella ja määrittelemällä selkeästi, mitkä dokumentit palautus saa sisältää. Nyt muistettiin myös sanella määräaika kilpailutuksen kysymysten lähettämiselle, jotta kaikkien vastausten saamisen ja osallistumisilmoittautumisten palauttamisen väliin jäi riittävästi aikaa. Uusi kilpailutus yritettiin pitää kuitenkin mahdollisimman samanlaisena ensimmäiseen yritykseen nähden, jotta osallistujien työ ei olisi lisääntynyt kohtuuttomasti uudesta yrityksestä.

Ylimääräisestä kilpailutusyrityksestä aiheutunut lisäaika projektissa osoittautui erittäin käyttökelpoiseksi sisällöntuotannon valmistelutyössä ja projektiin liittyvien sisäisten kehitysprosessien läpikäymisessä.

Hankintamenettelynä sovellettu neuvottelumenettely

Tarjouskilpailu alkoi hankintailmoituksen julkaisemisella HILMA- ja TED-tietokannoissa elokuun alussa. Hankinta toteutettiin neuvottelumenettelynä, jossa koesprintti korvasi normaalin neuvotteluvaiheen. Hankinta oli tarjoajan kannalta kolmivaiheinen:

1. Osallistumishakemuksen jättäminen
2. Tarjouksen jättäminen
3. Koesprintille osallistuminen

Tiimin nimeäminen etukäteen estää CV-kalastelun

Neuvottelumenettelyssä halukkaat tarjoajat lähettävät osallistumishakemuksen, joiden perusteella valitaan halukkaat osallistujat varsinaiseen tarjouskilpailuun. Sitran tapauksessa osallistujia pyydettiin nimeämään tiimin jäsenet ja kuvaamaan heidän henkilökohtainen osaamisensa annetuilla osa-alueilla referenssiprojektien pohjalta. Osallistumishakemuksia saatiin 34 kappaletta, ja ne pisteytettiin etukäteen ilmoitettujen kymmenen kompetenssialueen mukaisesti. Osallistujista valittiin kahdeksan eniten pisteitä saanutta yritystä, joille lähetettiin varsinainen tarjouspyyntö.

Lopullisen tiimin nimeäminen etukäteen tuotti muutamalle osallistujalle vaikeuksia, mutta pääosin menettelyn ajatus ymmärrettiin hyvin. Tilaajan näkökulmasta menettelyssä on vain hyviä puolia: Kilpailussa ei ollut mahdollista pärjätä tyypillisellä “CV-kalastelu”menetelmällä, jossa tarjouksiin otetaan yrityksen parhaat osaajat, joita ei kuitenkaan varsinaisessa toteutusprojektissa juuri näy. Aitoa ketterää projektia ostettaessa pyyntö saada tietää lopullisen tiimin koostumus jo tilausvaiheessa ei varmasti ole kohtuuton, mutta toimittajan kannalta menettely on tietenkin haastava, koska jo luvatut henkilöt on saatettu päätöstä odotellessa jo luvata muihin projekteihin.

Osallistumishakemusten käsittelyssä oli paljon työtä, koska tiimeissä oli yhteensä 240 henkilöä, joilla jokaisella oli maksimissaan kolme referenssiä, joista jokainen arvioitiin kymmenen arviointikriteerin pohjalta. Tietenkin jokainen annettu piste piti perustella suhteessa referenssikuvauksiin. Työ kuitenkin kannatti: kisassa pärjäsivät yritykset, joilla oli aidosti tarjota tiimillinen monipuolisia ja uskottavissa projekteissa osaamisensa todistaneita osaajia. Ostajan kannalta on myös positiivinen ongelma, että osallistumishakemuksia tulee paljon, koska se parantaa samalla lopullista laatua, vaikka kokonaistyömäärä samalla kasvaakin.

Tarjousten hintataso kohtuullinen

Osallistumishakemusten perusteella lähetettiin eniten pisteitä saaneille kahdeksalle yritykselle varsinainen tarjouspyyntö. Tarjouksissa pyydettiin kuvaamaan seuraavat asiat: Alustava visio/konseptikuvaus, ehdotus toteutusteknologioiksi, toteutustyön ja ylläpidon hinnat, projektin työskentelytavat sekä ylläpidon prosessit. Tarjoukset arvioitiin etukäteen ilmoitetun kriteeristön avulla ja tarjouksista valittiin kaksi parasta jatkoon.

Tarjouksista näkyi, että etenkin konseptikuvauksiin oltiin panostettu valtavasti. Ilahduttavasti muutama tarjoaja päätti myös julkaista konseptinsa avoimesti verkossa (Syneus+Aucor, Futurice*, Deasign).

Tarjoajista kolme luotti teknologiaehdotuksessaan Drupaliin, kaksi Sharepoint 2010:een, yksi Midgardiin, yksi EPiServeriin ja yksi Djangoon.

Tarjoajia pyydettiin antamaan toteutuksen tuntihinta (yksi kaikille tiiminjäsenille), ylläpitotöiden tuntihinta, kiinteä ylläpitohinta ja mahdollinen lisenssihinta. Etenkin tuntihinnat olivat suhteellisen edullisia. Toteutuksen tuntihinta vaihteli 78 ja 105 euron välillä (keskiarvo 90,1 euroa/h) ja ylläpidon tuntihinnat vaihtelivat 88 ja 110 euron välillä (keskiarvo 96 euroa/h). Ylläpitohintojen arviointi oli vaikeampaa ja niissä myös vaihteluväli oli huomattavasti suurempi.

Koesprintistä hyvät kokemukset

Ajatus koesprintin järjestämisestä heräsi alunperin keskusteluissa Offbeat Solutionsin Sami Poimalan kanssa. Ketterässä projektissa yhteistyön sujuminen on niin tärkeää, että sen kokeileminen konkreettisesti edes viikon verran voi olla hyvinkin avartavaa. Meidän tapauksessamme yhteistyö tosin sujui molempien osallistujien kanssa mallikkaasti, joten suurimmat hyödyt sprintistä näkyivät muualla kuin riskien pienentämisessä.

Koesprinttiä varten laadittiin product backlog, jossa oli kuvattu paras tietämyksemme koko sivustoprojektista käyttäjätarinoiksi. Jokaisen tarinan laajuus arvioitiin story pointteina sen suhteen, miten hankalaa sen toteuttaminen voisi olla tyhjältä pöydältä, jotta pisteytyksessä ei suosittaisi kumpaakaan tarjotuista teknologioista. Tiimit saivat valita listalta haluamansa määrän tarinoita toteutukseen. Koesprinttien tulokset arvioitiin sen mukaan, miten suuren määrän pisteitä tiimit saivat toteutettua sekä mille tasolle asti (esim. käytettävä täysin editoitava etusivu vs. epäkäytettävä dummy-etusivu). Muita arvioitavia asioita oli toteutusten laatu sekä käytettyjen projektimenetelmien laatu ja toteutus.

Molemmat tiimit saivat toteutettua käytännössä ylläpidettävissä olevan sivuston viikon aikana, mikä ilahdutti meitä suuresti. Lopputuloksia voi käydä ihmettelemässä Syneus+Aucorin demosaitilla* ja Deasignin demosaitilla* (kunhan muistaa, että tulokset ovat viikon työstä, ja Sitran tiimi on käynyt niitä muokkailemassa arvioinnin aikana). Molemmat tiimit myös kertoivat työn etenemisestä projektiblogeissaan (Syneus+Aucorin projektiblogi* ja Deasignin projektiblogi*). Koesprintissä tehdystä 150 tunnin työstä maksettiin tarjoajille kiinteä 5000 euron palkkio, millä ei vielä päässyt tuntipalkoille, mutta oli varmasti tyhjää parempi korvaus tehdystä työstä.

Positiivinen kokemus, mutta ei sovellu jokaiseen projektiin

Kokonaisuudessaan kilpailutusprosessi oli sekä ostajalle että tarjoajalle raskas, mutta kuultujen kommenttien perusteella kuitenkin myös tarjoajien mielestä antoisa. Jopa viime metreillä hävinnyt Syneus+Aucor piti bloggauksessaan kokemusta positiivisena ja toivoi enemmän vastaavia kilpailutuksia tulevaisuudessa*.

Tällaisenaan kilpailutusmetodi soveltunee parhaiten hankkeisiin, jotka ovat riittävän isoja ja pitkäaikaisia ja joiden onnistuminen riippuu vahvasti tiimin soveltuvuudesta ja yhteisen ymmärryksen muodostumisesta. Esim. koesprintin valmistelu ja backlogin laatiminen on suhteellisen työlästä ja vaatii erityisosaamista. Työ ei kuitenkaan mene hukkaan lopullista projektia silmällä pitäen.

Asiantuntijoista suurin hyöty täsmätehtävissä

Yksi hankkeen kantavista ajatuksista on täsmäosaamisen hankkiminen projektin verkostoista aina, kun jokin kysymys tuntuu olevan projektiryhmälle hankala ja voisi potentiaalisesti viedä liikaa kaistaa. Projektiin onkin jo tässä vaiheessa ehtinyt sekaantumaan suhteellisen iso joukko asiantuntijoita ja yrityksiä. Sitran päässä projektia ovat koordinoineet Karoliina Luoto ja Marjut Mutanen sekä Janne Toivola (Sininen Meteoriitti), ja hyödynnetty on kymmenien sitralaisten osaamista. Esiselvityksestä ja projektinaikaisesta laaduntarkkailusta on vastannut Arttu Kataja (Avarko). Kävijäkyselyn suunnittelu ja persoonat syntyivät Charlotta Turkun (Idean) johdolla. Kilpailutuksen lakiasioissa on auttanut Anna Kuusniemi-Laine ja Kaj Erlund (Castren & Snellman).

Muita projektiin osallistuneita tahoja ovat olleet Aki Björklund, H1 (koesprintin koodin laatu), Perttu Tolvanen, Sininen Meteoriitti (yleinen sparraus, julkaisujärjestelmät), Michael Holler, Reaktor (agilesparraus), alkuvaiheessa Jesse Maula ja Petri Heiskanen, Idean (vision kirkastaminen ja visualisointi), Jarno M. Koponen, Enporia ja Richard von Kaufmann, Zipipop (projektin avaaminen yhteisölle), Bryan Boyer, Sitra (projektin järjestäminen ja kilpailutus), Lare Lekman, Resiina (ketterän projektin kilpailuttaminen), Jan Nyberg ja Mikko Sannikka, Noval Networks (SLA-asiat) ja Herkko Hietanen, Turre Legal (lisenssimallit).

Täsmäosaamisen hankkiminen projektin käyttöön on osoittautunut erittäin toimivaksi, kunhan muistetaan huolehtia ratkaistavan ongelman huolellisesta rajaamisesta ja briefaamisesta sekä työkalujen avaamisesta niin, että asiantuntija pääsee suoraan muokkaamaan olemassa olevia lopputuloksia.

Vihdoin se alkaa!

Projekti pääsi viimein kunnolla käyntiin kick-offin merkeissä ja kilpailutuksen onnistuminen näkyi mielestämme jo ensimetreiltä lähtien hyvän kokouksen muodossa. Osallistujat olivat poikkeuksellisella tavalla läsnä, tiesivät sivustosta ja sen tavoitteista jo valmiiksi paljon ja lähes kaikki pöydän ääressä olijat olivat jo tehneet töitä yhdessä. Myös sivuston konseptista on jo suhteellisen hyvä käsitys ja teknologiavalinnat on käytännössä tehty ja jopa osin testattu. Ainakin tilaajan näkökulmasta lähtökohdat yhteistyön onnistumiselle ovat erinomaiset.

Dokumenttipohjat käytettävissä

Kilpailutuksesta ja hankkeen etenemisestä löytyy lisää tietoa projektin blogista*, jota on tarkoitus päivittää koko hankkeen ajan. Kaikki hankinnassa käytetyt dokumenttipohjat* ovat vapaasti käytettävissä ja jatkojalostettavissa.

Artikkelin kirjoittajat: Janne Toivola ja Karoliina Luoto

Janne Toivola työskentelee Sinisessä Meteoriitissa konsulttina ja on toiminut Sitra.fi-hankkeessa kilpailutusvaiheen aikana projektinhallinnan konsulttina. Karoliina Luoto toimii Sitran verkkoprojektien koordinaattorina.

*Toim. huom. Linkkejä poistettu toimimattomina.