Kopiosto – Tekijänoikeuslupien myynti ja hallinta

Palvelun kuvaus

Kopiosto on Suomen luovaa alaa kattavimmin edustava tekijänoikeusjärjestö, jonka luvat mahdollistavat teosten vastuullisen käytön mm. oppilaitoksissa, yrityksissä ja yhteisöissä. Kopioston luvalla niissä voidaan kopioida ja käyttää digitaalisesti tekijänoikeuden suojaamia julkaisuja ja teoksia sekä hyödyntää monipuolisesti tv-sisältöjä. Teosten käyttöluvista kerätyt korvaukset Kopiosto maksaa teosten tekijöille, kustantajille ja esittäville taiteilijoille. Lupapalvelu on Kopioston lupatuotteiden myyntikanava, josta esimerkiksi yritysasiakkaat voivat hankkia itselleen sopivan lupatuotteen joko määräaikaisena tai toistaiseksi voimassa olevana.

Redandblue suunnitteli ja toteutti Kopiostolle uuden digitaalisen lupakaupan, joka julkaistiin marraskuussa 2024. Palvelu digitalisoi aiempia osin manuaalisia myyntiprosesseja ja tarjoaa asiakkaille modernin itsepalvelukanavan.

Uusi myyntikanava ja tehostetut prosessit

Projektin lähtökohtana oli tarve korvata aiemmin käytössä ollut Netsuiten SiteBuilderilla toteutettu lupakauppa. Aiempi kauppa oli suunniteltu vanhojen asiakkaiden lupien uusimiseen, eikä sitä pystynyt hyödyntämään uusien lupien myynnissä uusille asiakkaille. Kopiosto halusi uudistaa myös lupamyynnin prosessit ja tuoda markkinoille uudistuneet yritysten lupatuotteet. Tavoitteena oli rakentaa moderni verkkopalvelu, joka toimii aitona myyntikanavana uusille asiakkaille ja samalla automatisoi taustaprosesseja, jotta toiminta olisi kustannustehokkaampaa.

Suunnittelu

Suunnittelu käynnistettiin työpajoilla, joissa kartoitettiin kohderyhmät, käyttäjäpolut ja palvelun tavoitteet sekä sivustokartta. Teknisen työpajan avulla suunniteltiin sivuston arkkitehtuuri, tietomalli ja käytiin läpi integraation toteutusta. Visuaalisessa työpajassa kartoitettiin visuaalisia reunaehtoja ja käytiin sivustolle haluttua ilmettä läpi erilaisten referenssien ja benchmarkkien kautta. Työpajojen pohjalta suunniteltiin verkkosivuston käyttöliittymä ja visuaalinen ilme sekä tehtiin tarkennettu vaatimusmäärittely. Suunnittelutyössä painotettiin erityisesti ostopolun ja eri käyttäjäpolkujen sujuvuutta ja pyrittiin varmistamaan, että visuaalinen ilme tukee sivuston rakennetta.

Saumaton integraatio Oracle NetSuiteen

Projektin teknisenä ytimenä on WordPressin ja Kopioston toiminnanohjausjärjestelmä Oracle NetSuiten välinen integraatio. Ratkaisu on kaksisuuntainen: Asiakastiedot haetaan Netsuitesta ja tuotteita pystyy hallitsemaan WordPressin hallintapaneelista. Vastaavasti verkkokaupassa tehdyt tilaukset sekä asiakastietoihin tehdyt muutokset siirtyvät automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään laskutusta ja sopimushallintaa varten. Tämä vähentää merkittävästi asiakaspalvelun manuaalista työtä ja varmistaa datan eheyden. Lupakauppa palvelee moninaista asiakaskuntaa yrityksistä kuntayhtymiin, uskonnollisiin yhteisöihin ja opintokeskuksiin. Ostoprosessia sujuvoitettiin integroimalla palveluun PRH:n rajapinta: yritysasiakkaan tietoja ja toimialakoodi haetaan automaattisesti Y-tunnuksen perusteella.

Sujuvaa asiointia kaikille käyttäjille

Uudessa palvelussa asiakkaat voivat ostamisen lisäksi hallinnoida omia tietojaan, uusia määräaikaisia lupia ja päivittää toistaiseksi voimassa olevan luvan tietoja itsenäisesti myyntikausien puitteissa. Sivusto on monikielinen ja siitä on toteutettu kolme eri kieliversiota, suomi, ruotsi ja englanti. Palvelu on toteutettu WCAG 2.1 A/AA-tason saavutettavuusvaatimusten mukaisesti, palvellen yhdenvertaisesti kaikkia käyttäjäryhmiä.