Kun etsit digitoimistoa: Arvioi referenssejä

Perttu Tolvanen

Jos pitäisi valita vain yksi asia jota arvioi hyvän toimiston valinnassa, olisi se ehdottomasti toimiston referenssien sopivuus.

Ei siis referenssien määrä, ei koko, ei nimekkäät asiakkaat, ei yhteistyön pituus, vaan sopivuus. Onko toimisto tehnyt aiemmin samantyyppisiä projekteja mitä minä olen nyt suunnittelemassa? Ja ennenkaikkea, onko tällaisista projekteista toimisto saanut referenssiluvan asiakkaalta ja kirjoittanut työstä referenssitarinan?

Hyvät referenssitarinat ovat ylivoimaisesti nopein ja luotettavin tapa varmistaa että toimistolla on sopivaa kokemusta, ja toimiston asiakkaat ovat yleisesti ottaen tyytyväisiä siihen miten kyseinen toimisto töitään tekee.

Sanoisin jopa että on oman ajan haaskaamista pyytää edes palaveriin sellaisia toimistoja, jotka eivät ole omalle verkkosivustolleen saaneet tehtyä referenssitarinoita asiakkuuksistaan. Pelkästään palaverissa kerrottuihin kalajuttuihin hienoista projekteista ei kannata tälläkään alalla luottaa.

Muodosta “parhaiden kandidaattien lista” referenssien perusteella

Referenssien arviointi on loistava tapa valita ne ketkä pääsevät tarkempaan tarkasteluun, eli esimerkiksi keiden kanssa istutaan alas ja aletaan neuvottelemaan. Kun tutkii markkinaa ja valmistelee varsinaista kilpailutusvaihetta, niin referenssien arviointi on yksi parhaita keinoja valmistautua projektiin ja oppia ymmärtämään mitä mikäkin toimisto tekee ja millä tavalla.

Jos toimistolla on kiinnostavia, samantyyppisiä referenssejä, niin tapaaminen toimiston kanssa on todennäköisesti hyödyllinen, etenkin jos pääsee kuulemaan hieman lisää juuri näistä kiinnostavista referensseistä.

Älä tuijota yksittäisiä referenssejä, vaan katso kokonaisuutta

Yksittäisiä referenssejä ei yleensä kannata sen tarkemmin lähteä pisteyttämään tai antamaan yksittäisille referensseille liian suurta arvoa. On parempi että toimistolla on useampia melko samanlaisia referenssejä, kuin että toimistolla on yksi referenssi erittäin osuvasta toteutuksesta, esimerkiksi kilpailijan palvelun toteutuksesta.

Yksittäinen, kiinnostava referenssi ei pitäisi koskaan riittää. Tässä maassa on satoja toimistoja, jotka ovat tehneet yhden tai kaksi hienoa verkkopalvelua. Suurin osa näistä ei silti ole luokiteltavissa “hyväksi kumppaniksi verkkosivustoprojekteihin”, koska useimpien näiden ydintoiminta on jotain muuta, tai kyseessä on sekatavarakauppahenkinen toimija. Referenssejä arvioidessa kannattaakin etsiä toistuvia “kaavoja”, eli onko toimisto tehnyt samantyyppisen hyvän suorituksen monta kertaa?

Jopa nuorilla ja nälkäisillä haastajilla on yleensä takanaan jo kymmeniä projekteja, joista useimmista pitäisi olla referenssitarinat, jos on tehty duunia edes sinnepäin.

“Kova kiire” ja “paljon duunia” ovat surkeita tekosyitä

Toimistojen peruspuolustus referenssien puutteeseen on yleensä se, että duunia pukkaa kuulemma niin “ovista ja ikkunoista” että ei vain millään ole ehtinyt referenssitarinoita tekemään. Tämä on aivan naurettava perustelu.

Menestyvä yritys kirjoituttaa referenssitarinat helposti osaavalla viestinnän ammattilaisella – ja näin monet tekevätkin. Jos taas toimitusjohtaja ei ole kiireeltään kykenevä edes koordinoimaan referenssitarinoiden ulkoistettua toteutusta, on syytä epäillä toimiston johtamisjärjestelmää laajemminkin.

Kun olet kandidaattisi valinnut, siirry arvioimaan muita asioita

Mitä pidemmälle valintaprosessi etenee, sitä vähemmän referenssejä kannattaa tuijottaa. Lopullinen valinta kannattaa tehdä tarkempien neuvottelujen ja muiden kriteerien perusteella, finaalivaiheessa ei referensseillä enää pitäisi olla suurta merkitystä.

Liiallinen referenssien tuijottaminen johtaa yleensä isojen ja vakiintuneiden toimistojen suosimiseen. Tätä kannattaa yleensä välttää, koska etenkin digitoimistojen saralla myös pienet toimistot voivat tehdä loistavaa jälkeä.

Jopa julkisissa hankinnoissa referenssien käyttöä arviointiperusteena vältetään, koska se helposti johtaisi pienten ja uusien tekijöiden syrjimiseen. Referenssien käyttäminen karsivana tekijänä onkin itse asiassa yksityistä ja julkista puolta vahvasti yhdistävä asia, koska kummallakin puolella niitä käytetään pääosin “parhaiden kandidaattien listan” rajaamiseen.

Yhteenveto: Keskity referensseihin alussa, unohda ne lopussa.

Tiivistetysti voi todeta, että referensseillä valitaan ne, jotka “pääsevät peliin mukaan”. Sitten kun karsinnasta on päässyt läpi, niin hyvä kilpailutus kohdistuu muihin asioihin, ja tällöin pienikin voi voittaa ison.

PS. Tilaa Vierityspalkin kerran kuukaudessa ilmestyvä uutiskirje, joka koostaa artikkelit, linkkivinkit, työpaikat ja julkaisut.

Kommentit

  1. Vesa Palmu says:

    Ei nyt ihan pelkästään näinkään, projekteja eivät tee firmat vaan ihmiset. Firmalla on toki myös osuutensa prosessien, koulutuksen ja tuen kautta. Silti kun ollaan ostamassa palveluita ostetaan aina loppupeleissä ihmisiä.

    Jos soveltaa tätä ohjetta 30% firmaan ja 70% tarjottuun tiimiin osuu mielestäni aika oikeaan. Kannattaa kysyä myös mitkä ovat juuri minulle tarjotun tiimin referenssit.

    Kärjistetysti: Ottaisitko uuden firman jolla ei ole yhtään referenssiä mutta tiimin jäsenillä timantin kovat refet, vai kaikissa liemissä keitetyn firman joka tarjoaa junnua tiimiä?

  2. Perttu Tolvanen says:

    Kiitos kommentista, Vesa. Näinhän se on, ja siksi tarkempaan tarkasteluun pääsemisen jälkeen juuri pitääkin keskittyä mm. siihen tiimiin mitä tarjotaan ja sen referensseihin.

    Olen samaa mieltä ohjeesi kanssa, mutta sen haaste on mun mielestä se, että kun tehdään shorttilistojen rakentamista, niin eihän silloin pääse tiimitasolle mitenkään, koska tietoa ei ole vain tarjolla. Toki nyt esim. me North Patrolissa tiedetään referensseistä myös paljon tiimitason tietoa, mutta omatoimiselle ostajalle tiimitason tietoon pääseminen on kyl nyky-ympäristössä vaan käytännössä aika mahdotonta. Firmat eivät vaan yksinkertaisesti kerro a) referensseistään tarpeeksi ja b) ihmisistään tarpeeksi.

    Täten minusta se eka shorttilista voi just rakentua firmatason refejen perusteella, ja olla vielä kohtuullisen pitkä, vaikka 10-15 firmaa, ja sitten sen jälkeen voisi tapaamisten perusteella esimerkiksi karsia ne joiden referenssit ovat selkeästi sen tiimin refejä joita ollaan oikeasti tarjoamassa.

    Isojen firmojen kohdalla näkee tosiaan todella paljon sitä, että refejä löytyy vaikka kuinka paljon, mutta sitten kun pyydetään nimilistaa tyypeistä jotka vois olla tarjolla, niin yksikään niistä jannuista/mimmeistä ei ole ollut niissä refeissä joilla on keskustelu avattu.

  3. Ville Availa says:

    Toimittajana kaikki mitä tehdään olisi kiva jakaa ulospäin ja tiedoksi muille – se on jo missionkin mukaista. Aika usein asiakkaat (siis heidän organisaationsa) haluavat ylisuojella kaikkea hankkeisiinsa liittyvää tietoa, jopa tietoa hankkeen tai asiakassuhteen olemassaolosta.

    Enemmän siis varmaan kerrottaisiin, mikäli siihen olisi helpompi saada lupa. Toki tämä voidaan esittää vaatimuksena sopimuksia tehdessä, mutta siihen on harvemmin valtuuksia sopimuksen laatijoilla asiakkaan puolella, ainakin suuremmissa organisaatioissa.

  4. Perttu Tolvanen says:

    Kiitos kommentista, Ville.

    Näinhän se on, isojen asiakkuuksien mukana tulee myös isommat haasteet saada referenssioikeuksia. Olen ihan samaa mieltä siitä, että monella tämänkin maan firmalla on aivan käsittämätön referenssipolitiikka, joka aktiivisesti haittaa palveluyritysten toimintaa ja mahdollisuuksia tehdä kauppaa ja kasvattaa yritystoimintaa.

    Minusta se onkin yleistynyt viime vuosina, että toimittajat pyrkivät sopimuksissa ja tarjouksissa hankkimaan jo jonkinlaisen lupauksen referenssioikeudesta. Ainakin asiasta tuntuvat keskustelut lisääntyneen.

    Referenssien merkittävä arvostaminen on haasteellista juurikin sellaisille firmoille, joilla on paljon isoja asiakkuuksia, jotka eivät suhtaudu referenssioikeuksiin järkevästi, esimerkiksi nyt finanssisektori. Osittain juuri tämän takia en olekaan sitä mieltä, että referenssejä pitäisi pisteyttää merkittävästi myös finaalivaiheissa, koska silloin yksittäisenkin ison refen puuttuminen listoilta voi jo vaikuttaa.

    Shorttilistojen rakentamiseen refet ovat kuitenkin se paras vaihtoehto. En edes tiedä mikä olisi järkevä toinen lähestymismalli.

    Ja toisaalta, ei alalla käydä tällä hetkellä todellista referenssikisaa oikein millään alueella. IT-alan firmat tekevät varmaan referenssitarinoita keskimäärin joka kymmenennestä asiakkuudesta, joten jos tuota prosenttia lisäisi edes vähän, niin refetarinoiden määrän pitäisi räjähtää.

    Referenssilupien saaminen ei kuitenkaan ole mikään oikeasti laajamittainen ongelma. On paljon isojakin IT-firmoja, joilta puskee refetarinoita ihan koko ajan. Yleensä noita hankalia tapauksia on kuitenkin firmoilla vain muutamia kappaleita, joten jos refeihin suhtautuu vakavasti, niin ei muutaman asiakkuuden puuttuminen ole ongelma.

    Paljon yleisempää on se, että refetarinoiden puute kertoo siitä, että asiakkaat eivät ole tyytyväisiä firman kanssa tehtyihin projekteihin tai jatkokehitysvaiheisiin. Olen myös itse todistanut sitä kun asiakas vetoaa referenssipolitiikkaan vaikka oikeasti kysymys on tyytymättömyydestä yhteistyöhön.

    Minusta referenssien puute tai valikoiman suppeus on vain uskottavuusongelma tänä päivänä, enkä ole yksin tämän ajattelun kanssa. Ja vaikka niiden hankkimisessa on varmasti todellisia haasteita, niin niiden eteen kannattaa tehdä töitä ja vaikka vähän vääntää asiakkaiden kanssa.

    Väittäisin jopa että mitä enemmän asiakkaidenkin shorttilistapohdinnat menevät verkkoon, niin sitä enemmän juuri refetarinat korostuvat.

  5. Vesa Palmu says:

    Itse olen taklannut tätä niin että nostaa tarjouksessa listahintoja esim 10% ja antaa samalla summalla alennuksen referenssioikeudesta. Tämä johtaa hyvään keskusteluun silloin kun asiakkaan procurement loppumetreillä toteaa että sopimuksessa mainittu referenssioikeus ei ole heidän [lisää sopiva tekosyy tähän]-policynsä mukaista. Referenssillä on hyvinkin konkreettinen arvo toimittajille, sen voi yhtä hyvin tehdä asiakkaalle läpinäkyväksi.

    Toisaalta referenssien näennäinen puute voi monella toimittajalla johtua myös tyytymättömistä asiakkaista. Harva antaa tyytymättömän asiakkaan referenssinä, pointtina on yleensä kuitenkin soittaa ainakin osalle referensseistä ja kysyä miten yhteistyö sujui.

  6. Perttu Tolvanen says:

    Erittäin hyvä vinkki, Vesa. Tuolla tavalla juuri saa sen keskustelun asiasta varmasti avattua, ja kuten toteat, se merkitys tulee asiakkaallekin selväksi.

    On varmasti paljon tarinoita siitä miten jonkun toimiston merkittävä kasvupyräys on perustunut yksittäiseen referenssiin, jolla on ratsastettu uusiin asiakkuuksiin monta vuotta, joten asian merkityksen alleviivaaminen pitäisi olla toimittajien intressissä.

Jätä kommentti