Pintaa syvemmällä: Helsingin Energian verkkosivustouudistus

Helen.fi-sivusto uudistui hiljattain ja Vierityspalkki päätti tiedustella kehityspäällikkö Jukka Heliniltä miten projekti sujui kokonaisuudessaan. Jukka päätti kertoa omin sanoin, miten koko projekti eteni suunnittelusta kilpailutusvaiheisiin ja lopulta toteutukseen ja julkaisuun.

Helen.fi-uudistus, kertojana Jukka Helin

Helsingin Energia palvelee noin 400 000 asiakasta ympäri Suomea. Lisäksi vastaamme siitä, että pääkaupungissa on lämpöä ja viileää riittävästi kelillä kuin kelillä. Sivuston kannalta tärkeä liiketoiminta, sähkön myynti, on vahvasti kilpailtua, ja kulujen karsiminen palvelun laadusta tinkimättä on tärkeimpiä tavoitteita. Tätä pohjaa vasten lähdimme keväällä 2012 uudistamaan helen.fi-sivustoa, jonka edellisestä isommasta päivityksestä oli kulunut noin neljä vuotta. Tältä puolitoistavuotinen projekti näytti projektipäällikön silmin.

Vanha sivusto ei enää palvellut kunnolla vaativaa asiakaskuntaa, eikä se antanut ylläpitäjille riittäviä mahdollisuuksia ketterästi luoda uutta sisältöä erilaisiin markkinointi- ja viestintätarpeisiin. Tästä oli myös vahva yhteisymmärrys sisäisesti.

Päätimme jakaa projektin kahteen itsenäiseen osaan, suunnitteluun ja konseptointiin sekä toteutukseen.

Osa 1. Suunnittelu ja konseptointi

Tarjouspyynnöt suunnittelutoimistoille lähtivät kesäkuun alussa 2012, ja nimet saatiin sopimuspapereihin Ideanin kanssa elokuussa. Siitä alkoi tiivis kolmen kuukauden suunnitteluponnistus, jonka aikana järjestettiin useita tapaamisia erilaisten asiakkaiden kanssa ja pohdittiin sisäisesti, mitä sivustolta haluamme. Sisäisesti fokuksena oli kohdella sivustoa eräänlaisena palveluntuottajana. Kysyimmekin keskusteluissa jatkuvasti: “Mitä haluamme sivuston meille tuottavan?” Kysymyksenasettelu auttoi myös pääsemään yli tunnepitoisista keskusteluista, kuten minkä värisiä elementtejä sivuilla pitäisi olla ja kenellä pitäisi olla näkyvyyttä etusivulla ja kuinka paljon.

Ideanissa käyttäjätutkimuksesta ja projektista vastasi Elina Uusimäki, käyttöliittymä- ja vuorovaikutussuunnittelusta Heikki Sarkkinen. Visualisteina toimivat Leo Hakola ja Mikko Lahti.

Hankala CMS-valinta

Yksi pääsyistä suunnittelun ja toteutuksen jakamiseen kahteen eri projektiin oli tarve ostaa lisäaikaa teknisen alustan valintaan. Helsingin Energia on pitkälti Microsoft-talo ja hallinnan yhtenäistämiseksi meillä oli näkemys siitä, että kaikki verkkopalvelumme tulee tuottaa samalla alustalla, tässä tapauksessa SharePointilla. Ulkoisilla sivuilla käytössämme ei aiemmin ollut varsinaista julkaisujärjestelmää ja muiden ylläpitäjien tarinoita kuunnellessamme emme olleet aivan vakuuttuneita siitä, onko SharePoint oikea järjestelmä meille ulkoisten sivujen alustaksi.

Päätöksenteko järjestelmähankkeissa ei ole aina helppoa, joten päätimme ottaa valintaan konsultit mukaan. North Patrolin Sami Kalanen ja Perttu Tolvanen pyydettiin arvioimaan konseptisuunnitelmamme ja antamaan oma näkemyksensä tulevan toteutusprojektin kustannuksista eri järjestelmillä. Finalisteiksi potentiaalisina toteutusalustoina olimme valinneet Drupalin, SharePointin ja EPiServerin.

Tiimissä totesimme myöhemmin, että North Patrolille maksettu 10 000 euroa oli projektin parhaiten käytettyjä rahasummia. Sen perusteella mutu-keskustelu eri alustojen vahvuuksista ja heikkouksista loppui ja pystyimme valitsemaan järjestelmän omien prioriteettiemme pohjalta. Tällä kertaa painotimme valinnassa helppoa ylläpitoa, helppoa jatkokehitystä ja alhaisempia kustannuksia. Voittajaksi valittiin EPiServer 7.

Tarjouskilpailu 2

Nyt elettiin marraskuuta 2012. Meillä oli käsissämme erinomaiseksi arvioimamme konsepti, jota oli validoitu kattavasti asiakkailla. Lisäksi tiesimme, millä järjestelmällä haluamme lähteä tekemään toteutusta. Enää piti löytää oikeat EPiServer-tekijät. Tiesimme jo tässä vaiheessa, että kun sivuston ensimmäinen versio saadaan julkaistua, niin töitä riittää vielä. Halusimme siis ykköstiimin tekemään palvelua toteutuksen ja ylläpidon aikana. Kilpailutukset julkisella sektorilla, johon Helsingin Energiakin kuuluu, ovat usein aikaa vieviä. Saimme tarjouspyynnöt joulukuun alussa potentiaalisille toimittajille, mutta nimet meillä oli sopimuspaperissa vasta huhtikuussa 2013. Erittäin tiukan kilpailun voitti Tieto.

Osa 2. Toteutus

Kilpailuttaminen kannatti, sillä olimme (ja olemme yhä) erittäin tyytyväisiä Tiedolta saamaamme toteutustiimiin. Janne Kuusela (EPiServer-arkkitehti), Timo Hiltunen (määrittely ja konseptointi), Arto Seppänen (html-toteutus), Dawid Madzia (koodaus), Grzegorz Jeremias (koodaus) ja Sanna Bitter (projektipäällikkö) tekivät erinomaista työtä. Tiimi teki projektin napilleen budjettiin ja selvästi etuajassa. Suunniteltu julkaisu oli marraskuun lopussa 2013, mutta julkaisimmekin jo marraskuun alussa. Olisimme voineet ehtiä ulos aiemminkin, mutta sisällöntuotannon viimeistelyn vuoksi meidän piti venyttää julkaisua pari viikkoa toteutuksen valmistumisesta.

Sisällöt on tärkeimpiä

Julkaisun ”viivästymisestä” tullaankin projektin kolmanteen osa-alueeseen, joka ei alun perin ollut aivan yhtä hyvin harkittu kuin design ja toteutus. Nimittäin sisältötyö. Lopullisille verkkosisällöille tai niiden ylläpidolle, buzzwordin mukaisesti sisältöstrategialle, ei ollut annettu vielä juurikaan huomiota alkuvuodesta 2013. Mutta projektin onneksi saimme sisäisesti järjesteltyä asiat siten, että toteutukseen saatiin mukaan omasta henkilökunnastamme Anu Peltonen, joka sai vastuulleen koko sivuston sisältöjen suunnittelun ja toteutuksen kolmella kielellä. Yhä edelleenkin pidän pienenä ihmeenä, että myös sisällöt saatiin kunnialla kasaan ja syötettyä sivustolle edellä alkuperäistä aikataulua, joka oli jo itsessään kireäksi suunniteltu.

Miksi onnistuimme?

Kaikkiaan tätä saittiuudistusta voi pitää omasta kokemuksestani onnistuneena. Kaikilla mittareilla mitattuna teimme tiiminä hyvää työtä ja voimme olla ylpeitä lopputuloksesta. Miksi siis onnistuimme, vaikka mokaamisen paikkoja oli puolentoista vuoden aikana kylliksi? Vastaus piilee mielestäni vain ja ainoastaan projektiin osallistuneissa ihmisissä. Ensinnäkin, saimme projektin omistajalta ja ohjausryhmältä täyden luottamuksen tehdä asiat ammattitaitomme mukaan kunnolla. Sovimme jo alussa, että projektin ykköskriteeri on laatu. Lisäksi projektin jäseniin luotettiin täysillä, puolin ja toisin. Kullakin oli selkeät tavoitteet ja vastuut sekä suuri vapaus tehdä mielestään oikeat ratkaisut omalla alueellaan. Keskustelut eri toimittajien välillä pyrittiin pitämään avoimina. Sitoutuneen ja osaavan tiimin ansiosta projekti saatiin maaliin alle budjetin ja aikataulun, vaikka laatu oli projektin ensisijainen tavoite.

Kehitettävääkin löytyy projektin jäljiltä. Keskeisimpänä lienee projektiin käytetty aika. Itse työhön meni 1,5 vuodesta noin kahdeksan kuukautta. Muu aika kului kilpailutuksissa. Lisäksi sisältöjen suunnittelu olisi hyvä ottaa vielä aikaisemmassa vaiheessa mukaan.

Sivuosissa, olkoonkin että tärkeissä, olivat Quru sekä InPulse* ja Audipek. Quru teki meille SEO-kartoituksen ennen ja jälkeen julkaisun sekä hoiti tarvittavien uudelleenohjausten suunnittelun julkaisun yhteydessä. Inpulse puolestaan teki liki valmiille sivustolle suorituskykytestauksen. Audipek teki käännökset suomesta ruotsiin ja englantiin.

Tuloksia

Nyt julkaisusta on kulunut muutama kuukausi, joten voimme alkaa arvioimaan tarkemmin tuloksia. Suurta dramatiikkaa julkaisuun ei liittynyt. Jo nyt on kuitenkin todettavissa, että konversioon johtava keskimääräinen aika sivustolla on tipahtanut yli 10 %. Lisäksi välitön poistumisprosentti on laskenut n. 15 %. Työ on kuitenkin vasta alussa ja tämä vuosi keskitytään palvelun parantamiseen.

—

Kirjoittaja: Jukka Helin
Infografiikka: Pirita Tolvanen

PS. Haluatko Vierityspalkin artikkelit sähköpostiisi? >> Tilaa kuukausikirje

[*Toim. huom. Linkki poistettu toimimattomana.]