Porvoon kaupunki

Tekijä: Knowit Experience
Tärkein teknologia: WordPress
Projektin budjetti: yli 60 000 €
Palvelun tyyppi: Julkisen organisaation tai yhdistyksen sivusto

Porvoon kaupunki on reilun 50 000 ihmisen kotipaikka. Rakensimme Porvoolle sen kaikkia toimintoja palvelevan sivustokokonaisuuden, josta on moneksi. Kaiken kaikkiaan Porvoon kaupungille toteutettiin yhdeksän sivustoa.

Sivustouudistuksen isoja teemoja olivat keskitetty sisällönhallinta sekä erillissivustojen luominen kaupungin eri liikelaitoksille ja toimijoille. Aiemmin käytössä oli vain yksi pääsivusto, ja sen uudistamisen lisäksi ympärille lähdettiin nyt luomaan omia erillissivustoja. Erillissivustojen haluttiin olevan Porvoon kaupungin sivuston kanssa sukunäköisiä ja samoja elementtejä haluttiin voida hyödyntää läpi eri sivustojen.

Esimäärittely projektille tehtiin North Patrolin toimesta. Suunnittelu aloitettiin benchmarkien ja tarpeiden läpikäymisellä käytännön tasolla. Erityisesti tarpeena oli saada käyttöön enemmän sisältöelementtejä, jotka mahdollistavat erilaisia sisällön esitystapoja sekä selkeän hierarkian. Vahvasti kaksikielinen kaupunki viestii yhdenvertaisesti suomeksi ja ruotsiksi. Lisäksi käytössä on muita kieliä, joten kieliversiointi oli yksi kulmakivistä.

Uusien erillissivustojen ilme johdettiin pääsivuston ilmeestä, jolloin Porvoon kaupungin brändi pysyy tunnistettavana läpi sivustojen. Huomioon otettiin myös sellaiset tarpeet, joissa ilmeeseen tarvitaan eriävyyttä. Tämä näkyy mm. Porvoon veden sivustolla, jossa muutettiin hiukan värejä ja fontteja, mutta elementtien runko säilyi samana. Taidetehtaan sivustolla ilme taasen haluttiin pitää Taidetehtaalle ominaisena, mutta elementtien runko edelleen samana. Sivustojen visuaalisen suunnittelun lisäksi toteutettiin kokonaan uusi ikonikirjasto, joka tukee yhtenäisemmin Porvoon brändiä.

Uusi sivustokokonaisuus rakennettiin WordPressin päälle käyttäen multisite-ominaisuutta. Suunnitteluvaiheessa tunnistettiin sivuston käyttäjien ja ylläpitäjien kannalta useampia tärkeitä toiminnallisuuksia. Porvoolla on yli sata sisällöntuottajaa sivustoillaan, joten keskitetty sisällönhallinta oli iso tekijä uudistuksessa. Tätä varten rakennettiin nk. ”sisältökone”, joka toimii kotipaikkana eri sivustojen kesken jaettavalle sisällölle. Esimerkiksi yksittäiset uutiset ja tapahtumat syötetään sisältökoneessa, josta niitä välitetään halutuille erillissivustoille. Jos jotain uutisessa muutetaan, tehdään muutos ainoastaan sisältökoneessa, josta se päivittyy automaattisesti kaikille sivustoille, johon kyseinen sisältö on jaettu.

Porvoon kaupungin henkilöstön yhteystiedot ovat yksi haetuimmista sisällöistä. Yhteystiedot tuodaan sivustolle Azuren Active Directorystä Microsoft Graph-rajapinnan kautta, ja ylläpitäjät voivat tarvittaessa rikastaa näitä tietoja julkaisujärjestelmässä.

Toinen rajapinta tehtiin Palvelutietovarantoon (PTV), josta tuodaan Porvoon palvelupisteiden yhteystietoja ja aukioloaikoja, ja näitä tietoja ylläpitäjät voivat liittää eri sivuihin ja elementteihin.

Tapahtumien esittämistä ja ilmoittamista varten rakennettiin oma tapahtumakalenteri. Kalenteriin voivat syöttää tapahtumia sekä Porvoon sisällöntuottajat että tapahtumanjärjestäjät itse käyttämällä tapahtuman ilmoituslomaketta. Lisäksi Porvoossa toimivien yritysten, ravintoloiden ja putiikkien aukiolotiedoille rakennettiin oma aukiolokalenteri.

Sivustoilla sijaitsee suuri määrä erilaista sisältöä, ja tiedon haluttiin olla löydettävissä myös sivustojen välillä. Hakutoiminto viritettiinkin sellaiseksi, että etsittävä tieto on mahdollista löytää riippumatta siitä, millä sivustolla käyttäjä on.

Myös kuvasisältöä on käytössä paljolti, ja tätä varten Porvoo otti käyttöön uuden mediakirjaston Mediaflow’n, joka tuotiin osaksi sivustoa.

Kun Porvoolla on yli sata sisällöntuottajaa eri yksiköissä ja liikelaitoksissa, nousee käyttäjäoikeuksien hallinta isoon arvoon. WordPressin perinteisiä käyttäjätasoja muokattiin postityypeittäin, jotta oikeilla päivittäjillä oli pääsyt tarvittaviin sisältötyyppeihin, eikä laajimpia oikeuksia tarvitse antaa kuin vain muutamalle pääkäyttäjälle.

Sivustouudistus toteutettiin Knowitin seitsenhenkisen tiimin voimin. Koronaepidemian myötä projekti vietiin läpi kokonaan etänä.

Uusia sivustoja syntyi projektin aikana kahdeksan kappaletta (sivustot lueteltu tarkemmin tekstin lopussa). Näiden lisäksi matkan varrella rakennettiin vielä Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen valmistelevalle toimielimelle oma sivusto, kun soteuudistus tuli voimaan.

Projektin tuotoksena oli saavutettava, tietoturvallinen sekä Porvoon näköinen sivusto erillissivustoineen. Saavutettavuudessa noudatettiin WCAG:n AA-tasoa. Uudet sivustot toimivat responsiivisesti ja niiden sisällöntuotanto on joustavaa uusien, monenlaisiin tarpeisiin sopivien elementtien avulla.

Loppuvaiheessa sivustolle kytkettiin vielä KuntaKati-chatbot, jonka kautta kaupungin asukkaat voivat kysyä ja saada apua erinäisissä pulmissa.

Uudet sivustot julkaistiin pääosin kevään 2022 aikana ja yhteistyö on jatkunut sen jälkeen tiiviinä ylläpidon ja jatkokehityksen osalta

Uudistetut sivustot:
Porvoon kaupunki
Visit Porvoo
Porvoon Vesi
Porvoon ympäristöterveydenhuolto
Porvoonseudun musiikkiopisto
Kuninkaantien työterveys
Tilapalvelut
Taidetehdas
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue

Myöhemmin syksyllä 2022 tullaan vielä julkaisemaan uusi Business Porvoo -sivusto.