Suomenlinnan uudet verkkosivut

Suomenlinnan hoitokunnan verkkosivu-uudistuksessa palattiin juurille. Haasteena oli kahden erillisen sivuston – suomenlinna.fi ja suomenlinnanhoitokunta.fi – yhdistäminen yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi, joka palvelisi sekä matkailijoita, asiakkaita että muita sidosryhmiä.

Kahden sivuston haasteet

Suomenlinnan ja Suomenlinnan hoitokunnan verkkosivut olivat olleet käytössä vuodesta 2014. Sivustoja oli kehitetty ja korjailtu tarpeen mukaan, mutta vuosien mittaan teknisiä haasteita oli alkanut kasaantua.

”Sivustoilla alkoi olla teknisiä haasteita – kun jotain muutettiin, saattoi jotain toisaalla hajota. Kahden sivuston ylläpito ja sisällöntuotanto oli myös haastavaa. Sivustoilla oli osin päällekkäistä informaatiota ja epäilimme sivustojen välillä liikkumisen olevan käyttäjälle hämmentävää”, kertoo Suomenlinnan hoitokunnan Kati Manner.

Poutapilven näkökulmasta asiakkaan tarve oli selkeä: ”Tavoitteenamme oli yhdistää suomenlinna.fi ja slhk.fi yhdeksi sivustoksi, sekä uudistaa käyttöliittymä, ulkoasu ja ylläpito”, projektipäällikkö Saara Sangi Poutapilveltä tiivistää.

Kahden erillisen sivuston ylläpitäminen oli kuluttanut resursseja ja aiheuttanut epäselvyyttä käyttäjille. Sama tieto saattoi löytyä kahdesta eri paikasta, mikä hankaloitti ajantasaisen tiedon löytämistä ja ylläpitoa. Oli aika siirtyä yhtenäiseen ratkaisuun.

Halusimme uudistaa verkkosivut uudelle alustalle ja yhdistää kaksi erillistä sivustoa. Tavoitteemme oli käyttäjälähtöinen, visuaalisesti houkutteleva yksi verkkosivusto, teknisesti modernilla ja pitkään jatkokehitettävällä julkaisualustalla.

– Kati Manner, Viestintäkoordinaattori, Suomenlinnan hoitokunta

Määrittelytyöpajoista toteutukseen

Suomenlinnan hoitokunnan verkkosivuprojekti käynnistyi kolmella määrittelytyöpajalla, joissa keskusteltiin tarpeista ja linjattiin sivuston rakennetta, sisältöjä, brändiä ja visuaalisuutta sekä teknisiä ratkaisuja.

”Oli hienoa nähdä, että Poutapilvi oli aidosti meistä kiinnostunut jo neuvotteluista alkaen. Projekti eteni jouhevasti. Poutapilvi oli asiakasta kuunteleva kumppani”, Manner kertoo.

Poutapilven näkökulmasta työpajat toimivat erinomaisena paikkana keskustelun syventämiseksi: ”Työpajoissa muun muassa määrittelimme kohderyhmät ja niiden yleisimmät käyttötapaukset”, Sangi toteaa.

Projektin aikataulu muotoutui joustavasti asiakkaan tilanteen mukaan. ”Itsellämme oli aluksi kunnianhimoisempi suhtautuminen projektin kokonaisaikatauluun, mutta se todettiin aika pian epärealistiseksi, koska omien resurssien priorisointi oli organisaation muutostilanteessa haastavaa”, Manner muistelee.

Poutapilven näkökulmasta projekti eteni sujuvasti:

“Asiakas oli mukava ja innoissaan muutoksesta. Asiakkaan projektitiimi oli melko pieni, mikä mahdollisti projektin jouhevan etenemisen”, Sangi toteaa.

Tekninen toteutus ja räätälöidyt ratkaisut

Suomenlinnan uusi sivusto rakennettiin WordPress-julkaisualustalle, joka tarjoaa helppokäyttöisen ja joustavan pohjan sisällönhallintaan. Erityistä huomiota kiinnitettiin teknisiin integraatioihin, jotka helpottavat tiedon ylläpitoa ja ajantasaisuutta.

Sangi mainitsee integraatiot ja räätälöidyt WordPress-lohkot sivuston teknisiksi erityispiirteiksi. ”Integraatioiden avulla siirretään dataa sivustolle sekä tapahtumien että palvelujen aukioloaikojen osalta. Lisäksi näitä näytetään räätälöidyssä Suomenlinna tänään -lohkossa, joka kokoaa yhteen kokonaistarjonnan tapahtumia ja palveluita Suomenlinnassa päiväkohtaisesti”.

Uusi ratkaisu hyödyntää rajapintoja, jotka hakevat tiedot suoraan Helsingin kaupungin järjestelmistä. ”Sivusto rakennettiin hakemaan rajapinnan kautta Helsingin kaupungin tapahtuma- ja aukiolosovelluksista kyseiset tiedot. Näin toimijan tarvitsee syöttää tietonsa vain yhteen järjestelmään ja tieto näkyy useammassa paikassa, kuten Suomenlinnan sivuilla sekä Helsingin kaupungin MyHelsinki-sivustolla”, Manner selittää.

Tämä ratkaisu tehostaa tiedonhallintaa merkittävästi ja varmistaa, että kävijät saavat aina ajantasaista tietoa Suomenlinnan palveluista ja tapahtumista eri kanavissa.

Yhteistyö ja joustavuus

Määrittelyn jälkeen siirryttiin sisällönsyöttöpajoihin.

”Määrittelytyöpajojen jälkeen tuli ehkä pieni suvantovaihe, kun sivustoa rakennettiin, ja me odottelimme. Mutta sitten päästiin taas vauhtiin sisältötyöpajojen muodossa!”, Manner kertoo.

Sisällönsyöttötyöpajoissa pääkäyttäjät ja sisällönsyöttäjät opettelivat julkaisualustan käyttöä. ”WordPress oli meille ennestään tuttu, mutta oli uudella sivustolla paljon uusiakin ominaisuuksia”, Manner toteaa.

Yhteistyön sujuvuus ja joustavuus nousivat projektin aikana tärkeiksi tekijöiksi. ”Poutapilvi oli kuunteleva ja kärsivällinen kumppani. Emme jääneet yksin kysymystemme kanssa, vaan nopeasti tuli kaikkeen vastaus. Heillä oli erittäin hyvä roolitus yrityksessä ja jokaiseen vaiheeseen löytyi taitava osaaja, joka vei projektia hienosti eteenpäin”, Manner kiittää.

Poutapilvi on asiakkaan kokoinen toimittaja. Olemme tunteneet olomme kuulluksi ja saaneet palvelua ja tukea sellaisiin asioihin, mihin olemme sitä kaivanneet. Tekeminen on ollut myös joustavaa.

-Kati Manner, Suomenlinnan hoitokunta

Lopputulos ja jatkokehitys

Uusi Suomenlinna.fi-sivusto on nyt käytössä, ja se palvelee sekä matkailijoita että muita sidosryhmiä aiempaa paremmin. Sivusto on visuaalisesti raikas ja toimii hyvin eri päätelaitteilla.

”Olemme olleet tyytyväisiä editoriin eli sisällönsyöttötyökaluun. Meille kriittisintä oli saada sivut uudelle alustalle”, Manner kertoo.

Käyttäjäpalaute on keskittynyt lähinnä sisältöön, jonka kehittämiseen uusi alusta tarjoaa hyvät työkalut. ”Toki aina pientä kehitettävää löytyy sellaisista seikoista, joita ei hoksaa testauksen aikana vaan varsinaisessa käytössä vasta. Mutta hyvällä fiilikselle olemme siirtyneet jatkokehittämisen pariin, kun kumppanina on Poutapilvi”, Manner toteaa.

Yhteistyö Poutapilven kanssa jatkuu myös tulevaisuudessa. ”Jatkuu ehdottomasti, sillä esimerkiksi tilapalveluiden muotoilu on asialistalla”, Saara Sangi kertoo.

Projektin myötä Suomenlinnan hoitokunta on saanut käyttöönsä modernin verkkopalvelun, joka yhdistää aiemmin erilliset sivustot selkeäksi kokonaisuudeksi. Käyttäjät löytävät tiedon helpommin, sisällöntuotanto on sujuvampaa ja ylläpitokustannukset ovat pienentyneet. Samalla on luotu pohja tulevalle kehitystyölle, joka jatkuu Poutapilven ja Suomenlinnan hoitokunnan yhteistyönä.