Safetumille riskienhallintatyökalu web-sovelluksena

Yhteistyömme tuloksena syntyi moderni ja intuitiivinen riskienhallintatyökalu, joka tehostaa isännöitsijöiden arkea ja vahvistaa Safetumin asemaa alan digitaalisena edelläkävijänä.

Kiinteistöjen turvallisuusala elää murroksessa, jossa kustannuspaineet ja lakimuutokset haastavat perinteisiä toimintamalleja. Alan johtava asiantuntija Safetum vastaa haasteeseen panostamalla voimakkaasti digitalisaatioon ja asiakaskokemuksen parantamiseen. Yhteistyössä kanssamme Safetum on uudistanut digitaalisia palveluitaan tavoitteenaan paitsi tehostaa omaa toimintaansa, myös tarjota taloyhtiöille ja isännöitsijöille entistä parempaa ja konkreettisempaa lisäarvoa.

Lähtötilanne: Asiantuntijuutta haastavassa markkinassa

Safetumin missiona on parantaa suomalaisten kiinteistöjen paloturvallisuutta. Yritys tarjoaa laajan valikoiman asiantuntijapalveluita, kuten pelastussuunnitelmia ja riskitarkastuksia, pääasiakkainaan taloyhtiöt ja toimitilakiinteistöt. Vaikka päätökset tehdään taloyhtiöissä, keskeinen yhteistyökumppani arjessa on usein isännöitsijä.

Toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Alan kilpailu on kovaa, ja samalla taloyhtiöt kamppailevat kasvavien kustannusten kanssa, mikä tekee hankintapäätöksistä aiempaa harkitumpia. Viimeaikaiset lakimuutokset, kuten vuoden 2026 alussa voimaan astuva palovaroitinlain uudistus, ovat lisänneet taloyhtiöiden vastuita ja sitoneet resursseja.

Tässä haastavassa tilanteessa Safetum tunnisti tarpeen erottautua ja vahvistaa asemaansa tuottamalla palveluita, jotka tarjoavat selvää lisäarvoa ja helpottavat asiakkaiden arkea digitaalisten työkalujen avulla.

Palvelumuotoilu riskienhallintatyökalun uudistuksen ajurina

Haastattelimme Safetumin digijohtajaa Martti Soinista ensimmäisen uudistusprojektimme tiimoilta. Mistä kaikki lähti liikkeelle?

“Uudistusprosessin käynnisti panostuksemme digitalisaatioon, kun aloitin yrityksen ensimmäisenä digijohtajana vuoden 2024 alussa. Tein laajan kartoituksen haastattelemalla asiakkaita ja henkilöstöä sekä analysoimalla markkinaa. Tämän pohjalta tunnistimme keskeisimmät kehityskohteet, joista ensimmäisenä tartuttiin Safetum Palvelun riskienhallintatyökalun ja riskitarkastusraportin uudistamiseen.”

Tarve uudistukselle oli tunnistettu yrityksessä jo aiemmin. “Asiakkaamme, erityisesti isännöitsijät, olivat antaneet palautetta nykyisen palvelun hankalakäyttöisyydestä ja raportin sekavuudesta.”

Kumppanin valinnassa vakuutti Hionin vahva näkemys palvelumuotoilusta ja käytettävyydestä.

“Jo ensitapaamisessa syntyi sellainen kuva, että teiltä tulee nimenomaan sitä palvelumuotoilun ja käytettävyyden näkökulmaa, jota me erityisesti halusimme. Saimme käsityksen, että teiltä tulee ajatuksia ja näkemyksiä siitä, kuinka rakennetaan moderni ja helppokäyttöinen digitaalinen palvelu, joka näyttää siltä, miltä digitaalisten palveluiden tänä päivänä kuuluukin näyttää.”

Alun tunne vahvistui kun päästiin konkretiaan. “Kun näin ensimmäiset visuaaliset luonnokset ja esittelin ne johtoryhmälle, palaute oli heti sellaista, että: ’Vau, okei, nyt näyttää freesiltä ja mennään oikeaan suuntaan.’ Tuli välittömästi tunne, että olemme teidän suunnittelijoidenne kanssa oikeilla jäljillä.”, Martti kertaa.

Riskienhallintatyökalu pähkinänkuoressa:

Palvelun tavoitteena on helpottaa isännöitsijän paloturvallisuushallintaa sekä toimenpiteiden seuraamista.

• Isännöitsijä pääsee työkaluun kirjautumalla Safetumin pääpalveluun ja navigoimalla Riskienhallintatyökaluun päävalikon kautta
• Työkalusta näkee yhdellä silmäyksellä taloyhtiöittäin turvallisuusindeksin ja pääsee luomaan tikettejä uusista havaituista riskeistä
• Riskit näkyvät jaoteltuina eri aihepiireihin, kuten: palokuorma, paloturvallisuuslaitteet, pelastustoimintaa helpottavat opasteet jne.
• Riskien koontinäkymän yhteydessä isännöitsijä näkee mikäli riskitiketteihin on kommentoitu, ja pääsee myös tilaamaan riskiin liittyviä palveluita parilla klikkauksella

Sujuvampaa ja mielekkäämpää riskienhallintaa isännöitsijöille

Lopputuloksena on käytettävä ja visuaalisesti miellyttävä kokonaisuus. Vaikka kyseessä onkin moderni digipalvelu, yhtenä erityisenä onnistumisena Martti nostaa PDF-raportin:

“Uudistimme riskitarkastusraportin tässä samassa projektissa, sillä se on meidän asiakaskentässämme edelleen hyvin käytetty ja luontainen tapa tutkia asioita. Uudesta raportista olemme saaneet paljon hyvää palautetta, sillä se on vanhaa selkeämpi ja informatiivisempi. Mielestäni siinä onnistuttiin erittäin hyvin.”

Palvelun käyttöastetta seurataan analytiikan avulla, ja jatkokehityskohteitakin on jo havaittu.
“Kävijämäärä on ollut tasainen, ja sen kasvattaminen vaatii meiltä tulevaisuudessa lisää viestintää, markkinointia ja käyttäjäkoulutusta.”

Design-näkökulma: Käyttäjä ensin, selkeys edellä

Lähdimme uudistamaan riskienhallintatyökalua palvelumuotoilun keinoin. Tavoitteena oli muuttaa ”insinöörimäinen” ja raskaskäyttöinen työkalu moderniksi, intuitiiviseksi ja Safetumin brändin mukaiseksi palveluksi.

Asiakasymmärrys ytimessä:
-Prosessi alkoi syvällisellä käyttäjätutkimuksella. Haastattelujen ja prototyyppien testauksen avulla varmistimme, että kehitettävä palvelu vastaa isännöitsijöiden ja huoltohenkilöiden todellisiin tarpeisiin.

Selkeä informaatioarkkitehtuuri:

• Purimme vanhan palvelun rakenteen ja suunnittelimme sisältöhierarkian uudelleen. Keskeiset toiminnot, kuten havaintojen kirjaaminen ja vastuutusten hallinta, tuotiin helposti saataville, mikä paransi merkittävästi käytettävyyttä.

Visuaalinen raikkaus ja brändinmukaisuus:

• Loimme työkalulle täysin uuden, raikkaan ja modernin visuaalisen ilmeen, joka toimii samalla uuden digitaalisen brändin perustana.

PDF-raportin uusi elämä:

• Emme unohtaneet perinteistä PDF-raporttia. Muotoilimme sen sisällön ja uudistimme visuaalisen ilmeen täysin, tehden siitä aiempaa selkeämmän, luettavamman ja informatiivisemman.

Tekniset ratkaisut: Moderni, reaktiivinen ja integroitu

Projektissa uudistettiin olemassa oleva riskienhallintapalvelu hyödyntäen moderneja teknologioita ja pragmaattista lähestymistapaa, jossa Hionin toteuttama käyttöliittymä integroitiin saumattomasti asiakkaan kumppanin taustajärjestelmään.

Riskienhallintatyökalu (SPA):

• Toteutimme työkalun modernina ja reaktiivisena SPA (Single-Page Application) -ratkaisuna, joka tarjoaa nopean ja sovellusmaisen käyttökokemuksen.
• Teknologioina käytimme Reactia ja TypeScriptiä, jotka takaavat joustavan, ylläpidettävän ja skaalautuvan lopputuloksen.
• Responsiivisuus oli avainasemassa, sillä työkalu palvelee myös kentällä toimivia huoltohenkilöitä mobiililaitteilla.
• Varmistimme datan oikeellisuuden ja vähensimme virheitä Zod-validaattorilla ja optimoimme suorituskykyä TanStack Query -tilanhallinnalla, joka takaa tehokkaan datanhallinnan ja nopean käyttöliittymän.

PDF-generointijärjestelmä:

• Rakensimme räätälöidyn taustapalvelun Node.js- ja Puppeteer-teknologioilla. Tämä mahdollistaa visuaalisesti korkealaatuisten ja dynaamisesti koostettujen riskitarkastusraporttien luomisen suoraan palvelusta. Ratkaisu takaa, että raporttien sivutus ja ulkoasu ovat aina viimeisteltyjä.