Rateko – integroitu koulutusten verkkokauppa

Suunnittelimme ja toteutimme Rakennusteollisuuden Koulutuskeskukselle (tuttavallisemmin RATEKO) täysin räätälöidyn Woocommerce-verkkokaupan, josta rakennusalan ammattilaiset voivat ostaa koulutuksia. Palvelun kautta ostetaan tuhansia työmailla pakollisia tilauksia kuukaudessa.

Tervetuloa oppimaan!

Rakennusteollisuuden Koulutuskeskus RATEKO tarjoaa rakennusalan ammattilaisille ajankohtaisia täydennyskoulutuksia, sekä henkilösertifiointeihin ja pätevyyksiin valmentavaa että ammatillisiin tutkintoihin valmistavaa koulutusta.
Uuden verkkokaupan avulla haluttiin saada koko verkkokoulutusten myyntiprosessi oman talon sisälle. Verkkokauppa-alustaksi asiakas oli valinnut WooCommercen, joka on yksi käytetyimmistä verkkokauppa-alustoista. Syitä alustan valintaan olivat avoin lähdekoodi, vahva omistajuus ja jatkokehitettävyys.

Määrittely ja suunnittelu

Määrittelyssä kartoitettiin ja täsmennettiin asiakkaan tavoitteet ja vaatimukset verkkokaupan ominaisuuksien suhteen. Erityisen tärkeä osa määrittelyä olivat integroinnit eri palveluihin.

Projektin keskeinen erityispiirre oli suuren tilausmäärän siirtäminen uuteen alustaan: vanhan kaupan kautta oli myyty yli 50 000 lisenssiä, joista muodostui yli 20 000 WooCommerce-tilausta. Tilaukset ja asiakkaat oli tuotava uudelle alustalle voimassa oleviksi tilauksiksi. Suuri osa näistä tilauksista oli jatkuvia tilauksia, joista kauppiaan oli pystyttävä laskuttamaan toistuvasti.

Ostopolku on täysin räätälöity siten, että tilaajan on syötettävä kurssien osallistujatiedot, jonka perusteella päätellään tilaukselle tilattavien kurssilisenssien kappalemäärä ja lopullinen hinta. Kauppiaan on mahdollista tarjota asiakasyrityksille alennuksia, jotka huomioidaan automaattisesti kassalla.

Loppukäyttäjälle piti mahdollistaa tilausten hallinnointi. WooCommerce vakionäkymien lisäksi tilausten osallistujia oli mahdollista poistaa jatkuvista tilauksista, jolloin muutokset otettiin huomioon tilauksen seuraavalla laskutuskierroksella.

Kauppiaan tuli pystyä viemään tilaustietoja verkkokaupasta erilliseen laskutusjärjestelmään, joka ei ollut sidoksissa verkkokauppaan.

Toteutus

Verkkokaupan rakenne noudattelee joiltain osin hyvin pitkälle WooCommercen oletusasetuksia, kun taas esimerkiksi varsinainen ostoprosessi ostoskorista eteenpäin on suunniteltu täysin räätälöidyksi RATEKOn yksilöllisten tarpeiden pohjalta. Visuaalisesti ilmeeltään verkkokauppa suunniteltiin yhtenäiseksi RATEKOn olemassaolevan ilmeen ja verkkosivujen kanssa.

Palvelu toteutettiin määritellyn mukaisesti. Keskeisessä asemassa on kauppiaan näkymä, jossa kauppiaan on mahdollista asettaa yrityksiä y-tunnuksittain eri asiakasryhmiin ja asettaa eri asiakasryhmille ryhmäkohtaiset alennusprosentit. Tilausten laskutiedot voidaan viedään automaattisesti erilliseen laskutusjärjestelmään.

Ostopolkua on räätälöity merkittävästi. Kassalla lisätään alennus automaattisesti laskutuskenttien y-tunnuksen perusteella. Asiakkaalla on mahdollisuus syöttää osallistujien tiedot, joille Moodle-tili ja kurssipääsy luodaan automaattisesti tilauksen valmistumisen yhteydessä. Tilausten kappalemäärät perustuvat osallistujamääriin.

Palvelu tukee suuria määriä jatkuvia tilauksia, jolloin lasku luodaan automaattisesti tietyn ajanjakson mukaisesti, mikäli kyseessä on jatkuva tilaus.
Tilaajan näkymässä on mahdollista muokata kestotilausten tietoja siten, että yksittäisten osallistujien uusinta voidaan katkaista, mikä huomioidaan kappalemäärissä ja summissa seuraavalla uusintalaskulla.

Integraatiot

Palveluun toteutettiin lukuisia vaativia integraatioita. Vero API -integraatio tarkistaa osallistujien veronumeroiden oikeellisuuden Verohallinnon tiedoista. Gateway API mahdollistaa että osallistujille lähetetään verkkokaupasta tiedot kursseille osallistumista varten tämän palvelun kautta tekstiviestinä. Person API (Ilmoita-palvelu) tarkistaa kuuluvatko osallistujat Vastuu Groupin tarjoamaan Ilmoita palveluun. Palveluun kuuluminen on pakollista, mikäli haluaa saada merkinnän suoritetuista kursseista Taitorekisteriin. Ostetut kurssit suoritetaan Moodlessa, jonne verkkokauppa ilmoittaa kenelle hankittu lisenssejä mihinkin koulutuksiin. Kuukasitasolla uusia ostoksia on tuhansia ja aktiivisia tilauksia vielä monin kerroin enemmän.

Palvelun jatkokehitys

Alkuperäisen toteutuksen jälkeen palvelua on systemaattisesti jatkokehitetty. Esimerkiksi tekstiviestien lähettäminen siirrettiin pois varsinaisesta verkkokaupasta. Tilauksien vienti laskutuspalveluun on automatisoitu erillisen integraation avulla.

Verkkokaupassa automaattisesti toistuvia tilauksia on tehostettu ottamalla käyttöön Woo Subscriptions kestotilaukset, jolloin asiakkaille luodaan automaattisesti uusintatilauksia vuoden tai viiden vuoden välein kurssin mukaan. Ennen kestotilausten uusintaa lähetetään automaattisesti muistutusviesti, jotta asiakkaat ehtivät käydä tarkistamassa omat tilaustietonsa hyvissä ajoin ennen uusintaa.

Sivustolle on myös laajennettu käännöstukea ja palvelu on nyt käytössä suomen kielen lisäksi viron, ruotsin ja englannin kielillä.

Tilaajan on yhä mahdollista tarkastella omien tilaustensa osallistujatietoja, joiden puolesta koulutusalustan kurssipääsy on tilattu. Näkymää on täydennetty siltä osin, että tilaajan on mahdollista tarkastella osallistujien kurssisuorituksia, suodattaa osallistujia tuotteen perusteella ja ladata osallistujalistat CSV-muodossa omalle koneelle. Tämä helpottaa tilaajaa hallinnoimaan omien tilaustensa tarpeellisuutta ja katkaisemaan tilauksia niiltä osallistujilta, joilla kurssisuoritus on yhä voimassa tai eivät muusta syystä enää tarvitse uutta kurssipääsyä.

Suomen hallituksen 25,5% ALV korotuksen yhteydessä on päivitetty kaikkien aktiivisten kestotilausten vero- ja hintatietoja. Suuri määrä kestotilauksia on mahdotonta päivittää kerralla, joten muutos on tehty porrastetusti AutomateWoo avulla pilkkomalla yksittäisen kestotilauksen hintamuutoksen omaksi tehtäväkseen, mikä taas säästää suorituskykyä.

Ostopolkua on selkeytetty käyttämään vakio WooCommerce näkymiä ja parantamaan käyttäjäkokemusta kassalla. Asiakkaan on mahdollista valita tekevänsä tilauksen joko B2C tai B2B asiakkaana, jonka perusteella kassalla pyydetyt tiedot ja tarjotut maksutavat muuttuvat.

Vero API:n päivitykset on toteutettu vastaavasti palvellun, jotta veronumeroiden tarkastus pysyy yhteensopivana rajapinnan kanssa. Hakutoimintoa on optimoitu, muun muassa niin että yrityksen laskutuskenttiä indeksoidaan enemmän. Myös palvelun analytiikkaa on kehitetty, esimerkiksi mahdollisuudella suodattaa tilauksia laskutustietojen perusteella.

Uutena toimintona on tulossa käyttöön erillinen CRM alusta, jonne asiakastiedot viedään automatisoidusti verkkokaupasta.