Koulutuskeskus Salpauksen uusi verkkosivusto

Kun Koulutuskeskus Salpaus päätti uudistaa verkkosivustonsa, kyseessä oli paitsi tekninen päivitys, myös kokonaisvaltainen kulttuurinmuutos. Vanhat, organisaatiolähtöiset sivut eivät enää vastanneet opiskelijoiden, hakijoiden ja yritysasiakkaiden tarpeisiin. Pitkän ja perusteellisen kilpailutusprosessin jälkeen kumppaniksi valikoitui Poutapilvi, jonka kanssa lähdettiin rakentamaan aidosti käyttäjälähtöistä verkkopalvelua. Laajan palvelumuotoiluprosessin, teknisten integraatioiden ja tiiviin yhteistyön tuloksena syntyi sivusto, joka palvelee käyttäjiään selkeästi, saavutettavasti ja tehokkaasti.

Organisaatiolähtöisyydestä asiakaslähtöisyyteen

Koulutuskeskus Salpauksen edellinen verkkosivusto oli uudistettu vuonna 2017, mutta vuosien varrella maailma on muuttunut. Käyttäjien odotukset ovat kasvaneet ja digitaalinen viestintä on siirtynyt vahvemmin asiakaslähtöiseksi.

”Edellinen sivusto oli kuin vanha varasto, johon oli vuosien mittaan kannettu tavaraa sisään, mutta harvemmin siivottu. Sivustolla oli aivan liikaa sisältöä, lähinnä henkilöstön omiin tarpeisiin. Käyttäjälle kokonaisuus näyttäytyi sekavalta ja raskaalta, eikä sivusto ohjannut kävijää tehokkaasti eteenpäin”, kertoo Salpauksen Maiju Lieskallio, joka toimi verkkosivustoprojektin sisäisenä projektipäällikkönä.

Poutapilven näkökulmasta asiakkaan tarve oli selkeä.

”Asiakas halusi tehdä kokonaisvaltaisen uudistuksen organisaation verkkosivustolle. Taustalla oli tehty paljon markkinointia ja panostettu SEOon, ja sekin haluttiin osaksi uudistusta. Asiakas oli myös valmis satsaamaan palvelumuotoiluun merkittävästi”, projektipäällikkö Saara Sangi Poutapilveltä toteaa.

Erityisen haastavaksi osoittautui koulutusten esittely verkkosivuilla. Salpaus tarjoaa valtavan määrän tutkintoja, tutkinnon osia ja erilaisia lyhytkoulutuksia, mutta niiden löytäminen vanhoilta sivuilta oli vaikeaa. Hakutoiminto oli vaikeakäyttöinen ja sivut olivat täynnä tietoa, jota hakija ei kaivannut.

Palvelumuotoilu avainasemassa

Salpauksen verkkosivustoprojekti käynnistyi perusteellisella pohjatyöllä. Syksyllä 2022 Salpauksen projektiryhmä lähti ottamaan selvää, miten muut oppilaitokset olivat uudistaneet sivustojaan ja mitä ratkaisuja olisi tarjolla. Tämän jälkeen tehtiin laaja markkinakartoitus, jonka pohjalta kilpailutus rakennettiin huolella. Parhaaksi kumppaniksi valikoitui Poutapilvi.

”Varsinainen suunnittelutyö Poutapilven kanssa alkoi vuoden 2024 alussa. Palvelumuotoilun työpajoissa kokoonnuttiin miettimään, mitä verkkosivujen oikeastaan pitäisi tehdä – ei organisaation, vaan asiakkaan näkökulmasta”, Lieskallio kertoo.

“Palvelumuotoilu oli projektin keskeinen menestystekijä”, Saara Sangi toteaa.

Työpajoissa syntyi yhteinen ymmärrys siitä, ketä halutaan palvella, millaisissa tilanteissa ja millä sisällöillä. Haastateltiin eri kohderyhmiä, kerättiin palautetta ja rakennettiin pohjaa käyttäjälähtöiselle rakenteelle. Kevään 2024 mittaan verkkosivujen ulkoasu alkoi hahmottua, kun Poutapilvi ryhtyi suunnittelemaan visuaalista ilmettä.

”Useiden käyttäjätestausten myötä tutkittiin käyttäjäpolkuja, termejä ja kohderyhmiä. Haasteena oli varmastikin se, että koulutusorganisaation palvelut ovat moninaiset, mutta niin ovat myös kohderyhmät. Miten kokonaisuus saadaan pidettyä kasassa, mutta kuitenkin niin, että tärkeimmille ryhmille saadaan kerrottua heille olennaiset asiat – muita kohderyhmiä unohtamatta”, Sangi pohtii.

Asiakkaalle tuotettiin sisältöstrategia osana projektia ja sitä valmisteltiin sisällöntuotantoporukan kanssa koko syksy 2024. Sisällöntuottajatiimi oli iso (30+ henkilöä) ja aktiivinen. Tavoitteena oli luoda strategia, joka kantaa myös projektin päättymisen jälkeen.

Tekninen toteutus ja räätälöidyt ratkaisut

Verkkosivujen integraatiot olivat Salpaukselle täysin uusi aluevaltaus. Projektissa toteutettiin kolme erilaista integraatiota, joista merkittävin oli koulutussivuihin kytketty Opintopolku-integraatio.

”Verkkosivuille rakennettiin älykäs ja automatisoitu yhteys Opintopolkuun, jotta Salpauksen koulutustiedot pysyvät aina ajan tasalla. Integraatio toimii kuin näkymätön postinkantaja: se noutaa tiedot kahdesti päivässä suoraan Opintopolun järjestelmästä”, Lieskallio kertoo.

Poutapilven näkökulmasta integraatiot olivat projektin teknisesti haastavimpia osuuksia.

”Verkkosivustolle toteutettiin useita integraatioita, joissa siirretään kahden eri järjestelmän välillä kuvia, koulutuksia ja yhteystietoja. Näiden hiomiseen, määrittelyyn ja muutoksiin käytettiin iso osa teknisen toteutuksen tunneista”, Saara Sangi toteaa.

Opintopolku-integraation toimintaperiaate on yksinkertainen mutta tehokas: ensin haetaan lista Salpauksen tarjoamista koulutuksista, ja sen jälkeen kerätään mukaan kaikki olennaiset tiedot, kuten hakutiedot ja hakukohteet. Jokainen tieto, kuten opintojen laajuus, opetustapa, hakuaika ja hakulinkki, tallentuu automaattisesti verkkosivujen taustajärjestelmään.

Ratkaisu säästää huomattavan määrän manuaalista työtä ja vähentää virheiden riskiä. Ennen kaikkea se tarkoittaa sitä, että koulutusta etsivä saa aina paikkansapitävän ja ajantasaisen tiedon.

Yhteistyö ja viestintä projektin ytimessä

Salpauksen verkkosivustoprojekti oli poikkeuksellisen pitkä ja perusteellinen. Projektin valmistelu alkoi jo 2,5 vuotta ennen julkaisua, ja varsinainen toteutustyö Poutapilven kanssa kesti yli vuoden.

”Yhteistyö Poutapilven kanssa käynnistyi vauhdikkaasti ja hyvällä sykkeellä. Palvelumuotoilun työpajat etenivät ripeästi, ja Poutapilven palvelumuotoilija Laura Kuokkanen toi tekemiseen rakennetta, näkemyksellisyyttä ja tehokkuutta”, Lieskallio muistelee.

Poutapilven näkökulmasta projekti vaati tavallista tiiviimpää yhteydenpitoa.

”Projekti vaati viikoittaisia tapaamisia läpi koko projektin keston. Tapaamisissa hoidettiin juoksevia asioita ja varmistettiin, että ollaan kartalla puolin ja toisin”, Sangi kertoo.

Projektin aikana kohdattiin myös haasteita. Syksyllä 2024, kun siirryttiin sisällöntuotantoon, tahti hieman hidastui. Silloin huomattiin, että sisältötyön organisointia olisi voinut suunnitella huolellisemmin.

”Yhteistyön ytimessä oli alusta asti pyrkimys avoimeen kommunikaatioon ja tämä oli selvästi myös Poutapilvelle tärkeä toimintatapa. Ennen vuodenvaihdetta pysähdyimme yhdessä pohtimaan tilannetta ja kävimme Poutapilven kanssa rakentavan keskustelun siitä, miten saisimme projektin loppuvaiheeseen selkeämmät roolit, vastuut ja aikataulut”, Lieskallio kertoo.

Onnistunut lopputulos ja jatkuva kehittäminen

Uusi Salpaus.fi-sivusto julkaistiin huhtikuun 2025 lopulla. Lopputuloksesta tuli monella tapaa onnistunut: sivustosta huokuu ajatus siitä, että se on rakennettu aidosti käyttäjää varten, ei organisaation sisäisiä tarpeita toistaen.

”Uusi verkkopalvelu henkii salpauslaisten yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemisen meininkiä, siinä näkyy vahva halu palvella asiakkaitamme entistä paremmin”, Lieskallio iloitsee.

Salpaus on jo kerännyt palautetta henkilöstöltä ja saanut rakentavaa palautetta, joka auttaa viilaamaan käytettävyyttä ja sisältöjä entistä paremmiksi. Opiskelijoilta ja sidosryhmiltä kerätään palautetta syksyn 2025 aikana.

Yhteistyö Poutapilven kanssa ei päättynyt julkaisuun.

”Jatkamme jatkuvan kehittämisen palvelulla säännöllisiä tapaamisia”, Saara Sangi kertoo iloisena.

Tämä niin kutsuttu JaKe-malli (jatkuvan kehittämisen malli) varmistaa, että sivusto kehittyy ja pysyy ajan tasalla myös tulevaisuudessa.

”Parasta yhteistyössä Poutapilven kanssa on ollut se, että he osasivat sopivalla tavalla haastaa meitä ja toimia eräänlaisina ’sisältöpoliiseina’, jotka pitivät kiinni asiakaslähtöisyydestä ja kokonaisuuden linjakkuudesta. He toivat mukaan uusia näkökulmia ja uskalsivat kyseenalaistaa tarpeen mukaan, mutta eivät jyränneet Salpauksen asiantuntemusta tai kokemusta”, Lieskallio kiittää.

Poutapilven näkökulmasta projektin onnistumisen avaintekijöitä olivat laaja palvelumuotoilu, jatkuva yhteydenpito ja osapuolten avoin keskustelu sekä asiakkaan vahva sitoutuminen projektiin ja muutokseen.

”Tämä projekti oli meille paljon enemmän kuin verkkosivuston uudistus. Se oli yhteinen oppimismatka ja kasvun paikka, jossa kartutettiin osaamista ja kehityttiin yhdessä matkan varrella. Nyt meillä on yhdessä saavutettu lopputulos, josta voimme aidosti olla ylpeitä”, Lieskallio summaa.