Kun valitset digitoimistoa – kannattaako vaatia kokemusta samalta toimialalta?

Tätä keskustelua käydään niin yksityisen kuin julkisen puolen hankinnoissa, ja yksiselitteistä vastausta asiaan ei ole. Yksityisellä puolella kysymys on yleensä hyvin toimialakohtainen, toisilla aloilla ei missään tapauksessa haluta että kumppanilla on kokemusta kilpailijoiden ratkaisuista, toisilla taas toimialakokemusta arvostetaan, vaikka siihen ei olisi kovin selvää syytä.

Yleissääntö on kuitenkin, että mitä enemmän tietyllä alalla on omia erikoisuuksia, kuten lakiin perustuvia rajoitteita tai toimialan historiallisia erikoisuuksia, saattaa toimialakokemuksen vaatiminen olla ihan järkevä vaatimus, jotta ei joudu uudelle kumppanille selittämään kaikkea alusta pitäen.

Toimistojen suhtautuminen toimialakokemuksen vaatimukseen riippuu siitä, onko toimistolla itsellään kyseisestä toimialasta kokemusta

Toimittajat tietysti usein väittävät että toimialakokemuksen vaatiminen estää innovatiivisten ajatusten syntymisen ja on muutenkin kilpailun keinotekoista rajoittamista. Väitteelle on joskus perusteita, mutta ainakin yksityisellä puolella toimialakokemusta vaaditaan – ainakin digipalveluiden alueella – sen verran harvoin, että tätä ei voi pitää kovin isona ongelmana. Yleensä on paljon tärkeämpää, onko toimistolla ja tiimillä riittävä kokemus vastaavista teknisistä ratkaisuista ja millainen menetelmäosaaminen vaikkapa tiimillä on.

Julkisen puolen hankinnoissa asia on hieman toisin. Julkisella puolella kun on hankintalaki, joka edellyttää tarjoajien asettamista mahdollisimman tasapuoliseen asemaan, ainakin ilman erityisen hyviä perusteita. Täten tietynlaisen aiemman kokemuksen vaatiminen edellyttää aina hyviä perusteluja, ja silloinkin se täytyy tehdä siten että vaatimus ei suhteettomasti rajoita kilpailua – esimerkiksi siten että kilpailuun ei voi osallistua kuin yksi tarjoaja.

Hankintalaki on tässä tosin itsensä kanssa hieman ristiriitainen, tai sanottaisiinko monitulkintainen. Samalla kun hankintalaki pyrkii varmistamaan että tarjoajia kohdellaan mahdollisimman tasapuolisesti, antaa se hankintayksikölle erittäin paljon harkintavaltaa käyttää itse valitsemiaan ja parhaaksi katsomiaan arviointikriteerejä ja kelpoisuusehtoja – kunhan nämä vaatimukset ovat perusteltavissa.

Julkisissa hankinnoissa toimialakokemuksen vaatimus herättää herkästi pahaa mieltä tarjoajien puolella

Julkisella puolella onkin hyvin vaikea sanoa etukäteen, millainen arviointikriteeri tai kelpoisuusehto olisi täysin asiaton, ainakaan markkinaoikeudessa ei tällaisia tapauksia ole kovin usein käsittelyssä. Jos hankintayksikkö voi perustella kriteerin ja pystyy sen tasapuolisesti arvioimaan, ei toimittajien kannata asiasta yleensä riidellä – ainakaan markkinaoikeuteen asti.

Jos asian veisi markkinaoikeuteen, täytyisi tapauksessa todennäköisesti olla kyse merkittävästä kilpailun rajoittamisesta. Käytännössä kriteerien tulisi olla sellaisia, joista ei pääse läpi kuin yksi tai kaksi yritystä. Jos kriteereistä pääsee läpi esimerkiksi 10 yritystä, on tällainen ainakin markkinaoikeuden aiempien tulkintojen mukaan vielä varsin riittävä kilpailun toteutuminen.

Julkisissa hankinnoissa tämä asia pintautuu kuitenkin aina ajoittain. Esimerkiksi kuntakentässä kunnat hyvin usein haluavat että valittavalla digikumppanilla on aiempaa kokemusta kuntien kanssa työskentelystä. Tämä on asiakkaan näkökulmasta hyvin ymmärrettävää ja helposti perusteltavissa, koska moneen kunnan digiratkaisuun liittyy erityisvaatimuksia, joiden aiemmasta kokemuksesta voi olla merkittävää hyötyä.

Liian pitkälle tällaista vaatimusta ei kuitenkaan kannata viedä, esimerkiksi useamman referenssin vaatiminen samalta toimialalta on useimmiten liioittelua. Yksi referenssi samalta toimialalta voi olla vielä perusteltu vaatimus, etenkin jos on kyse astetta isommasta hankkeesta, jossa toimialan erityisratkaisuiden tuntemuksesta voidaan katsoa olevan selvää hyötyä asiakkaalle. Esimerkiksi jos digiratkaisu pitää integroida joihinkin kansallisiin tietovarastoihin tai rajapintoihin, voi olla perusteltua vaatia vähintään yhtä aiempaa kokemusta tällaisesta, jos tiedetään, että tämä ei rajoita tarjoajien määrää suhteettomasti.

Ostajan ei kannata toimialakokemusta vaatia automaattisesti, vaan ainoastaan jos siihen on aidosti tarvetta

Toimialakokemuksen vaatiminen onkin aina tasapainottelua. Asiakkaan näkökulmasta vaatimus voi olla järkevä, jos se ei rajaa kilpailua liikaa. Tällöin on kuitenkin aina tiedostettava, että tällöin aina rajataan pois toimijoita, jotka voisivat olla erittäin hyviä, ja voisivat tuoda raikasta ajattelua yhteistyöhön.

Jos toimialakokemusta taas ei vaadi, voi yhteistyössä joutua selittämään asioita enemmän kuin tavallisesti, ja iso osa ajasta voi palaakin siihen että saadaan peruasiat kohdalleen. Innovatiivisuus kun ei suinkaan aina synny kokemattomuudesta, vaan joskus pieni pala toimialakokemustta voi olla todella hyväkin asia sen innovatiivisuuden näkökulmasta.

Julkisissa hankinnoissa kannattaa myös miettiä, miten sitä kokemusta mittaa. Aina ei kannata kaikkea ladata kelpoisuusehtoihin tai muihin pakollisiin vaatimuksiin.

Aina olisi parempi arvioida vain osaamista ja ratkaisuehdotuksia, kuin vanhoja referenssejä tai toimialakokemusta

Yleensä kannattaa ennemmin panostaa kokemuksen arviointiin esimerkiksi laatukysymyksien kautta, jolloin voi epäsuorasti palkita niitä, jotka tuntevat toimialaa ja osaavat siksi ehdottaa hyviä ratkaisuja. Tällaisessa mallissa tuore haastaja pääsee kisaamaan vaikka ei olisi kerryttänytkään referenssejä, ja samoin se kokenut kehäkettu pystyy todistelemaan kokemuksestaan viittaamalla aiemmin tekemiinsä hienoihin ratkaisuihin. Aiemmasta kokemuksesta kannattaa siis palkita, mutta yleisesti ottaen aiempaa kokemusta ei kannata vaatia ehdottomana vaatimuksena.

PS. Tilaa Vierityspalkin kerran kuukaudessa ilmestyvä uutiskirje, joka koostaa artikkelit, linkkivinkit, työpaikat ja julkaisut (uutiskirjeellä on jo yli 900 tilaajaa).