Esimerkkisuoritus web-hankkeen viestinnästä: Ystävä 2010

Artikkeli

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 15 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreena lukemisena samasta kategoriasta: Uudistunut Tulli.fi on reilusti asiointikanava - eikä vain viraston verkkosivu.

imageHelsingin yliopisto on kehittänyt verkkopalveluitaan viime vuosina ahkerasti.  Monet yliopiston intranet- tai web-hankkeet ovat tosin saaneet lähinnä kiroilua ja haukkuja opiskelijoilta ja henkilökunnalta. Nyt yliopistolla alkaa olla varsin pitkällä menossa massiivinen Ystävä 2010 -portaalihanke* jonka viestinnässä on otettu uudenlainen vaihde.

Tiivistetysti hankkeen tavoitteena on kehittää sähköinen työpöytä, joka tehostaa sekä opiskelua että työntekoa. Tavoitteena on koota sähköiset asiointipalvelut, intranet ja yhteisölliset verkkopalvelut kokonaisuudeksi, joka tarjoaa eri käyttäjäryhmälle profiloituja sisältöjä.

Ystävä 2010 -blogissa* projektiryhmän edustajat kukin vuorollaan raportoitavat hankkeen etenemisestä ja kertovat hankkeen eri osa-alueiden etenemisestä. Myös yksittäisiä haasteita ja ongelmakohtia käsitellään blogiartikkeleissa. Hienoa on myös että blogi on aloitettu jo projektin alkuvaiheessa. Näin palvelusuunnitteluun pääsevät kaikki mukaan eikä lopputulos tule käyttäjille “ylhäältä annettuna”.

Esimerkiksi hankkeen periaatteista kertova blogiartikkeli* kiteyttää hyvin miksi hankkeen luonteeseen sopii avoin blogi:

Perinteisemmän median julkistusmallin sijasta haluamme lunastaa vision lupauksia vaiheistamalla toteutuksen, ottamalla palveluiden käyttäjä- ja tuottajaryhmät mukaan toteutukseen, testaamalla käytettävyyttä ja saavutettavuutta sekä pilotoimalla toteutuksia.

Myös hankkeen vaiheistus* on avattu jo hyvissä ajoin kaikkien tietoon ja osaprojektit on esitelty blogissa. Ystävä 2010:n osaprojektit ovat:

  1. Hakukoneen määrittely ja käyttöönotto
  2. Sähköisten työpöytien viestintä- ja palvelutavoitteiden määrittely
  3. Konseptin määrittely ja suunnittelu
  4. Käyttöliittymien määrittely ja suunnittelu
  5. Käytettävyys, esteettömyys, saavutettavuus ja laatu
  6. Sisällönhallintajärjestelmän alustan toiminnallinen määrittely
  7. Sisällönhallintajärjestelmän alustan tekninen vaatimusmäärittely
  8. Sisällönhallintajärjestelmän alustan hankinta
  9. Sisällönhallintajärjestelmän alustan käyttöönotto
  10. Pilotointi valitulla käyttäjäryhmällä

Myös palvelun painopisteitä on kartoitettu blogiartikkelilla* kyselemällä minkälaisia asioita uuteen sähköiseen työpöytään haluttaisiin mukaan. Varsinainen vaatimuksien kerääminen on toki tehty muita kanavia pitkin, mutta blogin kautta ainakin saadaan mukaan sellaisia henkilöitä jotka eivät välttämättä muuten tulisi huomioiduksi. Myös henkilökunnan osallistamista lienee tavoiteltu avoimella bloggaamisella.

Isojakin ongelmia on käsitelty blogiartikkeleissa. Helsingin yliopistollakin on esimerkiksi haasteena saada selkeitä käytänteitä* siihen mikä tieto kuuluu julkisille sivuille ja mitkä asiat esimerkiksi sisäiseen opiskelijaportaaliin.

Blogissa on julkaistu myös väliraportteja projektin etenemisestä. Isossa hankkeessa tapahtuu paljon ja erilaisia hankkeen esittelytilaisuuksia on lukuisia jo ennenkuin hanke on edes lähelläkään toteutusvaihetta*.

Ystävä 2010 –projektiblogin kaltaista työtä on jo tehty useiden vuosien ajan organisaatioiden intranettien piirissä, mutta nykyisin rajat ulkoisten ja sisäisten verkkopalveluiden välillä eivät ole enää aivan yhtä selviä. Ystävä 2010:n blogissakin on pohdittu sitä pitäisikö uuden sähköisen työpöydän olla myös yliopiston alumneille avoin.

On vaikea sanoa auttaako avoinkaan viestintä siihen todellisuuteen, että 2000-luvun opiskelijat odottavat koulujensa tietojärjestelmiltä ja verkkopalveluilta paljon enemmän kuin mikä on realistisesti mahdollista toteuttaa koulujen resursseilla.

Avoimuus on hyvä vastalääke moninaisten odotuksien hallintaan, ja ainakin Helsingin yliopiston viestintä näyttää monille isoille organisaatioille hyvää esimerkkiä projektiviestinnässä.

(*Toim. huom. Linkkejä poistettu toimimattomina.)

Perttu Tolvanen

Perttu on Vierityspalkin päätoimittaja ja kirjoittaja.

Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu on konsulttiyhtiö North Patrol Oy:n konsultti ja toinen perustaja. North Patrol on digitoimistoista ja järjestelmätoimittajista riippumaton konsulttiyhtiö, joka suunnittelee digitaalisia palveluita ja auttaa asiakkaita onnistumaan uudistushankkeissaan. Ota yhteyttä Perttuun!

1 kommentti “Esimerkkisuoritus web-hankkeen viestinnästä: Ystävä 2010

  1. Ihan tässä alkaa odotukset nousta :) Toivottavasti saadaan jotain hyvää näiden monien toinen toistaan uskomattomampien järjestelmäpalasten jälkeen…

Kommentointi on suljettu.



Vierityspalkki-blogi

Julkaistu vuodesta 2006. Vierityspalkki on blogi kotimaisen internet-alan trendeistä, teknologioista ja alan toimistoista. Seuraa, niin tiedät miten ja kenen toimesta syntyvät parhaat verkkopalvelut, verkkokaupat ja räätälöidyt web-sovellukset.
Lisätietoa blogista ja sen lukijoista.

  • 1100+ asiantuntija-artikkelia.

    Toimitettua asiasisältöä kattavasti teknologioista ja web-alan ilmiöistä. Vierityspalkki nostaa esiin alan puheenaiheita ja tuoretta tutkimustietoa, osallistuu keskusteluun sekä haastattelee alan asiantuntijoita ja toimistoja.


    Kaikki artikkelit

  • 1300+ digipalvelun referenssicasea.

    Julkaisut-palsta tarjoaa näkyvyyttä kiinnostaville uusille verkkopalveluille ja web-sovelluksille, ja antaa asiakkaille mahdollisuuden arvioida eri toimistojen osaamista.


    Selaa toimistojen julkaisuja

  • 1000+ aktiivista lukijaa blogin kuukausikirjeellä.

    Kerran kuukaudessa ilmestyvä kuukausikirje koostaa julkaistut artikkelit, uudet julkaisut, avoimet työpaikat ja ajankohtaiset linkkivinkit.


    Tilaa uutiskirje

  • 31 kokenutta digitoimistoa

    on päässyt aina ajantasaiselle Toimistot-listalle. Lista on auttanut asiakkaita löytämään kokeneita digitoimistokumppaneita jo usean vuoden ajan. Lista keskittyy WordPress-osaajiin ja räätälöityjen web-sovellusten tekijöihin.


    Selaa Toimistot-listaa

Tilaa kuukausikirje

Kerran kuukaudessa ilmestyvä uutiskirje koostaa artikkelit, julkaisut, työpaikat ja linkkivinkit. Kirjeellä on jo yli 1000 tilaajaa.
Huom. Sähköpostiosoitettasi ei luovuteta eteenpäin, eikä käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen – ihan oikeasti.

Siirry takaisin sivun alkuun