Esimerkkisuoritus web-hankkeen viestinnästä: Ystävä 2010

Helsingin yliopisto on kehittänyt verkkopalveluitaan viime vuosina ahkerasti.  Monet yliopiston intranet- tai web-hankkeet ovat tosin saaneet lähinnä kiroilua ja haukkuja opiskelijoilta ja henkilökunnalta. Nyt yliopistolla alkaa olla varsin pitkällä menossa massiivinen Ystävä 2010 -portaalihanke* jonka viestinnässä on otettu uudenlainen vaihde.

Tiivistetysti hankkeen tavoitteena on kehittää sähköinen työpöytä, joka tehostaa sekä opiskelua että työntekoa. Tavoitteena on koota sähköiset asiointipalvelut, intranet ja yhteisölliset verkkopalvelut kokonaisuudeksi, joka tarjoaa eri käyttäjäryhmälle profiloituja sisältöjä.

Ystävä 2010 -blogissa* projektiryhmän edustajat kukin vuorollaan raportoitavat hankkeen etenemisestä ja kertovat hankkeen eri osa-alueiden etenemisestä. Myös yksittäisiä haasteita ja ongelmakohtia käsitellään blogiartikkeleissa. Hienoa on myös että blogi on aloitettu jo projektin alkuvaiheessa. Näin palvelusuunnitteluun pääsevät kaikki mukaan eikä lopputulos tule käyttäjille “ylhäältä annettuna”.

Esimerkiksi hankkeen periaatteista kertova blogiartikkeli* kiteyttää hyvin miksi hankkeen luonteeseen sopii avoin blogi:

Perinteisemmän median julkistusmallin sijasta haluamme lunastaa vision lupauksia vaiheistamalla toteutuksen, ottamalla palveluiden käyttäjä- ja tuottajaryhmät mukaan toteutukseen, testaamalla käytettävyyttä ja saavutettavuutta sekä pilotoimalla toteutuksia.

Myös hankkeen vaiheistus* on avattu jo hyvissä ajoin kaikkien tietoon ja osaprojektit on esitelty blogissa. Ystävä 2010:n osaprojektit ovat:

1. Hakukoneen määrittely ja käyttöönotto
2. Sähköisten työpöytien viestintä- ja palvelutavoitteiden määrittely
3. Konseptin määrittely ja suunnittelu
4. Käyttöliittymien määrittely ja suunnittelu
5. Käytettävyys, esteettömyys, saavutettavuus ja laatu
6. Sisällönhallintajärjestelmän alustan toiminnallinen määrittely
7. Sisällönhallintajärjestelmän alustan tekninen vaatimusmäärittely
8. Sisällönhallintajärjestelmän alustan hankinta
9. Sisällönhallintajärjestelmän alustan käyttöönotto
10. Pilotointi valitulla käyttäjäryhmällä

Myös palvelun painopisteitä on kartoitettu blogiartikkelilla* kyselemällä minkälaisia asioita uuteen sähköiseen työpöytään haluttaisiin mukaan. Varsinainen vaatimuksien kerääminen on toki tehty muita kanavia pitkin, mutta blogin kautta ainakin saadaan mukaan sellaisia henkilöitä jotka eivät välttämättä muuten tulisi huomioiduksi. Myös henkilökunnan osallistamista lienee tavoiteltu avoimella bloggaamisella.

Isojakin ongelmia on käsitelty blogiartikkeleissa. Helsingin yliopistollakin on esimerkiksi haasteena saada selkeitä käytänteitä* siihen mikä tieto kuuluu julkisille sivuille ja mitkä asiat esimerkiksi sisäiseen opiskelijaportaaliin.

Blogissa on julkaistu myös väliraportteja projektin etenemisestä. Isossa hankkeessa tapahtuu paljon ja erilaisia hankkeen esittelytilaisuuksia on lukuisia jo ennenkuin hanke on edes lähelläkään toteutusvaihetta*.

Ystävä 2010 –projektiblogin kaltaista työtä on jo tehty useiden vuosien ajan organisaatioiden intranettien piirissä, mutta nykyisin rajat ulkoisten ja sisäisten verkkopalveluiden välillä eivät ole enää aivan yhtä selviä. Ystävä 2010:n blogissakin on pohdittu sitä pitäisikö uuden sähköisen työpöydän olla myös yliopiston alumneille avoin.

On vaikea sanoa auttaako avoinkaan viestintä siihen todellisuuteen, että 2000-luvun opiskelijat odottavat koulujensa tietojärjestelmiltä ja verkkopalveluilta paljon enemmän kuin mikä on realistisesti mahdollista toteuttaa koulujen resursseilla.

Avoimuus on hyvä vastalääke moninaisten odotuksien hallintaan, ja ainakin Helsingin yliopiston viestintä näyttää monille isoille organisaatioille hyvää esimerkkiä projektiviestinnässä.

(*Toim. huom. Linkkejä poistettu toimimattomina.)