KP kuntaraha – hankerekisteri ja asiointipalvelu

Kokkolan kaupunki sekä Siili Solutions (Siili) julkaisivat uudistuneen kpkuntaraha.fi-verkkopalvelun alkuvuodesta 2024. KP kuntaraha on Kannuksen, Kaustisen seutukunnan, Kokkolan ja Perhon kuntien kuntarahoituksen hankerekisteri ja asiointipalvelu sekä kuntavastinrahoituksen hakupalvelu. Uusi verkkopalvelun toimintavarmuus on varmistettu uudella toteutuksella WordPress-verkkoalustalla ja uuden palvelun tavoitteena on helpottaa kuntarahoituksen hakemista ja asiointia. Julkinen hankerekisteri tarjoaa väylän kuluttajille tarkastella Keski-Pohjanmaan alueen päättyneitä ja käynnissä olevia hankkeita.

Projektin taustat ja tavoitteet

KP kuntaraha -verkkopalvelun uudistuksen taustalla oli konkreettinen tarve korvata vanha, teknisesti vanhentunut järjestelmä, jonka tuki oli päättymässä ja jonka käytettävyys ei enää vastannut nykyajan vaatimuksia. Palvelu oli toiminut pitkään täysin räätälöidyn järjestelmän varassa, jonka visuaalinen ilme ja toiminnallisuudet olivat myös vanhentuneet. Tämän vuoksi sekä käyttäjäkokemus että järjestelmän toimintavarmuus olivat heikolla tasolla.

Vanhan järjestelmän suurimpiin haasteisiin kuului toistuvat tekniset häiriöt, käyttökatkot sekä hankaluudet sovittaa uusia tarpeita olemassa olevaan ratkaisuun. Lisäksi palvelun hallinta ja jatkokehitys oli vaivalloista ja kallista, koska järjestelmä oli rakennettu suljetulla tavalla ilman kunnollista tukea nykyaikaisille teknologioille tai laajennettavuudelle.

Uudistuksen keskeisimpänä tavoitteena oli rakentaa moderni, saavutettava ja toimintavarma palvelu, joka palvelisi kaikkia käyttäjäryhmiä – niin hankkeiden hakijoita kuin käsittelijöitäkin – tehokkaasti ja intuitiivisesti. Palvelun tuli tarjota sujuva asiointikokemus ja helpottaa hakemusten jättämistä, käsittelyä sekä raportointia koko hankkeen elinkaaren ajan. Lisäksi haluttiin luoda selkeä ja läpinäkyvä julkinen näkymä Keski-Pohjanmaan alueen hankerekisteriin, jotta myös ulkopuoliset käyttäjät voivat tarkastella alueella käynnissä olevia ja jo päättyneitä hankkeita.

Toinen keskeinen tavoite oli siirtyä joustavaan, avoimeen ja kustannustehokkaaseen teknologiaan, joka mahdollistaa palvelun jatkuvan kehittämisen tulevaisuudessa. Tältä pohjalta WordPress-alusta valikoitui uudistuksen perustaksi – sen keveys, muokattavuus ja laaja kehittäjäyhteisö tarjosivat vakaan lähtökohdan pitkäjänteiselle digitaalisen asioinnin kehittämiselle.

Kuntien välinen hallinnollinen yhteistyö ja asiointi haluttiin nostaa uudelle tasolle – ei vain teknologian avulla, vaan myös prosesseja selkeyttämällä ja käyttäjäkokemusta kehittämällä. Uudistus oli osa laajempaa tavoitetta tuoda julkisten palveluiden digitaaliset ratkaisut nykyaikaan tavalla, joka hyödyttää sekä viranomaisia että kuntalaisia.

Suunnitteluprosessi ja yhteistyö

KP kuntaraha -verkkopalvelun uudistusprojekti toteutettiin tiiviissä yhteistyössä asiakkaan, Siili Solutionsin ja palvelun loppukäyttäjien välillä. Uudistuksen keskiössä oli vahvasti käyttäjälähtöinen lähestymistapa – suunnitteluprosessi käynnistyi käytännönläheisesti Kokkolassa järjestetyllä työpajalla, jossa kartoitettiin palvelun nykytila, kipukohdat ja kehitystarpeet yhdessä asiakkaan edustajien ja avainkäyttäjien kanssa.

Työpajassa tunnistettiin keskeiset käyttäjäryhmät, joihin kuuluivat erityisesti hankkeiden hakijat sekä hakemusten käsittelijät. Näitä käyttäjiä haastateltiin erikseen, ja heidän kokemuksensa vanhasta järjestelmästä sekä toiveensa uudelle palvelulle muodostivat perustan koko konseptin, käyttöliittymien ja toiminnallisuuksien suunnittelulle. Erityistä huomiota kiinnitettiin siihen, että käyttäjät eivät jää sivustakatsojiksi – heidät pidettiin aktiivisesti mukana koko kehitysprosessin ajan, prototypoinnista aina julkaisuun saakka.

Suunnitteluprosessissa käytettiin iteratiivista mallia, jossa ratkaisuja kehitettiin vaiheittain käyttäjäpalautteen ja testauksen pohjalta. Tiimi työskenteli sprinteissä, ja projektin etenemistä seurattiin päivittäisissä dailypalavereissa, joissa käytiin läpi edellisen päivän edistysaskeleet, uudet tarpeet ja seuraavat toimenpiteet. Tällainen avoin ja ketterä toimintatapa mahdollisti nopeat reagoinnit muuttuviin vaatimuksiin ja teki yhteistyöstä tehokasta ja läpinäkyvää.

Käyttäjäpolkujen suunnittelu oli yksi projektin keskeisimmistä vaiheista. Tavoitteena oli luoda looginen kokonaisuus, jossa jokaisella käyttäjäroolilla – oli kyseessä hakija tai käsittelijä – olisi selkeä näkymä omiin tehtäviinsä ja toiminnoilleen tarkoituksenmukaiset työkalut. Tämän seurauksena järjestelmästä muodostui joustava portaali, jossa eri käyttäjät kokevat sen omalla tavallaan – mutta yhteisen rakenteen ja teknisen logiikan puitteissa.
Yhteistyö asiakkaan kanssa ei rajoittunut pelkästään projektin alkuvaiheeseen. Kaikki keskeiset päätökset, kuten tekniset ratkaisut, roolien määrittely ja palvelupolkujen rakenne, tehtiin yhteisessä ohjauksessa. Päätöksenteko perustui aina todettuun tarpeeseen, käyttäjäpalautteeseen ja toiminnalliseen hyötyyn – eikä pelkästään oletuksiin.

Tämä yhteiskehittämiseen perustuva lähestymistapa osoittautui paitsi tehokkaaksi myös asiakasta sitouttavaksi. Projekti sai kiitosta erityisesti siitä, miten lähellä loppukäyttäjää se toteutettiin ja kuinka avoimesti eri näkökulmat otettiin huomioon suunnitteluprosessin aikana.

Toteutus ja tekniset ratkaisut

KP kuntaraha -verkkopalvelu rakennettiin WordPress-alustalle, joka valittiin sen joustavuuden, laajan kehittäjäyhteisön ja kustannustehokkuuden vuoksi. WordPress tarjosi turvallisen ja vakaan pohjan palvelun nopealle toteutukselle ja tulevaisuuden jatkokehitykselle. Vaikka alusta itsessään on kevytrakenteinen, siihen toteutettu ratkaisu on pitkälti räätälöity kokonaisuus, joka vastaa Keski-Pohjanmaan kuntien kuntarahoitusasioinnin erityistarpeisiin.

Palvelu jakautuu kahteen pääosioon: julkiseen verkkosivustoon ja kirjautumisen takana toimivaan portaaliin. Julkinen sivusto toimii hankerekisterinä, jossa käyttäjät voivat tarkastella Keski-Pohjanmaan alueen käynnissä olevia ja päättyneitä hankkeita. Tämän lisäksi se tarjoaa yleistä tietoa kuntarahoituksen hakemisesta ja prosessin vaiheista. Sivuston julkinen osa on suunniteltu saavutettavuusdirektiivin mukaisesti, ja se toimii lähtökohtana palvelun avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle.

Varsinainen asiointipalvelu toimii kirjautumisen takana, ja se on suunniteltu kahdelle keskeiselle käyttäjäroolille: hakijoille ja käsittelijöille. Molemmille käyttäjäryhmille on toteutettu omat käyttöliittymänsä ja toiminnot, joiden kautta he voivat hoitaa koko hankehallinnan prosessin alusta loppuun.

Hakijaportaalin ominaisuudet:

• Uusien hankkeiden hakeminen
• Maksatushakemusten jättäminen
• Vuosiraporttien toimittaminen
• Hankearkisto ja omien tietojen hallinta
• Hakemusten ja lomakkeiden tilan seuranta
• Automaattiset sähköposti-ilmoitukset hankkeen etenemisestä

Käsittelijäportaalin ominaisuudet:

• Hakemusten, käyttäjien ja organisaatioiden hyväksyntä
• Hankkeiden ja maksatushakemusten käsittely (esim. hyväksyminen, palauttaminen)
• Raporttien tarkastelu ja arkistointi
• Automaattinen sähköposti-ilmoitus järjestelmän tapahtumista eri rooleille

Yksi järjestelmän tärkeimmistä teknisistä ratkaisuista on kattava sähköpostiautomaatio, joka parantaa prosessin sujuvuutta ja viestinnän läpinäkyvyyttä. Järjestelmä lähettää esimerkiksi ilmoituksen hakijalle, kun hakemus on hyväksytty, tai käsittelijälle, kun uusi toimenpide vaatii huomiota.

Tietoturva ja käyttäjähallinta ovat olleet projektissa keskeisessä roolissa. Jokaiselle käyttäjäroolille on määritelty tarkasti rajatut käyttöoikeudet – kukin käyttäjä pääsee tekemään vain omaan rooliinsa kuuluvat toimet. Käyttäjien valtuutus järjestelmään perustuu organisaatiokohtaiseen tunnistautumiseen, ja vain tietyillä rooleilla on oikeus hallinnoida muita käyttäjiä.

Saavutettavuus varmistettiin jo suunnitteluvaiheessa – sekä käyttöliittymien visuaalinen toteutus että tekninen rakenne noudattavat WCAG-ohjeistuksia. Saavutettavuus huomioitiin muun muassa kontrasteissa, lomakkeiden rakenteessa, näppäimistönavigaatiossa sekä ruudunlukijan tuessa.

Yhteistyön ja ketterän kehityksen myötä järjestelmästä rakentui kokonaisuus, jossa tekninen toimivuus, käyttäjäystävällisyys ja tietoturva kulkevat käsi kädessä – mahdollistaen aidosti tehokkaan ja modernin digitaalisen asiointipalvelun.

Tulokset ja hyödyt

KP kuntaraha -verkkopalvelun uudistus toi merkittäviä hyötyjä sekä palvelun käyttäjille että palvelun hallinnasta vastaaville kunnille. Uusi järjestelmä vastasi asetettuihin tavoitteisiin parantamalla toimintavarmuutta, helpottamalla asiointia ja selkeyttämällä koko hankehallinnan prosessia. Palvelun muutos ei ollut vain tekninen – se uudisti samalla kuntien tapaa hallita ja käsitellä rahoitushankkeita entistä tehokkaammin ja käyttäjälähtöisemmin.

Sujuvampi asiointikokemus
Yksi suurimmista parannuksista oli käyttäjäkokemuksessa. Vanhan järjestelmän käyttöliittymän vanhentuneisuus ja toistuvat häiriöt aiheuttivat turhautumista ja hidastivat asiointia. Uuden järjestelmän moderni ja saavutettava käyttöliittymä on huomattavasti selkeämpi, intuitiivisempi ja nopeampi käyttää. Palvelun rakenne ohjaa käyttäjää vaihe vaiheelta läpi hakemusprosessin, ja automaattiset sähköpostiviestit pitävät käyttäjän ajan tasalla hakemuksen etenemisestä.

Asiakkaalta saadun palautteen mukaan järjestelmän käyttö on huomattavasti sujuvampaa kuin aiemmin. Myös käyttäjäpolkujen selkeys ja lomakkeiden täyttämisen helppous on saanut erityistä kiitosta.

Parantunut hallinnollinen tehokkuus
Kuntien sisäinen hallinnollinen työskentely tehostui merkittävästi uuden järjestelmän myötä. Aiemmin käsin hoidettuja vaiheita on nyt automatisoitu, ja hankkeiden käsittelyvaiheet ovat helpommin seurattavissa ja hallittavissa. Portaalin kautta käsittelijät näkevät selkeästi omat tehtävänsä ja voivat hallita hakemuksia tehokkaasti omassa näkymässään. Myös viestintä hakijoiden ja käsittelijöiden välillä on nyt sujuvampaa sähköposti-ilmoitusten ja järjestelmässä näkyvien tilatietojen ansiosta.

Läpinäkyvyys ja saavutettavuus
Julkisen hankerekisterin ansiosta kuka tahansa voi tarkastella käynnissä olevia ja jo päättyneitä hankkeita Keski-Pohjanmaan alueella. Tämä lisää avoimuutta ja edistää kuntien välistä yhteistyötä sekä mahdollistaa hyvien käytäntöjen jakamisen. Lisäksi palvelun saavutettavuusdirektiivin mukainen toteutus varmistaa, että se on käytettävissä myös niille, joilla on erityisiä tarpeita – esimerkiksi näkörajoitteisille tai näppäimistön varassa toimiville käyttäjille.

Uudet mahdollisuudet
Uusi järjestelmä ei ainoastaan ratkaissut aiempia ongelmia, vaan avasi myös uusia mahdollisuuksia. Hankerekisteri on nyt selkeämpi, haettavampi ja helpommin ylläpidettävissä. Jatkossa järjestelmää voidaan helposti laajentaa tai räätälöidä uusien tarpeiden mukaan, mikä mahdollistaa sen kehittymisen mukana muuttuvien toimintaympäristöjen kanssa.

Ylläpito ja jatkokehitys

Siili Solutions jatkaa tiivistä kumppanuutta Kokkolan kaupungin ja muiden palveluun osallistuvien kuntien kanssa palvelun ylläpidon ja jatkokehityksen merkeissä. Yhteistyömalli perustuu avoimuuteen, jatkuvaan vuoropuheluun ja tarpeiden ennakoivaan tunnistamiseen.

Jatkokehitys käyttäjien tarpeista käsin
Yhteistyötä ohjaa ajatus jatkuvasta parantamisesta. Uudistuksen jälkeen palveluun on toteutettu jatkokehitystoimenpiteitä, jotka ovat syntyneet käyttäjien antaman palautteen ja uusien tarpeiden pohjalta. Tällaisia ovat esimerkiksi raportointitoimintojen laajennukset.

Jatkokehityksessä pyritään aina siihen, että muutokset aidosti tukevat käyttäjien työnkulkuja ja tuovat lisäarvoa palvelun käyttöön. Käyttäjät pidetään tiiviisti mukana myös jatkokehityksen suunnittelussa, jotta palvelu voi elää ja kehittyä arjen mukana – ei pelkästään teknisesti, vaan aidosti toimintaa tukevana ratkaisuna.

Tulevaisuus: skaalautuvuus ja laajennettavuus

KP kuntaraha -palvelu toimii nyt vakaalla perustalla, jota kehitetään tavoitteellisesti eteenpäin. Se ei ole pelkkä verkkosivusto, vaan kehittyvä asiointialusta, joka palvelee Keski-Pohjanmaan kuntia ja kuntalaisia tehokkaasti – nyt ja tulevaisuudessa.