Pintaa syvemmällä: Reilun kymppitonnin webbisaitin tarina

Marika Leed. Leed työskentelee projektipäällikkönä ja Synkka-palveluiden vetäjänä GS1 Finlandissa. Edellisessä työpaikassaan Leed on toiminut mm. kela.fi-uudistuksen projektipäällikkönä, josta hän oli kertomassa myös Kelan ja Vierityspalkin viime vuonna järjestämässä seminaarissa. Kirjoittajalla ei ole sidoksia artikkelissa mainittuihin yrityksiin.

Pk-yritys voi toteuttaa verkkosivustonsa tarvittaessa erittäin nopeasti ja kustannustehokkaasti. Tuotetietojen välitystä tarjoava GS1 Finland Oy rakensi uusia palvelujaan markkinoivan synkka.fi-sivuston teknisen alustan reilulla kymppitonnilla.

Pieni budjetti ja kiire – siinä olivat lähtökohdat, joilla GS1 Finland aloitti syksyllä 2013 Synkka-tuotetietopalveluja markkinoivan verkkosivustonsa toteutuksen.

GS1 on voittoa tavoittelematon maailmanlaajuinen organisaatio, joka ylläpitää ja kehittää standardeja kaupankäynnin tarpeisiin. Yrityksen tunnetuin tuote on EAN-viivakoodi, joka löytyy lähes jokaisesta kaupan hyllyllä myytävästä tuotteesta.

Uudet Synkka-palvelut on suunnattu päivittäistavarakaupan alalle. Tavarantoimittajat tallentavat ja julkaisevat Synkka-tuotetietopankkiin tuotetiedot kuten tuotteiden mitat ja ravitsemukselliset tiedot – tulevaisuudessa Synkka-mediapankkiin myös tuotteisiin liittyvät tuotekuvat ja käyttöohjeet.

Kaupparyhmät noutavat tuotetiedot ja digitaaliset aineistot keskitetysti Synkasta ja hyödyntävät niitä esimerkiksi verkkokaupassa – suurkeittiöasiakkaat taas reseptien suunnittelussa.

Synkka-palveluja käyttävät automaattisesti lähes kaikki suomalaiset päivittäistavaroita myyvät kaupat ja niiden tavarantoimittajat, joten synkka.fi-sivuston perustavoitteena ei ole myydä palveluja vaan tarjota informatiivista perustietoa palvelukokonaisuudesta.

Alustaksi norjalainen eZ Publish

Tarjous synkka.fi-sivuston toteuttamisesta pyydettiin Avenis Oy:ltä, joka oli toteuttanut muutamia vuosia aikaisemmin GS1 Finlandin omat verkkosivut. Avenis oli juuri ennen tarjouspyyntöä tuotteistanut norjalaisen avoimen lähdekoodin eZ Publish -julkaisujärjestelmän päälle responsiivisen valmisratkaisun, johon asiakas voi helposti sovittaa päälle oman sivustonsa.

Aveniksen valmisratkaisussa olivat mukana kaikki verkkosivustolla tarvittavat perustoiminnallisuudet kuten uutisten julkaiseminen, saman sisällön näyttäminen useassa eri paikassa, kalenteri, sivuston sisäinen haku, sivukartta, kieliversioiden tuki, kirjautumisella toimiva ekstranet sekä uutiskirjetoiminnallisuus.

Tarjous sivuston toteuttamisesta valmisratkaisun päälle oli kymppitonnin luokkaa, joten päätös sivuston teknisen toteutuksen tilaamisesta oli helppo ja nopea tehdä.

Julkaisujärjestelmänä eZ Publish on erittäin helppokäyttöinen ja opin itse päivittämään sisältöä jo muutaman tunnin perehdytyksen jälkeen. Oikeastaan ainoita miinuksia järjestelmässä on se, että ylläpito ei toimi täysin aukotta Internet Explorerin tuoreimmalla versiolla.

Ensin suunniteltiin ilme ja sisältö

Synkka.fi-projekti käynnistyi koko palvelukokonaisuuden visuaalisen ilmeen suunnitelulla. Sen toteutuskumppaniksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Frank. Heidän kanssaan suunniteltiin Synkka-palveluiden logo ja muut graafisen ilmeen elementit kuten asiakirjapohjat, mutta ei otettu kantaa itse verkkosivuston käyttöliittymään, koska se oli osa Aveniksen valmisratkaisua.

Frankin palvelukokonaisuuteen sisältyi myös synkka.fi-sivuston kuvamaailman toteutus. Valokuvauksista tuli erilliskustannuksia noin 4 000 euroa synkka.fi-sivuston teknisen toteutuksen lisäksi.

Visuaalista suunnittelua seurasi sivuston konseptin ja sisältörakenteen suunnittelu, jossa työmenetelmänä hyödynnettiin mm. käyttäjäpersoonia. Sisältörakenteessa päädyttiin lopulta asiakkaan polkua mukailevaan ratkaisuun, jossa sisältö alkaa palveluiden esittelyllä, jatkuu asiakkaaksi liittymiseen ja etenee sen jälkeen osioon, josta löytyvät käyttäjätuki ja ohjeistukset.

Navigaation lisäksi sisältösuunnittelussa linjattiin myös Aveniksen tuoteratkaisussa olevien etusivun nostoporttien sisällöt. Portteihin tuotiin nostoja, joiden tiedettiin olevan suosittuja, kuten asiakaspalvelun yhteystiedot.

Tekninen toteutus eteni nopeasti

Kun synkka.fi-sivuston sisältösuunnittelu oli tehty, projektitiimi istui alas teknisen toimittajan kanssa ja kävi yhdessä työpajassa läpi, miten visuaalinen ilme ja sisältö saadaan istutettua sivustolle. Visuaalisuutta tukemaan sivustolle ostettiin Aveniksen ehdotuksesta myös parisataa maksava ikonipaketti Iconfinder.com-sivustolta.

Käynnistyspalaveri Aveniksen kanssa pidettiin lokakuun alussa, ja tekninen alusta valmistui jouluun mennessä. Tammikuussa syötettiin sisältö uudelle sivustolle, ja verkkopalvelu julkaistiin asiakkaille helmikuun alussa.

Käyttöönoton jälkeen sivustolle tehtiin omana työnä keväällä kevyitä käytettävyystestejä, joiden perusteella sisältöön ja teknisiin toiminnallisuuksiin tehtiin pientä viilausta. Yksi toistaiseksi korjaamatta oleva käytettävyysongelma on väkäsen muotoinen nuoli, joka ei toimi käyttöliittymässä täysin yhdenmukaisesti.

Kuluneen vuoden aikana synkka.fi-sivustolla on ollut keskimäärin 700 käyntiä kuukaudessa, kun asiakasyrityksiä Synkka-palveluilla on noin 650.

Resursointi ja kustannukset

Projektin vaatimien sisäisten henkilötyöpäivien tarkka arviointi on hankalaa. Graafisen ilmeen suunnittelussa, sisältösuunnittelussa ja teknisen toteutuksen suunnittelussa oli kolmen hengen projektitiimi, johon kuuluivat viestintäasiantuntija, projektipäällikkö ja assistentti. Sisällön syöttämisen sivustolle tekivät tammikuussa assistentti ja yksi projektityöntekijä.

Ulkoa ostetuiden kustannusten laskeminen on huomattavasti helpompaa. Alla on kuvattu kustannukset ilman arvonlisäveroa. Yhteensä sivusto tuli maksamaan noin 25 000 euroa, josta kuitenkin 10 000 euroa kului koko brändi-ilmeen rakentamiseen eikä sitä varsinaisesti voi katsoa verkkosivutoteutuksen kuluksi.

• Graafisen ilmeen suunnittelu 10 000 eur (Frank)
• Valokuvaukset 4 000 eur (Frank)
• Ikonit 200 eur (Iconfinder)
• Sivuston tekninen toteutus 11 000 eur (Avenis)

Keväällä 2014 GS1 Finlandissa siirryttiin sivuston jatkokehitysvaiheeseen. Parhaillaan synkka.fi:stä on toteutettu englanninkielistä versiota sekä rakennettu lisätyönä palveluiden sähköistä liittymislomaketta. Tulevaisuudessa edessä on myös koulutusilmoittautumisten toteutus sivustolle sekä GS1 Finlandin omien sivujen uudistaminen.

Kuukausittaiset ylläpitokustannukset ovat 230 eur/kk, minkä lisäksi pienkehitykseen budjetoidaan noin 5 000–10 000 euroa vuodessa.

Vertailua aiempiin projektikokemuksiin

Aiempien jättimäisten verkkosivustoprojektien jälkeen oli positiivista huomata, että pk-yritys pystyy toteuttamaan perussivuston erittäin nopeasti ja edullisesti. Varsinkin kela.fi-projektista, jossa työskentelin tuoteomistajana, tämä projekti erosi merkittävästi.

Kelassa projektitiimi ensinnäkin oli synkka.fi:hin nähden jättimäinen. Sisällöntuotanto oli laajalla sivustolla aivan oma kokonaisuutensa, joka piti projektoida erilleen teknisestä toteutuksesta. Toisin kuin Synkka-projektissa, sama ihminen ei voi isossa verkkosivuprojektissa toimia sekä teknisen toteutuksen että sisällöntuotannon veturina.

Myös käyttöliittymäsuunnittelu projekteissa oli täysin erilaista. Kelassa käyttöliittymän suunnittelu oli oma projektinsa, kun taas Synkassa käyttöliittymä oli jo valmiiksi suunniteltu osana tuotteistettua valmisratkaisua. Tämä heijastui myös testaukseen, sillä Kelassa sivuston responsiivisuus ja tekninen toiminta eri selaimilla piti testata itse, kun tämä työ oli Synkassa jo tehty puolestamme.

Myös julkaisualustat olivat projekteissa hyvin erilaiset. Kelassa sivusto sovitettiin avoimen lähdekoodin Liferay-alustalle omana teknisenä projektinaan, ja scrum-tiimi rakensi sivuston nollasta Kelan tarpeisiin. Yksi haastavimmista teknisen toteutuksen osa-alueista olivat kela.fi:ssä osioiden sisällä periytyvät elementit, joita synkka.fi:ssä ei ole lainkaan.

Merkittävä tekninen ero pienen ja suuren verkkosivutoteutuksen välillä ovat taustalla pyörivä tekninen arkkitehtuuri ja palvelun suorituskyky. Näihin ei synkka.fi:ssä tarvinnut ottaa lainkaan kantaa, koska sivuston käyttö on hyvin pienimuotoista. Synkassa ei myöskään tarvinnut panostaa sivuston tietoturvatestaukseen.

Projektien opetukset

Synkka.fi ja kela.fi -projektit ovat opettaneet, että riippuu täysin organisaation liiketoimintatarpeesta, millä konseptilla verkkosivustoa kannattaa lähteä rakentamaan.

Kelan tapauksessa oli järkevää lähteä liikkeelle omalla käyttöliittymällä ja portaalialustalla, joka mahdollistaa myöhemmin verkkoasiointipalveluiden integroinnin samaan portaaliin muun verkkosivuston kanssa.

Pk-yrityksessä tilanne ja lähestymistapa voivat olla aivan toisenlaisia ja massiivisen sivustoprojektin sijaan valmistuotteen käyttäminen voi olla hyvinkin varteenotettava vaihtoehto.

PS. Haluatko Vierityspalkin artikkelit sähköpostiisi? >> Tilaa kuukausikirje