Vieraskynä: Miten menestyä julkishallinnon tarjouskilpailuissa?

Virpi Blom

Vastoin yleistä käsitystä hankintalain tarkoituksena ei ole toimittajaehdokkaiden elämän hankaloittaminen, vaan hankintalaki puolustaa tarjoajien oikeuksia. Hankintalain tavoitteena on nimenomaan lakisääteisesti pakottaa tilaajat kohtelemaan palvelujaan tarjoavia yrityksiä tasapuolisesti.

Julkishallinnon_tarjouskilpailu_kuvitus

Toimittajat karsastavat useinkin julkisiin kilpailutuksiin osallistumista peläten sitä, että toimitusprojekti on jo etukäteen ”pedattu” tietylle luottotoimittajalle. Tämä pelko on käytännössä turha, sillä verkkopalveluja ostavilla julkishallinnon organisaatioilla on hyvin niukasti liikkumavaraa siinä, että voisivat valita tarjouskilpailun voittajaksi ”lempitoimittajansa”, kilpailevat tarjoukset sivuttaen.

Päinvastoin, hankintalaki pyrkii ehkäisemään kaikenlaista suhmurointia ja kähmintää, sillä se edellyttää mahdollisimman objektiivisia ja tasapuolisia kriteereitä toimittajavalinnoille. Tästä syystä hyvin laaditulla tarjouksella on erinomaiset mahdollisuudet menestyä kilpailussa.

Vaikka julkishallinnon tarjouspyynnöt ovat laadultaan kovin vaihtelevia, menestyksekkään vastaamisen ohjenuorat ovat yksinkertaisia:

1. Seuraa HILMA-järjestelmään tulevia tarjouspyyntöjä

Julkiset kilpailutukset ilmoitetaan HILMA-järjestelmässä (www.hankintailmoitukset.fi), ja niihin saa osallistua kuka tahansa kriteerit täyttävä toimittajaehdokas. Seuraa ilmoituksia haukkana, sillä tilaajaorganisaatiot eivät juurikaan lähetä toimittajaehdokkaille tarjouspyyntöjä suoraan. Mikäli saat tarjouspyynnön myös suoraan, pidä tätä hyvänä merkkinä: yritystäsi pidetään erityisen kiinnostavana kandidaattina hankintaan, joten tarjoustasi odotetaan innokkaasti.

2. Lue se tarjouspyyntö

Ns. sisälukutaito ja luetun ymmärtäminen ovat toimittajilta yllättävän usein puuttuvaa perusosaamista.

3. Älä lähde tarjouskilpailuun, jossa et voi menestyä

Mikäli tarjouspyynnössä esitetään ehdottomia vaatimuksia tai vähimmäiskriteerejä esimerkiksi hyväksyttävistä teknologioista, referenssitoteutuksista, projektiryhmästä tai yrityksestä, ei kannata lähteä tarjoamaan, jos nämä kriteerit eivät täyty. Vaikka ostajaorganisaatiolla olisi hyvää tahtoa yritystäsi kohtaan, hankintalaki määrää sen, että tarjoustasi ei voida ottaa huomioon.

4. Kovin luovaa tulkintaa ei kannata tehdä

Ostajaorganisaatiot ovat velvoitettuja noudattamaan kirjaimellisesti ja yksiselitteisesti tarjouspyynnössä antamiaan arviointikriteerejä tai vaatimuksia. Jos referenssejä pyydetään extranet-toteutuksista, et voi soveltaa kriteeriä niin, että ”tää tekemämme intranet-palveluhan on vähän niinkö extranet-palvelu”, eikä yksityissektorin asiakasreferenssiä voida laskea vaadituksi julkishallinnon referenssiksi, vaikka omasta mielestäsi se olisi ”ihan vastaava”.

5. Hinnoista ei neuvotella

Ole tarkkana tarjottujen palvelujen kokonaishinnan kanssa. Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt hintakatot ovat ehdottomia (tosin alvittomia) maksimihintoja hankinnan kaikille kustannuksille, jotka tulevat tilaajan maksettaviksi samalta toimittajataholta sopimuskauden aikana (yleensä 4 vuotta).

”Kansallinen kynnysarvo” tai ”EU-kynnysarvo” ovat myös tarjouspyynnössä hintakattoa määrääviä termejä: jos tarjouksen tulee alittaa ne, ostaja ei saa valita tarjoajaa, jonka tarjous (alvittomat kokonaiskustannukset sopimuskaudelle) on kynnysarvoja kalliimpi. Huomaa, että EU-kynnysarvo vaihtelee hankintayksikön luonteen mukaan.

6. Vastaa esitettyihin kysymyksiin

Mikäli tarjouspyynnössä pyydetään tarjoajilta vastauksia, selvityksiä tai kuvauksia hankittavaan projektiin ja yritykseesi liittyen, panosta näihin. Vastaa kysymyksiin selkeästi, ammattitaitoanne esiin tuoden, täsmällisesti ja uskottavasti. Novellien muodossa vastaaminen ei kuitenkaan suoraan anna bonus-pisteitä, vaan tiivistäminen on hyve.

Etenkin jos tarjouspyyntö esittää täsmällisen kysymyksen täsmäaiheesta, ei siihen kannata vastata satasivuisella geneerisellä liitedokumentilla, jonka joiltain sivuilta vastaus on tulkinnan kautta kursittavissa kasaan.

7. Täytä lomakkeet ohjeiden mukaan

Jos tarjouspyyntö sisältää täytettäviä lomakkeita, ole erityisen huolellinen niiden täyttämisessä: ne ovat mitä todennäköisimmin kuponkeja, joiden mukaan yrityksesi saamat pisteet määräytyvät.

Äläkä toimi ohjeiden vastaisesti: jos joitakin tietoja pitää täyttää suoraan lomakkeelle eikä esittää muutoin, älä viittaa siihen, että tämä asia on esitetty liitetiedostossa. Ostajaorganisaatio ei tässä tapauksessa saa ottaa liitettäsi lainkaan huomioon – pahimmassa tapauksessa ohjeiden vastainen toiminta johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

8. Panosta siihen, mitä vertaillaan

Hankintalain ytimessä on se, että tarjoukset vertaillaan nimenomaisesti ja ainoastaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on esitetty. Tarjouksessa on toki esitettävä pyydettyjä tietoja vapaamuotoisesti, mutta tarjousvertailu tehdään tinkimättömästi vain vertailemalla tarjouspyynnössä esitettyjä kriteereitä.

Kirjoita tarjouksesi peilaten kaikkia antamiasi tietoja vertailukriteerejä vasten. Muu lavertelu on melko turhaa, koska sillä ei ole mitään merkitystä tarjousvertailussa sijoittumisen kannalta.

9. Ole tarkka muotoseikoissa

Mikäli tarjouspyynnössä edellytetään ehdokkaita esittämään tarjouksensa tietyssä muodossa, tietyssä sisältöjärjestyksessä, tietyllä tavalla otsikoituna jne., kyttää näiden ehtojen toteutuminen suurennuslasilla. Muotoseikkojen täyttymättä jääminen on yleisin tarjousten hylkäysperuste.

Vaikka joitakin huolimattomuusvirheitä, kirjoitusvirheitä tai vähäpätöisiä muodollisia puutteita tarjouksissa voidaan hankintalain puitteissa antaa anteeksi, useimmat ostajaorganisaatiot eivät uskalla ottaa valitusriskiä. Eikä tällainen virhe tai puute saa koskaan liittyä tarjousvertailussa käytettäviin vaatimuksiin tai seikkoihin.

10. Lue tarjouspyyntö vielä kerran

Tarkista vielä viimeiseksi useamman silmäparin avustuksella, että tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin, vaatimuksiin ja reunaehtoihin:

  • on vastattu
  • on vastattu oikein
  • on vastattu vaatimukset täyttäen ja ohjeiden mukaan

11. Lähetä tarjous ajoissa

Pidä huolta siitä, että tarjous on perillä ajoissa. Myöhästyneet tarjoukset on käytännössä aina hylättävä.

Paperit puhuvat puolestasi

Julkishallinnon kilpailutuksessa on toimittajille ehkä vaikeimmin nieltävä seikka se, että toimittajavalinta perustuu yksinomaan kirjalliseen materiaaliin: niihin dokumentteihin, jotka tilaajaorganisaatio (’hankintayksikkö’) on tarjouspyynnön muodossa laatinut, ja niihin pumaskoihin, joita tarjoajat ovat määräaikaan mennessä tarjouksen muodossa toimittaneet.

Tyypillisimmissä kilpailutuksissa eli ”avoimen menettelyn” hankinnoissa tilaajat eivät saa antaa kilpailutuksesta tai tarjouspyynnöstä mitään lisätietoja, taustoitusta tai tarkennusta muutoin kuin tasapuolisesti kaikille tarjoajaehdokkaille. Niinpä kandidaatteja ei ole oikeastaan syytä tavata henkilökohtaisesti, eikä tarjouksensa perään kannata soitella. Vaikka yhteydenottosi pyrkisi viestimään yrityksesi halukkuutta, aktiivisuutta, kiinnostusta ja laadukkuutta, ei tilaajaorganisaatio saa ottaa sitä mitenkään huomioon tarjousvertailussa.

Tämän rajoituksen vuoksi moni toimittaja harhautuu luulemaan ”neuvottelumenettelyä” tai ”kilpailullista neuvottelumenettelyä” hankintaprosesseiksi, jotka olisivat jotenkin notkeampia ja vähemmän sitovia. Tämä on kuitenkin virhekäsitys: erityisesti pienen yrityksen, jolla ei ole mahdollisuutta panostaa mittavasti aikaa, vaivaa ja resursseja epävarmaan myyntiprosessiin, ei tavallisesti kannata lähteä mukaan neuvotteluun perustuviin hankintaprosesseihin.

Hankintalain perusasiat kannattaa siis tuntea, jotta tarjouskilpailuihin osallistuminen olisi suorastaan palkitsevaa, helppoa ja suoraviivaista.

Hyvä lähtökohta on vaikkapa North Patrolin pikaopas: Verkkopalvelun hankinta julkishallinnossa.

Kuvitus: Kuvittaja Pirita Tolvanen

PS. Haluatko Vierityspalkin artikkelit sähköpostiisi? >> Tilaa kuukausikirje

  1. Viestintälotta says:

    Näin se on: lue, mitä kysytään ja vastaa kysymyksiin ohjeistetulla tavalla. Mikä siinä on niin vaikeaa? (Eihän me julkishallinnossa tehdä tarjouspyyntöjä vaikeiksi, eihän?)

  2. Jussi Sivonen says:

    Naulan kantaan!

    Oiva checklist kaikille julkisiin kilpailutuksiin osallistuville firmoille. Tarjouksen huolellinen lukeminen ja täyttäminen säästä aikaa ja vaivaa, sillä kaikki on turhaa jos tarjous joudutaan hylkäämään muotoseikan vuoksi. Sellainen turhauttaa myös ostajaa.

    Ja laittakaa ne hinnat alvittomina jos ne niin pyydetään!

    Tuossapa vielä ”hyvä” esimerkki siitä, kun sisälukutaito pettää kollektiivisesti:
    http://webdynasty.jns.fi/djulkaisu/kokous/2014506-5.HTM

  3. Perttu Tolvanen says:

    Juttu herätti aika paljon palautetta. Asiakkaat kiittävät ja toimittajatkin tuntuvat tykkäävän vinkeistä, mutta pari palveluntarjoajaa kyseenalaisti sen, että oikeastiko muka julkisissa hankinnoissa ei tapahtuisi ”perseilyä”. Ymmärrettävästi tähän kommenttikenttään eivät nämä lausunnot ilmestyneet.

    Noh, vastaan tähän nyt North Patrolin puolesta. Vastaus on, että me emme ”järjestettyjä” kisoja näe, emmekä oikeastaan edes kuule niistä. Mutta, meidän näkökulma on varmasti täysin vääristynyt, koska meidän asiakkaat ovat niitä jotka haluavat tehdä asiat hyvin ja oikein. Ei hankintoihin erikoistunutta konsulttia käytä kukaan joka haluaa kiertää/vältellä lain henkeä.

    Toisaalta, ainakin meidän alalla kun katsoo HILMA:aa, niin ei siellä oikeasti pyöri ilkeämielisesti tehtyjä tarjouspyyntöjä. Sellaisten tekeminen on oikeasti vaikeata, enkä usko edes että kannattaa. Toki siellä pyörii paljon tarjouspyyntöjä, joista näkee hyvin nopeasti, että nyt ei oikein olla osattu tehdä hankinnan valmistelua – mutta osaamattomuus on täysin eri asia kuin ilkeämielisyys.

    Toinen asia kokonaan on sitten se, että tässä artikkelissa puhutaan julkisista hankinnoista, jotka meidän määritelmän mukaan tarkoittavat yli 30 000 euron hankintoja (= kansallinen kynnysarvo). Hankintalakihan ei varsinaisesti koske alle 30 000 euron hankintoja. Ja tässä alle 30k kentällä varmasti tapahtuu kaikenlaista ”kilpailuttamista”.

    Monen julkishallinnon yksikön omat ohjeet saattavat nimittäin edellyttää kilpailuttamista myös alle 30k hankintojen kohdalla. Nämä ohjeet ovat kuitenkin yleensä hyvin löysiä, eikä niitä valvota. Täten näissä ”minikilpailutuksissa” voi olla hyvinkin kirjavia käytänteitä, ja tietysti pahimmillaan tarjouksia pyydetään paljon, ja silti päätös tehdään ”perstuntumalla”.

    Kärjistäen voisi sanoa, että jos kerran tiedetään mitä halutaan, niin miksi järjestää näennäisiä kilpailutuksia – jos kerran laki sallii suorankin ostamisen. Parin tarjouksen pyytäminen on ihan fiksua, mutta näennäisen kilpailutuksen järjestäminen menee pienhankinnoissa helposti överiksi.

    On veronmaksajienkin kannalta ihan järkevää, että pienhankintoihin ei sovelleta samaa byrokratiaa kuin isompiin ostoksiin. Käytännössä moni organisaatio saakin tehdä alle 30k hankinnat suorahankintoina, ilman mitään kilpailutuksia.

    Ehkä tyypillisintä on, että organisaatiot ohjeistavat muutaman tarjouksen pyytämiseen – mutta lopullista valintaa ei tarvitse erikseen perustella.

    Esim. North Patrolin palveluita ostetaan paljon minikilpailutuksilla tai jopa suorahankintoina, ja kyllä meillä on tilanteita joissa asiakas on ennakkoon jo saattanut sanoakin, että haluaa tehdä projektin meidän kanssa. Tarjouspyyntökierros on kuitenkin silti asiallista tehdä, ja itse asiassa me jopa kannustamme siihen joskus.

    Ja myös toisinpäin, mekin vastaamme säännöllisesti tarjouspyyntöihin joista saatamme varsin hyvin tietää, että asiakkaan organisaatio haluaa tehdä projektin jonkun tietyn toimijan kanssa ja meiltä pyydetään tarjous vain jotta oman organisaation hankintaohjeen vaatimus täyttyy. Eikä se meitä ahdista. On ihan veronmaksajienkin etu, että virkamiehillä on mahdollisuus pienemmissä hommissa valita toimijoita joihin luottavat (vaikka sitten aiemman kokemuksen perusteella).

    Sitä on tietysti vaikea sanoa, että kuinka paljon tapahtuu jonkinlaista ketjutusta, tai perusteetonta hankkeiden pilkkomista pienemmiksi projekteiksi, vain jotta saadaan ostettua samalta firmalta useampia alle 30k projekteja. En tosin usko, että tässäkään puhutaan kovin laajasta ilmiöstä – etenkään suorahankintojen kohdalla.

    Veikkaisin, että eniten hankintalakia kierretään erilaisten puitejärjestelyiden kautta. Eli kun on ensin kilpailutettu raskaasti joku toimija johonkin hommaan, niin sitten ostetaan resursseja sen sopimuksen kautta ihan muihin hommiin – ja usein ihan muilta firmoiltakin (välissä oleva firma vain läpilaskuttaa töitä). Tätä toimintaa jopa edesauttaa esim. Hansel joissain tapauksissa, mutta tämän toiminnan laajuutta on kyllä hyvin mahdotonta arvioida. Ja toisaalta, yleensä näissä kuitenkin toimitaan kertaalleen kilpailutettujen hintojen puitteissa – joten ei toiminta silti ihan mitään pöydän alta ostamista ole kuitenkaan.

    Kokonaisuutena pitäisin siis julkishallinnon hankintoja yleisesti ottaen erittäin rehellisenä puuhana. Saa olla eri mieltäkin, mutta tämä on meidän kokemus.

  4. Jeps says:

    Hyviä pointteja! Mukaan mahtuu varmasti kaikkea. Hyvässä hengessä tehtyjä tarjouspyyntöjä, suoraan tiettyyn firmaan tai sen tekijöihin kohdistettuja, hyviä ja järkeviä kilpailuja sekä tapauksia, joissa etukäteen tilaajan tiedossa on ”kaikki vaihtoehdot näistä on huonoja meille, mutta emme voi tilata siltä, mikä meille sopisi”. Ja tosiaan, kukaan tuskin on niin tyhmä, että palkkaisi ”puolueettoman, ulkopuolisen konsultin”, jos tavoite ei ole puolueeton kilpailutus.

    Mikään järjestelmä ei ole täydellinen. Suomen systeemi voisi olla parempikin. Lopputuloksen arvoa ja tavoitteita ei yleensä mitata mitenkään, mikä on kumma juttu, koska joistakin tavoitteillisista syistähän koko hanke päätetään tehdäkin (tai jos ei tehdä niin sittenhän kaikki on turhaa.). Melkoinen elefantti huoneessa, sanoisin.

    Veikkaisin silti, että Suomen kansa, joka lähestulkoon elää ja hengittää sääntöjen noudattamisesta, suoriutuu puhtaammin paperein julkishallinnon kilpailutuksista kuin monissa muissa maissa tehdään. Tilaajan osaamista ja lainsäädäntöä voisi aina toki kehittää! Kilpailuttamisessa on näkynyt viime aikoina positiivista kehitystä, meininki tuntuu olevan ”järkevämpää”. Paitsi tietysti mediaan pääsevät, järjestäen järkyttävän huonosti onnistuvat mammuttiprojektit. Lopettakaa julkishallitsijat nyt ihmeessä nuo megaprojektit ja pilkkokaa tekeminen hallittavimmaksi kokonaisuuksiksi. Ja samalla saa myös parempaa kilpailua, kun osallistumisen ehtona ei ole x kpl vastaavia mammuttihankkeita referenssinä – joita ei niitäkään olisi koskaan pitänyt kenenkään tehdä… Jos softaprojekti maksaa enemmän kuin sairaala, ollaan Suomen kokoisessa maassa pahasti metsässä.

  5. Timo Jokela says:

    Oikein hyvä tiivistys Virpiltä minunkin mielestäni.

    Ehkä sen voisi lisätä, että tarjoajan on vain hyväksyttävä se, jos tarjouspyyntö ei ole hänen mielestään ”järkevä”.

    Olen itse käynyt läpi ehkä satoja IT-tarjouspyyntöjä tietystä näkökulmasta (käytettävyyden huomiointi). Johtopäätöksenä se, että eipä sellaisia tarjouspyyntöjä käytännössä ole, jossa käytettävyys olisi oikeasti osattu laittaa tarjouspyynnön vaatimuksiin/ valintaperusteisiin ”oikein” (validisti, todennettavasti ja riittävän kattavasti).

    Hankkijan ehdoilla tässä mennään, siihen tarjoajan pitää tyytyä.

  6. Perttu Tolvanen says:

    Hyviä kommentteja! Varmasti tilaajapuolella olisi osaamisessa kehitettävää, ja etenkin isojen hankkeiden pilkkomista pitäisi todellakin tehdä enemmän.

    Tilaajan kannalta hankinnan valmistelu ja kilpailutuksen toteutus on tietysti aina työläs, riippumatta onko hanke keskikokoinen vai iso. Mutta. Suomessa suurin osa alan firmoista on pieniä tai keskikokoisia, ja tällaisia firmoja on paljon. Olisi lopulta julkishallinnonkin etu saada enemmän kisaajia projekteihinsa, ja helpoiten se tapahtuisi laskemalla niitä suuruusrimoja. On valitettavaa, että moni IT-talo kasvaa aggressiivisesti ihan tietoisesti juuri sen takia, että pääsee kisaamaan isommista projekteista. Ja yleensä siinä vaiheessa kun joku IT-talo pääsee parin-kolmensadan hengen luokkaan, niin sen ostaa joku vieläkin isompi. Sitä kautta markkinassa on krooninen pula keskikokoisista taloista. Julkisen puolen kannalta helpoin ratkaisu ongelmaan olisi sallia useammin tarjouksia myös pienemmiltä, esim. alle sadan hengen firmoilta.

    Toisaalta kyllä toteuttajapuolella on myös todella paljon aivan perusteetonta julkishallinnon panettelua ja välttelyä. Monihan jopa ylpeilee sillä, että ei osallistu julkishallinnon kisoihin. Ihan naurettava asenne. Fiksumpaa olisi valikoida tarkkaan mihin osallistuu, koska samaa rahaa se julkishallintokin sinne firman pankkitilille siirtää.

    Twitterissä tätäkin juttua joku kommentoi tyyliin: ”eikö tarjouspyyntöihin vastaaminen ole jotenkin ysäriä..”. Noh, lienee ironista kommentointia, mutta kyllä toteuttajapuolella on viime vuosina tullut vastaan todella omituista asennetta. Fiksut ihmiset kaipailevat paluuta jonnekin kabinettineuvotteluiden maailmaan.

    Eiköhän nyt olisi vain syytä miettiä, että miten näillä säännöillä tehdään hommasta mahdollisimman helppoa ja toimivaa – ja opetella sitten pelaamaan niissä puitteissa.