Näin ostat konseptisuunnittelua – vinkkejä digitoimiston valintaan

Perttu Tolvanen

Kun tiedetään, että suunnittelun laatu vaikuttaa suoraan saavutettaviin tuloksiin, on hämmästyttävää, miten vähän huomiota yrityksissä kiinnitetään hyvien suunnittelijoiden valitsemiseen ja palvelumuotoiluprojektien ostamiseen.

Konseptisuunnitteluprojektin ostaminen ei ole helppoa. Toimistojen lähestymistavat eroavat toisistaan laidasta laitaan ja niiden kokemustaustat ovat varsin erilaiset. Siksi on vaikea arvioida, sopiiko jokin tietty toimisto juuri sinun projektiisi vai ei. Valintaprosessia voi silti monin tavoin sujuvoittaa ja varmistaa valinnan onnistuminen.

Tässä artikkelissa annan 13 vinkkiä, miten kehityt paremmaksi ostajaksi. Noudata neuvoja ja takaan, että seuraava konseptisuunnitteluprojektisi tuottaa parempia tuloksia – ja todennäköisesti nykyistä vähemmin kustannuksin.

Online construction

Vinkit 1–6: Näin valmistaudut konseptisuunnitteluprojektiin

1) Tee käyttäjätutkimus. Se ei ole ylettömän vaikeaa, etkä tarvitse siihen digitoimistoa. Jos haluat apua sidosryhmien, asiakkaiden ja käyttäjien haastatteluihin, palkkaa käyttäjätutkimuksiin erikoistunut toimisto (esim. Adage, Cresense, User Intelligence Finland). Tutkimus vaatii yleensä muutaman kuukauden, joten aloita ajoissa. Varmista, että prosessi dokumentoidaan kunnolla, jotta voit tarjota koko paketin (kysymykset, keskustelunaiheet, vastaukset) myöhemmin konseptisuunnittelijalle. Ihanteellista on, jos pystyt vielä tekemään tiivistelmän tutkimuksen tuloksista ja esittelemään sen tärkeimmät löydökset oman firmasi johdolle.

2) Aseta projektille liiketoiminnalliset tavoitteet. Haastattele johtoryhmääsi ja avainsidosryhmiä. Muodosta palautteen pohjalta visio projektista. Mutta älä odota, että liiketoimintatavoitteet syntyvät konseptisuunnitteluprojektin aikana. Sinun tulee itse olla koko ajan selvillä liiketoimintatavoitteista käyttäjätutkimuksen ja johdon haastattelujen pohjalta. Jos kaipaat apua tavoiteasetantaan, käytä konsulttia tai kysele ammattilaisverkostostasi toisten kokemuksia.

3) Kirjoita sivustosi kolmesta tärkeimmästä käyttäjäryhmästä käyttäjäprofiilit. Sinunhan pitäisi tuntea niin bisneksesi kuin asiakkaasi. Voit toki pyytää konseptisuunnittelutoimistoa parantelemaan profiileja, mutta sinulla itselläsi pitäisi olla jo kaikki data kerättynä ja ainakin summittainen kuva profiileista, ennen kuin konseptisuunnittelu aloitetaan.

4) Laadi ja hyväksytä projektin budjetti. Jos tunnet liiketoimintasi, nykytilanteesi ja tavoitteesi, sinun pitäisi pystyä suurin piirtein arvioimaan, tarvitseeko sivusto pelkän päivityksen vai onko se rakennettava uudestaan alusta alkaen. Valitsemiesi konseptisuunnittelijoiden pitäisi aina saada etukäteen tietää, paljonko olet valmis investoimaan. Kukaan ei halua suunnitella design-elementtejä, jotka lopuksi hylätään rahan puutteessa. Suunnitteluprosessi on aivan erilainen riippuen siitä, onko toteutukseen käytettävissä 50 000 vai 200 000 euroa.

5) Valitse omasta organisaatiostasi projektiryhmä ja asiantuntijaryhmä. Hyvä projektiryhmä on 3-6 henkilöä. Ryhmässä on tärkeätä olla innostuneita ja liiketoimintaa tuntevia henkilöitä. Tärkeintä on, että ryhmästä löytyy liiketoiminnan ymmärrystä käytännönläheiseltä tasolta sekä tietoa tulevaisuuden uudistustarpeista. Yleensä asiakasrajapinnassa vuosia olleet henkilöt ovat parhaita valintoja. Joskus tiivistä ja tehokasta projektiryhmää on vaikea saada kasaan, ja tällöin laajempi asiantuntijaryhmä auttaa. Asiantuntijaryhmä on tyypillisesti 10-15 hengen ryhmä jolta projektiryhmän jäsenet voivat pyytää kommentteja ja lisätietoja sekä kutsua tapaamisiin tarpeen mukaan. Asiantuntijaryhmästä kannattaa yleensä tehdä myös kaikkia liiketoimintayksiköitä edustava, jolloin se toimii myös viestintälinkkinä eri puolille organisaatiota siitä mitä suunnitteluprosessissa tapahtuu.

6) Päätä, mitä haluat projektin lopputulemaksi. Powerpoint-presentaation, ulkoasutiedostot (PSD) vai HTML-prototyypin? Mikä on tärkein dokumentti, joka projektin pitäisi tuottaa? Yleissääntö on, että mitä perusteellisemmin olet valmistautunut, sitä pidemmälle menevää loppudokumentaatiota voit edellyttää. Jos olet tehnyt huolellisen käyttäjätutkimuksen ja tiedät, mitä haluat, tähtää aina mahdollisimman pitkälle vietyyn prototyyppiin.

Jos päätät maksaa prototyypistä, niin viimeistele myös sisältösuunnitelma ajoissa. Prototyyppi ilman lopullista päänavigaatioehdotusta ja kourallista oikeita sisältöjä on rahan tuhlausta.

Budjetoi konseptisuunnitteluprojektiin vähintään noin 20 000 euroa (+ alv). Jos ostat myös käyttäjätutkimuksen, yksityiskohtaisen sisällön suunnittelun ja prototyypin, kasvata budjettiasi aina 50 000 euroon asti. Yleensä laajan ja monimuotoisen sivustonkaan suunnittelun hinnan ei pitäisi nousta yli 50 000 euron. Harva toimisto edes osaa sen suurempia suunnitteluprojekteja pitää näpeissään.

Jos projektisi on aidosti laaja ja monimutkainen, niin pilko tekeminen useampaan suunnitteluprojektiin. Jos raha ei ole niukka resurssi, voit harkita myös pienen design-tiimin kiinnittämistä osaksi projektiryhmää. Puhdas resurssiostaminen kuitenkin on suositeltavaa yleisesti ottaen vasta kun kokonaisprojektin budjetti lähestyy seitsemännumeroisia lukuja tai tavoiteltava kohdepalvelu on jotain hyvin uudenlaista.

Vinkit 7–11: Miten valita paras toimisto

7) Päätä, tarvitsetko digitaalisen markkinoinnin toimistoa vai käyttäjäkokemukseen erikoistunutta toimistoa. Vain harva toimisto kykenee molempiin. Suurillakin toimistoilla on vaikeuksia miehittää projektia asianmukaisesti, jos asiakkaan vaatimuksena on vahva kokemus molemmilta alueilta. Useimmat digitoimistot ovat parempia käyttäjäkokemuksen suunnittelussa kuin digimarkkinoinnin konsultoinnissa. Turvallisinta on ensi sijassa vaatia vahvaa näyttöä käyttäjäkokemuksen suunnittelussa.

8) Päätä, haluatko toimiston, joka on keskittynyt puhtaasti suunnitteluun vai toimiston, joka pystyy myös toteuttamaan sivuston. Suunnittelutoimistot ovat tavallisesti parempia fasilitoimaan työpajoja ja ajattelemaan oikeasti käyttäjän parasta. Mitä enemmän tarvitset hyvää designia, sitä todennäköisemmin finalistien lista kannattaa koota puhtaasti suunnittelutoimistoista. Jos projektisi on helpohko ja suhteellisen suoraviivainen, voi olla, että kannattaa valita toteutukseen kykenevä toimisto. Täyden palvelun toimistot ovat usein parempia suunnittelemaan sivustoja, joita on myöhemmin helppo ylläpitää ja kehittää edelleen. Erityisesti jos budjettisi on rajallinen, kannattaa ehkä suosia toimistoja, joilla on toteutuskykyä. Vaikket jatkaisikaan yhteistyötä saman kumppanin kanssa, konsepti on täyden palvelun toimiston suunnittelemana luultavasti halvempi toteuttaa.

9) Vaadi aina kiinteä projektihinta ja hyvä projektisuunnitelma. Kiinnitä erityistä huomiota toimistojen menetelmiin ja työpajasuunnitelmiin. Kiinteä tarjous pakottaa toimistot paneutumaan projektiin tosissaan sen sijasta, että ne esittäisivät vain oivallisen “design-lähestymistapansa” (jota ne eivät kuitenkaan missään tapauksessa pääse toteuttamaan, koska hinta ampaisisi taivaisiin). On myös hyvä kertoa toimistoille avoimesti, paljonko olet valmis sijoittamaan konseptisuunnitteluprojektiin, ainakin summittaisesti, kuten “30 000 ja 40 000 euron väliltä”.

10) Vaadi nähtäväksesi kaikkien projektiin osallistuvien suunnittelijoiden henkilökohtaiset CV:t ja yksityiskohtaiset tiedot heidän projektikokemuksestaan. Konseptisuunnitteluprojekteissa on henkilökohtainen projektikokemus huomattavasti tärkeämpi kuin toimiston kokemus. Jokainen tarjokas, jonka tiimiin kuuluu vähintään kaksi todella kokenutta ja taitavaa suunnittelijaa, pitäisi ottaa vakavasti. Voit myös pyytää lisätodistusta suunnittelijoiden taidoista ja paneutumisesta toimivien verkkokokemusten luomiseen. Parhailla konseptisuunnittelijoilla on blogi, Slideshare-tili tai muita keinoja osoittaa intohimonsa työhön.

Pelkkä aktiivinen verkkoläsnäolo ei kuitenkaan ole hyvän suunnittelijan mittari. Moni osaava ammattilainen pitää verkossa matalaa profiilia tai keskittyy verkkotekemisessään vapaa-ajan harrasteisiin. Tavalla tai toisella hyvältä konseptisuunnittelijalta kuitenkin löytyy kovia todisteita työn jäljestä ja tuloksista. Älä valitse suunnittelijaasi vain pitkän kokemuksen perusteella. Vaadi todisteita tuloksista.

11) Pyydä jokaisesta sinulle esitetystä referenssiprojektista yhteyshenkilön kontaktitiedot. Jos jokin referenssi tuntuu erityisen sopivalta omaan tarpeeseesi, ota yhteys kontaktihenkilöön ja kysy, miten projekti sujui ja millainen rooli suunnittelijoilla oli. Kysy erityisesti, mitä asiakas oli tehnyt pohjatyöksi, ennen kuin suunnittelijat aloittivat oman työnsä. Valitettavan usein parhaat referenssit ovat projekteja, joissa asiakas on hoitanut kaiken ajattelutyön ja suunnittelijat pelkästään muotoilivat asiakkaan vahvan vision kauniiksi designiksi (mikä toki on täysin hyväksyttävää, jos olet juuri sitä hakemassa).

Viimeisenä vaiheena huolehdi siitä, että tapaat ehdotetun tiimin henkilökohtaisesti, ennen kuin teet lopullisen päätöksesi. Tarjokkaista on luultavasti aika helppo valita kaksi finalistia, ja näiden välillä tehdä lopullinen päätös tapaamisten pohjalta. Haluathan tiimin, jonka kanssa tulet toimeen!

Vinkit 12-13: Miten varmistaa projektin eteneminen suunnitteluvaiheen jälkeen

12) Tarkista projektin lopussa mitä olet edellyttänyt lopputuloksina ja vaadi luvattujen dokumenttien toimittaminen. Moni toimisto lopettaa työt oma-aloitteisesti leiskoihin tai prototyypin raakileeseen ja jättää toiminnallisuuksien kuvaukset kirjoittamatta. Jos aiot tehdä projektin ketterästi ja mietit asiat loppuun vasta myöhemmin, niin tämä on tietysti ok, mutta jos haluat ennustettavan hintalapun toteutukselle, niin vaadi suunnittelutoimistoa kirjoittamaan tehdyt päätökset paperille – muodolla ei ole niin väliä, kunhan tehdyt päätökset toiminnallisuuksista kirjataan jonnekin ylös. Ketteräänkin toteutusprojektiin on helpompi lähteä kun on jokin pohja jota vasten muutoksia voi tehdä. Vaadi lopputulokset. Älä hyväksy löysästi suunniteltuja leiskoja lopputuloksena.

13) Ota suunnittelutoimisto mukaan toteutustiimin briiffauspalaveriin. Täydellisessä maailmassa samat tekijät tietysti toteuttavat myös palvelun, mutta reaalimaailmassa tämä onnistuu harvoin, etenkin isommissa projekteissa. Täten varmista, että suunnitteluvaiheen tietämys siirtyy eteenpäin. Hyvä briiffauspalaveri on tarpeellinen tiedonsiirtokäytäntö vaikka dokumentit olisivat kattavat. Joskus kannattaa myös hyödyntää suunnittelutoimiston käyttöliittymäosaamista toteutustiimin tukena, moni toteutustiimi kun ei ole parhaimmillaan käyttöliittymäasioissa.

Yhteenveto: Tee omat kotityösi huolella ennenkuin lähdet ostamaan konseptisuunnittelua. Mitä paremmin itse ymmärrät liiketoimintasi ja asiakkaasi, niin sitä enemmän saat irti hyvistä suunnittelijoista. Toimiston valinnassa pitää vaatia paljon, mutta kun saat parhaat kandidaatit finaaliin, niin ole myös realisti odotuksiesi suhteen. Suurin osa parhaistakin suunnittelijoista on briljantteja vain ”pinnan kuorrutuksessa” ja käyttökokemuksen suunnittelussa. Bisneskonseptin ja palvelun jatkuvan kehityksen suunnittelu onnistuu harvoilta. Panosta siis yhtä lailla oman projektiryhmäsi kokoamiseen ja omaan rooliisi päätöksentekijänä. Projektin loppuvaiheilla muista vaatia luvatut tulokset ja hyödynnä konseptikumppania myös seuraavissa vaiheissa tarvittaessa.

PS. Suomessa tyypillisiä konseptisuunnittelukumppanikandidaatteja ovat esimerkiksi Activeark JWTAdage, Avaus, CavaCreunaFranticIdeanN2NordkappPalmuValve.

Lisäksi monet pääasiallisesti verkkopalveluita toteuttavat yritykset voivat myös olla hyviä konseptisuunnittelukumppaneita, kuten esimerkiksi Ambientia, Exove, Innofactor, Sininen Meteoriitti, Solita. Ja toki myös elefanttien syövereistä voi löytyä päteviä suunnittelijayksilöitä, esim. Tiedolta tai Accenturen omistamasta Fjordista.

PSS. Tämän jutun ensimmäinen versio julkaistiin North Patrolin blogissa nimellä ”How to buy concept design – 10 tips for cost-effectiveness”. Jutun kommenteissa hyviä lisäyksiä tekivät Jarno Peltoniemi Solitasta ja Tuuli Aalto-Nyyssönen Ambientialta. Osa tämän toisen version lisäyksistä on suoraan heidän ehdottamiaan. Kiitos!

Haluatko Vierityspalkin artikkelit sähköpostiisi? >> Tilaa kuukausikirje

  1. Arto Martonen says:

    Hyvä kirjoitus. Kohtaan 7) lisäisin vielä liiketoiminnan kehittämisen näkökulman. Suurin ja nopein kasvupotentiaali on kansainvälisessä digitaalisessa liiketoiminnassa.

    Me Motleyssa uskomme, että konseptisuunnittelua ja teknistä toteutusta ei kannata erottaa. Muuten laatu ja nopeus on vaarassa. Jos siis etsit kumppania joka tekee näitä molempia, niin ota yhteyttä arto@motleyagency.com tai käy sivuillamme motleyagency.com.

    Kaupallisin terveisin,
    Arto Martonen
    Cheerman of the Bored,
    Motley Agency

  2. Lauri Kieksi says:

    Kohdat 1 ja 3 ovat luonteeltaan sellaisia, että organisaatiolla on yleensä käytettävissään dataa ja käyttäjäryhmiä, joiden pohjalta käyttäjätutkimus ja -profilointi olisi tehtävissä, mutta organisaation edustajat ovat liian lähellä itse organisaatiota ja projektin esityötä – ja tarvitaan ulkopuolinen näkemään metsä puilta ja erityisesti varmistamaan, ettei organisaation sisäinen politikointi vääristä käyttäjäprofiileita ja käyttäjädataa, joita vasten konseptia suunnitellaan. (Tämä ei tietystikään tarkoita, että sisäinen pohjatyö olisi jollakin tavalla arvotonta.)

  3. Timo Kiviluoma says:

    Hyvä kirjoitus.

    Kohta 10 on yksi kaikkein tärkeimmistä. Toimisto voi esittää millaisia projektityömalleja tai työpajamalleja tahansa, mutta jos suunnittelijat eivät niitä noudata tai heidän kokemuksensa ei riitä, joudut ad hoc -suohon. On äärimmäisen harvinaista, että tiimin kaikki jäsenet ovat senior-tason tekijöitä, joten painota sitä senioriteettiä, jota projektisi tarvitsee.

    Terveisin

    Timo Kiviluoma
    pitkän linjan digikonseptisuunnittelija

  4. Matias Pietilä says:

    Tarpeellinen artikkeli ja osuvia huomioita!

    On totta, että dedikoituneilla design-toimistoilla on usein toteuttajataloja syvempi design-osaaminen. Toisaalta haasteena saattaa olla, että kevyemmällä teknologiatuntemuksella ei osata ottaa alustasta kaikkea mahdollista irti tai vastaavasti suunnitellaan konsepteja, jotka eivät ole toteutusmielessä mielekkäitä.

    Qvikillä teemme mobiilipalveluita erityisesti natiivialustoille ja pyrimme olemaan mukana jo konseptoinnissa, jottei mahdollisuuksia suotta hukattaisi ennen kuin on edes lähdetty liikkeelle.

    Listalta puuttuvat myös Reaktorin ja Futun tapaiset firmat, jotka yhdistävät yhä paremmin designin ja toteutuksen.

    Oli käytössä erillinen design-yritys tai yksi luukku, on syytä pyrkiä siihen, että design-porukka on rinnalla tukena myös toteutusvaiheessa. Tuotteen visiolla on muuten paha tapa kadota matkalla. Samalla selvitään kevyemmällä speksien laadinnalla ja protoilulla ja kokonaisuus pysyy ketteränä.

    Usein toteutuksen aikana myös keksitään tapoja toteuttaa asiat vielä paremmin kuin on alun perin suunniteltu. Omassa kehitysmallissame toteutetut ominaisuudet hyväksytään valmiiksi vasta kun suunnittelija on katselmoinut, että ne toimivat niin kuin oli tarkoitettu.

    Erityisen tärkeitä ovat kuitenkin pointit 2 ja 3. Välillä hämmentää, kuinka heikosti liiketoiminnallinen logiikka ja kohderyhmien tarpeet on määritetty ennen suunnitteluprojektin aloitusta. Liiketoimintaosaamisen ja bisneksen merkitystä sekä suunnittelijoilla että projektitiimillä tuskin voi kylliksi korostaa. Lennokkaita ideoita ja vilkkuvia näyttöjä on merkittävästi helpompi suunnitella kuin asioita, jotka tukevat oikeasti bisnestä.

  5. Perttu Tolvanen says:

    Reaktor ja Futu eivät ole mainittuna ihan tarkoituksellisesti. Kummatkin myyvät tekemistään hieman eri tavalla kuin mikä on tämän artikkelin näkökulma (=pyrkivät resurssipohjaiseen konsulttien myyntiin, mikä mielestäni sopii lähinnä todella isoihin projekteihin, minkä artikkelissa toteankin).

    Lisäksi Reaktor ja Futu eivät myöskään istu oikein samaan formaattiin monien muiden toteuttajatalojen kanssa omien kokemusteni myötä. Reaktorin ja Futun toteutukset nimenomaan saattavat olla erittäin arvokkaita ja monimutkaisia toteutuksia, ja teknologiatkin saattavat olla eksoottisia. Täten en ihan allekirjoita sitä, että heidän tarjoamansa design+toteutus -yhdistelmä tuottaisi jotenkin parempia lopputuloksia oletuksena. Paperilla pidän itsekin sitä mallia parempana. Reaalimaailma ei vain aina toimi samalla tavalla, etenkään tällaisessa ihmisbisneksessä.

    Reaalimaailmassa designin ja toteutuksen niputtaminen väkisin yhteen tuntuu olevan tällä hetkellä enemmänkin toteuttajien näkökulmasta järkevä malli, ei välttämättä asiakkaiden näkökulmasta (kun otetaan yhtälöön mm. kokonaiskustannukset, teknologiaratkaisujen kestävyys, ylläpidettävyys, helppo jatkokehitys, jne.). En ole mallia vastaan, ja pyrin itsekin siihen asiakasprojekteissa lähes aina, mutta se tuntuu vain kovin keskeneräiseltä ihanteelta vielä toistaiseksi.

  6. Susanna Härkönen says:

    Hyviä vinkkejä ja mielenkiintoista keskustelua. Oman kokemukseni mukaan molemmissa on omat hyvät puolensa, sekä siinä, että toteutus tehdään muualla, kuin myös siinä, että konseptisuunnittelu, käyttäjätarvekartoitus ja toteutus tulevat samasta paikasta. Näiden tekeminen samassa talossa on erityisen hyödyllistä aidosti ketterässä projektissa kun rakennetaan tiimi, jossa kaikki pelaavat saumattomasti yhteen. Asiakkaan liiketoiminnalliset tavoitteet, käyttäjien tarpeet ja tekninen toteutettavuus tulevat tällöin hyvin huomioiduksi koko projektin alusta loppuun ja ylläpitoon asti, koska tieto liikkuu asiantuntijoiden välillä hyvin tällaisessa yhtenäisessä tiimissä. Kustannuksiakin se vähentää, koska säästetään turhaa työtä. En ole kokenut tätä ongelmalliseksi isoissa ja vaativissakaan projekteissa, päinvastoin.

    Kokemukseni perustuvat siihen, mitä olemme Cybercomin Design Studiossa vuosien saatossa tehneet, mutta uskon, etten ole ainoa, jonka mielestä hyvää designia ja käyttäjälähtöistä suunnittelua voidaan aivan yhtä hyvin tehdä myös taloissa, joissa tehdään laadukasta teknistä toteutusta.

  7. Janne Toivola says:

    Erinomainen juttu, kiitos! Lisäisin listalle vielä omaksi kohdakseen ”Määrittele mitä konseptisuunnittelu projektissasi tarkoittaa ja kommunikoi tämä sekä sisäisesti että omille sidosryhmillesi”. Kuuluuko esim. tarkka käyttöliittymäsuunnittelu konseptiin? Yleensä kai ei, mutta välillä sekin voi olla järkevää. Konseptisuunnittelu on aika vellova käsite, mutta se lienee ok, kunhan projektin sisällä päätetään mitä termillä tällä kertaa tarkoitetaan.

  8. Perttu Tolvanen says:

    Erittäin hyvä kommentti, Janne! Konseptisuunnittelun käsite on tosiaan alalla varsin vaihteleva. Siksi on erittäin hyvä idea määritellä käsite projektin aluksi ensin itselleen.

    Oma kantani on, että esim. käyttäjähaastattelut ym. tiedonkeruu ei mitenkään automaattisesti kuulu konseptisuunnittelun piiriin. Haastattelut ym. sessiot ovat minulle enemmän projektin valmistelua ja taustatiedon keräämistä. Itse konseptisuunnitteluprosessiin kyllä voi kuulua käyttäjien osallistamista, mutta silloin pitää jo olla jotain esiteltävää heille. Tästä alkaa minun maailmastani konseptisuunnittelu, eli jotain pitää pystyä esittelemään koko ajan.

    Konseptisuunnittelu taas voi loppua useaan eri lopputulokseen. Ja se onkin ehkä se isoin päätös, joka asiakkaan pitää tehdä. Riittääkö näyttävä, mutta lähes aina kovin epämääräinen, powerpoint-esitys? Yleensä jos konseptia ja projektia pitää vielä sisäisesti myydä, niin powerpoint on hyvä lopputulos. Tällöin ehkä itse suosin kyllä puhumista ”konseptin kirkastuksesta” joka ei välttämättä edes digitoimistoa vielä tarvitse, vaan konseptin kirkastus voi tapahtua asiakkaan itsensäkin tekemänä tai esim. konsulttien avustuksella. Digitoimistot kuitenkin ovat yleensä kiinnostuneempia miettimään itse palvelun toimintaa ja sen käyttäjiä, eivät niin paljon sitä miksi palvelu ylipäätään on olemassa. Palvelun tehtävä ja tavoitteet pitäisi minusta siis olla jo asiakkaalla olemassa ennenkuin lähdetään konseptoimaan, ja siksi powerpoint-lopputulos on minusta tavallaan liian vähän, useimmissa tapauksissa.

    Jos kyse on suoraviivaisesta visuaalisesta saitista, niin leiskatkin ovat ihan hyväksyttävä tulos vaikka ne eivät mikään trendikäs lopputulema näin responsiivisuuden aikakaudella olekaan.

    Jos projektille on jo vihreää valoa olemassa, niin jonkinlainen html-prototyyppi on varmasti se nykyaikaisin ja hyödyllisin lopputulos. Sitä on kiva esitellä pomoille, asiakkaille ja teknisen toteutuksen kandidaateille.

    Toki protokin vaatii rinnalleen vielä jonkinlaisen vaatimusmäärittelyn mikäli halutaan kiinteähintainen toteutusvaihe, mutta tällaisen paperin kirjoittaminen ei ole yleensä monen tunnin/päivän rutistus jos prototyyppi on tehty hyvin ja sisältää keskeiset toiminnallisuudet.

    Proton rinnalla siis kannattaisi vaatia vielä vaatimusmäärittelydokumenttikin, mutta olen ehkä hieman skeptinen sen suhteen, että digitoimistoista yleisesti ottaen löytyisi kykyä kirjoittaa sellainen dokumentti jota voisi käyttää kilpailutuksen liitteenä – tai en ainakaan ole sellaista vielä nähnyt. (En sano, että omat dokumenttini ovat mitenkään täydellisiä, mutta ”vaatimusmäärittely” ja ”digitoimisto” eivät vain ole reaalimaailmassa asioita joita oikein saisi samaan lauseeseen.)

    Sitä vastoin briljantteja protoja tekevät monet toimistot, ja siksi sitä pidänkin hyvänä lopputulos-”dokumenttina” konseptisuunnittelulle.

  9. Elina Uusimäki says:

    Hyvä setti ohjeita! Komppaan myös Susanna Härkösen kommenttia. Eli kohdassa 1 ohjeistat tekemään käyttäjätutkimuksen alkuun, ja tieto hyvin dokumentoituna siirretään konseptisuunnittelijalle. Omien kokemusteni mukaan tässäkin vaiheessa on sama viestikapulan siirtämisen dilemma kuin suunnittelusta toteutukseen. Jos siirto ylipäänsä tarvitaan, sitä tulee limittää ja pehmittää tiiviillä yhteistyöllä tekijöiden kesken.

    Käyttäjätutkimusta ja tarpeiden kartoitusta tehdessä ja käyttäjien kanssa vuorovaikutuksessa syntyy niin paljon ymmärrystä ja empatiaa käyttäjää kohtaan, että pitäisin kriittisenä että konseptisuunnittelija olisi mukana jo tutkimusvaiheessa – ja tutkija & suunnittelija komppaavat toteuttajaa loppuun asti.

    Terveisin,
    Elina Uusimäki, Idean

  10. Anne Kaikkonen says:

    Hyviä ohjeita konseptisuunnittelun tilaamiseen ja hyviä kommenteja tullut kirjoituksen lukijoilta. Toki kenttä on vähän monimutkaisempi, sekä sen suhteen mitä eri toimistot tekevät (esim. käyttäjätutkimustoimistoilla on designereita ja niillä voi olla yhteistyötä toteuttajatoimistojen kanssa) että mitä kaikkea pitää projektin aikana huomioida.

    Tärkeintä on päättää mitä haluaa ja miksi. Kohdan 6 lopputulema määritys ei mielestäni ole riittävä (PPT vai HTML…) vaan pitäisi määrittää mitä sillä lopputulemalla pitäisi voida tehdä ja mihin sitä käytetään. Onko sitä tarkoitus esittää johdolle vai pitäisikö sen toimia niin että konseptivalidointi voidaan suorittaa sitä sama tuotosta käyttäen. Konseptivalidointi muuten on yksi tärkeä osa koko prosessia ja kun toimistoa valitsee, kannattaa pyytää tietoa siitä miten toimisto hoitaa konseptin validoinnin ja miten asiakas otetaan siihen mukaan.
    Käyttäjätutkimuksessa on hyvä varmistaa että tutkijat osaavat kiteyttää löydökset myös suunnitteluohjeistuksiksi ja validoinnin tarkoituksena on varmistaa että konsepti toteuttaa nämä ohjeistukset/ vaatimukset.
    Prosessin aikana (konseptointi + toteutus) pitää välttää rikkinäisen puhelimen syndroomaa, Elina tuossa kommentoikin siitä että käyttäjätutkijan ja suunnittelijan tulisi työskennellä työparina, mutta lisäisin siihen myös mahdollisen konsepin (business)omistajan. Konseptin omistajan on oltava mukana prosessissa alusta asti, joka vaiheessa, erityisesti jos eri vaiheet ostetaan eri toimittajilta.
    Lisäksi pitää olla selvää se, kuka tekee päätökset omassa yrityksessä/ organisaatiossa ja millä kriteereillä ne päätökset tehdään. Kuullostaa varmaan itsestään selvältä, mutta ei aina ole käytännössä.

    Anne Kaikkonen, Cresense

  11. Perttu Tolvanen says:

    Hyviä kommentteja! Oma näkökulmani lähtee vahvasti siitä, että jokaisella projektilla pitää olla asiakkaan puolella selkeä konseptiomistaja. Tutkijan tai suunnittelijan roikuttaminen mukana läpi koko projektin kuulostaa lähtökohtaisesti siltä, että asiakkaan puolella ei ole homma hanskassa. Siksi siihen ei pitäisi minusta mitenkään pyrkiä.

    Kaikkien tutkimus- ja suunnitteluvaiheiden tulisi ensisijaisesti kasvattaa sitä konseptiomistajan osaamista ja ymmärrystä – ja hänen sitten pitää pystyä kommunikoimaan asiat kaikille kumppaneille projektin edetessä.

    Useilta eri tahoilta asioiden ostaminen ei ole yleisesti ottaen ongelmallista jos tällainen konseptiomistaja löytyy. Jos tällaista ei löydy, niin silloin juuri yleensä pyritään tavoittelemaan yhden ”superfirman” mallia tai sitten roikutetaan todella näitä suunnittelijoita mukana joka palaverissa.

    ”Superfirman” löytäminen taas on monissa tapauksissa epärealistista, ja verkkopalveluiden yhä monipuolistuessa ja bisneskriittisyyden kasvaessa, menee yhä harvinaisemmaksi. Suunnittelijoiden roikuttaminen mukana taas on yleensä epätehokasta ja voi olla kallistakin. Omistajuutta ei kuitenkaan voi ulkoistaa ja siksi minusta konseptiomistajuus pitää aina olla asiakkaalla itsellään.

    Tällainen ajatteluhan on täysin linjassa myös ketterän kehittämisen product owner -ajattelun kanssa. Product owner -ajattelun korostuminen olisi omasta mielestäni yksi isoimpia alan projekteja parantavia asioita. Jos konseptiomistaja/tuoteomistaja löytyy, niin silloin ratkaistaan suurin osa tämän kommenttiketjun ongelmista liittyen tiedonsiirtoon ja siihen voiko teknisen toteutuksen ostaa erikseen vai ei.

  12. Vesa Palmu says:

    Arvokkaita vinkkejä monelle ostajalle. Ennen tätä vaihetta asiakkaan pitää kuitenkin päättää se kaikkein tärkein asia: Ollaanko hakemassa enemmänkin kertaluontoista projektia, vai luomassa tai muuttamassa jotain liiketoiminnalle täysin kriittistä jonka tulee elää liiketoiminnan mukana?

    Kirjoitus sopii mielestäni sellaisenaan hyvin projektiajatteluun. Sama lähestymistapa ei kuitenkaan toimi ihan niin hyvin liiketoiminnalle kriittisissä hankkeissa. Perttu toki rajasikin tätä jo kommentissaan (#5). Ihan samaa mallia en Wunderkrautin, Reaktorin tai Futun kanssa sellaisenaan käyttäisi. Koko palvelupaletin tarjoavat ketterät toimittajat ovat hyvä ja kustannustehokas valinta laajoihin liiketoiminnalle kriittisiin hankkeisiin, mutta eivät välttämättä aina se luontevin valinta jos haetaan enemmän kertaluonteista projektia.

    Vaikka suurin osa vinkeistä on itsenäisinä täysin valideja mihin vain ostamiseen näin kuitenkin optimaalisen ostoprosessin melko erilaisena niissä hankkeissa joita meillä Wunderkrautilla tai yhtälailla vaikkapa Futulla tehdään.

  13. Perttu Tolvanen says:

    Viittasit varmaan #6 kohtaan?

    Kirjoitus on nimenomaan projektinäkökulmasta kirjoitettu. Jos lähtökohtana olisi vaikkapa jokin liiketoiminnalle kriittinen extranet-palvelu, jolle on laadittu pitkä kehitystiekartta, niin lähestyisin projektia kovin eri tavalla. Sellaisissa tilanteissa minusta konseptoinnin sijasta korostuu hyvä hankkeen valmistelu (sitä voi kutsua esiselvitykseksi tai miksi haluaa), eikä yleisesti ottaen konseptisuunnittelua kannata nähdä omana vaiheenaan millään tavalla. Ja kumppanivalinnassa Reaktor, Futu, Wunderkraut ym. toimijat ovatkin sitten ihan eri tavalla kiinnostavia ja soveltuvia toimijoita kuin tällaisessa projektilähestymisessä.

    Suuri osa verkkopalveluhankkeista on kuitenkin vielä tänä päivänä aika projektiluonteisia tavoitteidensa ja realiteettiensa näkökulmasta. Eikä siinä mitään pahaa ole. Ei kaikkien verkkotekeminen vaadi sovelluskehitysmeininkiä. Isoillakin konserneilla tarpeet voivat olla hyvin viestinnällis-myynnilliset ja painopiste kohdistuu esimerkiksi sisältöihin ja verkkoläsnäolon kokonaisvaltaiseen johtamiseen omien asiantuntijoiden tekemisen kautta. Tällaiseen tilanteeseen projektilähestyminen on monesti validi malli nyt ja jatkossakin.

    Lisäksi Futun, Reaktorin ja Wunderin edustama malli on aika vaativa myös itse tekijäjengiltä eikä sellaista lähestymistä voi heppoisasti valita – ja siksi niitä toimijoita jotka tuollaiseen kokonaisvaltaiseen lähestymiseen pystyvät, on vielä kovin vähän Suomessa.

    Näen itse myös valtavasti sitä, että myyntivaiheessa vain puhutaan kaunopuheita kokonaisvaltaisesta lähestymisestä ja ketteryydestä, mutta todellisuus on aivan toista. Suurin osa digitoimistoista esimerkiksi tuskin noudattaa minkäänlaista menetelmätapaa tekemisissään. Siksi jos onnistumisprosentteja haluaa projekteilleen parantaa, niin prosessimallipäätökset kannattaa ottaa omiin käsiin.

    Olen siis täysin samaa mieltä tuon ison linjapäätöksen tarpeesta: a) laitetaanko asiat kertaluonteisesti kuntoon vai b) lähdetäänkö pidempään ja rohkeampaan muutosprosessiin.

  14. Vesa Palmu says:

    Kyllä se mulla kirjautumattomana käyttäjänä näkyy kohtana #5, #6 on Susanna Härkösen kommentti. :-)

    Hyvin samoilla linjoilla ollaan tästä, myös siltä osin että enemmistö digitekemisestä Suomessa on projektimallista. Olen myös itse törmännyt hyvin harvaan toimittajaan joka todella pystyy kokonaisvaltaiseen ketterään tekemiseen, se vaatii molemmilta osapuolilta paljon enemmän.

    Meille on normaalia aloittaa uusi asiakkuus kouluttamalla asiakasta ja yhteistyön aikana asiakkaan organisaation toimintatavat tyypillisesti lähtevät hiljalleen muuttumaan. Tämä on melko kaukana projektimallisesta toiminnasta, eikä tietysti sovi kaikkeen tekemiseen. Tästä syystä meillä sivutetaankin paljon sellaisia tarjouspyyntöjä joihin emme näe tämän mallin sopivan.

    Työkalut, prosessit ja toimittajat tarpeen mukaan. Digialasta on tullut niin laaja että monelle asiakkaalle on vaikeata hahmottaa edes minkä tyyppistä toimittajaa tai työkalua heidän pitäisi hakea.

  15. Perttu Tolvanen says:

    Joo, nyt mäkin kartalla viittauksista!

    Samaa mieltä, että tällä hetkellä paljon haasteita siinä, että miten saada asiakkaan tekeminen ja resurssit kohtaamaan toimittajan työmallien kanssa. Toimittajilta vaatii juuri tuollaista selkärankaa myös sanoa suoraan se, etttä milloin ei asiakkaan tilanne ja kyvyt kohtaa toimittajan mallin kanssa.

    Moni toimija yrittää tällä hetkellä väkisin ajaa ketteriä malleja asiakkaan organisaatioon projekteissa, eikä sellaisesta välttämättä tule hyvää lopputulosta – tai vaikka lopputulos onnistuisi, niin prosessi voi jättää isoja arpia.

    Ja niissäkin joissa on edellytyksiä, niin yleensä tarvitaan koulutusta, sovittamista ja askel askeleelta etenemistä. Ja jos sille tielle lähtee, niin kannattaa kyllä lähteä sellaisen toimijan kanssa joka todella osaa niitä juttuja. Siksi arvostan Reaktorin, Futun, Wunderin ja kumppaneiden meininkiä, mutta se ei tosiaan ole ainut malli tehdä asioita – kenttä on laajentunut viime vuosina todella paljon.

  16. @samin says:

    Näinä ketterinä aikoina ylläoleva checklist kuulostaa osittain kovin raskaalta.

    Yleinen harhaluulo konseptoinnista on se, että brieffissä annetaan itse tehdyt tutkimukset ja omat insightit jonka seurauksena putken päästä pullahtaa kirkas ja kiiltävä konsepti. Mutta eihän se näin mene.

    Asiantuntevan muotoilutoimiston tehtävä on nimenomaan haastaa ja kyseenalaistaa sitä, miksi asioita tehdään. Tähän kuuluu olennaisena osana prototyyppaus ja ketterä testaaminen potentiaalisten loppukäyttäjien kanssa esimerkiksi design-vetoisen etnografian muodossa. Tällöin käyttäjätutkimukseen ei myöskään käytetä kuukausia vaan pikemminkin viikkoja, konseptisuunnittelun ohessa. Eli meidän mallissamme käytännössä me, liidaamme kohdat 1—3, usein itse mutta joskus myös verkostomme toimijoiden avulla.

    Kohdat 4,5,6,7 ja 8 ovat myös hyvin usein pöydällä. Kenenkään etu ei ole että toimisto päätyy tekemään projekteja jotka eivät sille kokemuksen tai osaamisen puolesta sovi. Tällöin lopputulos kärsii ja kaikki häviävät.

    Mitä tuohon markkinointi- / konseptisuunnittelu -jaotteluun tulee, niin se on tavallaan onneksi selkeytymässä. Parhaimmillaan tuote- ja palvelumuotoilu on jatkuva, ei koskaan valmis prosessi jota markkinointiviestintä tukee tarinankerronnalla lyhyemmissä sykleissä. Tietenkään meiltä ei saa mainontaa, eikä karrikoituna mainostoimistosta kannata ostaa palvelumuotoilua. Mindset on hyvin erilainen.

    Tässä mallissa on etuna se, että suunnittelijat ovat suoraan kosketuksissa sekä liiketoiminnan tavoitteisiin että käyttäjiin. Näin myös poistetaan erillisissä käyttäjätutkimuksissa hyvin usein esille tuleva rikkinäinen puhelin-efekti ja tutkijoiden oman tulkinnan aiheuttama vääristymä löydöksiin—sekä liiketoiminnan että asiakasymmärryksen osalta.

    Haasteena tässä on se, että tämä tekotapa vaatii aika paljon suunnittelijalta. Hyvin harvassa firmassa on sekä käyttäjäymmärrys että varsinainen suunnittelu samaa tasoa — puhumattakaan toteutuksesta. Siksi esimerkiksi me usein toimimmekin tiiviissä yhteistyössä Reaktorin, Futun ja muiden teknologiatalojen kanssa, varmistaen että konseptin puhtaus säilyy loppuun asti. Ilahduttavasti yhä useammin asiakkaiden omat tuotetiimit ymmärtävät muotoilun arvon ja käyttävät ulkoisia tahoja tukemaan toimintaansa ketterästi.

    Tässä on myös tärkeää ymmärtää se, että vaikka työ olisi paperilla ”projektiluontoista” kyse on aina pidemmän aikavälin tavoitteista, kestävyydestä ja yhteistyöstä. Perävalo-konsultteja on nähty tällä alalla ihan liikaa :)

  17. @samin says:

    Ainiin ja vielä — sopivaa tekijää valitessa kannattaa ehdottomasti pohtia mikä itselle on tärkeää?

    Jos kokonaisvaltainen helppous, kannattaa kaikki hankkia yhdeltä luukulta. Poissa silmistä ja poissa mielestä, ja putken päästä tulee valmista prosessin mukaisesti varmaan ihan ajallaankin.

    Jos esimerkiksi e-commerce-järjestelmäintegraatio, silloin kannattaa punnita tarkkaan millä paletilla edetään. Hyvä, ketterä muotoilutoimisto on kullan arvoinen toimija systeemin sisällä… jos projektissa luodaan uutta tai korjataan vanhaa.

    Jos tärkeää on loppukäyttäjän saama arvo muotoilun keinoin, vastaus on itsestää selvä. Konseptin pitää olla ja pysyä puhtaana, ja tätä ei saa muuta kuin design edellä toimivasta talosta.

  18. Perttu Tolvanen says:

    Artikkelin vinkit ovat todella monella tapaa ristiriidassa ”täydellisen maailman” kanssa, mutta väitän niiden olevan hyvin synkassa todellisen markkinan kanssa. Esimerkiksi mainitun käyttäjäymmärryksen ja käytännöllisen suunnittelun saaminen samasta osoitteesta on varsin haasteellista käytännössä (kuten samin toteatkin). Eikä näin responsiivisuuden aikakaudella välttämättä kannata edes yrittää (fiksumpaa keskittyä saamaan suunnittelu-toteutus-ketju edes toimimaan suhteellisen yhdessä).

    Ja kyllähän tässä keskusteluketjussa menevät maailmat myös sekaisin aika isosti. Saminkin argumentit minusta viittaavat ensisijaisesti ulkoistetun tuotekehityksen maailmaan, jossa kehitetään jotain bisneskriittistä uutta palvelua (vaikkapa nyt kännykässä toimivaa verkkopankkia tjms). Verkkopalveluiden suunnittelu ja toteutus ei suinkaan aina ole verrattavissa mihinkään tuotekehitykseen vaikka kuinka olisikin suuret visiot omalle palvelulle.

    On isosti eri asia tehdä jotain tuotetta, jota käyttäjät käyttävät kohtuullisen itsenäisesti, kuin vaikkapa tehdä monikielistä verkkopalvelukokonaisuutta jota iso sisällöntuottaja/verkkomarkkinointijengi pyörittää, muokkaa ja optimoi. Ensimmäisen kohdalla tuotekehityksen maailma on hyvin läheinen (tai pitäisi ainakin olla), jälkimmäisen kohdalla projektimainen tekeminen sopii hyvin perusprojektille, jossa maailma käännetään uuteen asentoon, ja sitten keskitytään sisällöntuotantoon ja tekemiseen omalla jengillä.

  19. @samin says:

    Mä olen kyllä vähän eri mieltä tuosta maailmojen sekoittumisesta. Ehkä kyse on enemmänkin mindsetistä millä asioita tehdään.

    Sinänsä hauska että viittaat ilmeisesti Pivoon tuolla kännykässä toimivalla verkkopankilla. Jos vertaan vaikka meidän viimeaikaisiin diunehin, Pivo osuu näihin pointteihin itse asiassa aika hyvin. Tämä siksi että koko homma pyörii OP-Pohjolan sisäisenä, ketteränä startup-yrityksenä jota me autamme hyvinkin spesifissä tarpeissa. Ylläolevat argumenttini pätevät taas aika hyvin esimerkiksi Veikkauksen palvelukehitykseen, isoon kv-verkkokauppaan tai skaalattavaan verkkopankkialustaan.

    Kysymys ei ole mielestäni joko/tai vaan sekä että. Kyse on siis ehkä enemmänkin tekemisen mallista kuin siitä mikä varsinainen lopputulos on. Pitää muistaa että iso yritys on itseään ylläpitävä systeemi joka ilman aktiivista ohjausta ja haastamista tuppaa aina ajautua takaisin hyväksi havaittuihin vanhoihin tapoihin tehdä. Ja tähän haastamiseen tarvitaan hyvin usein ulkopuolinen taho näkemään oikeat ongelmat mitä ratkoa.

  20. Perttu Tolvanen says:

    Tekemisen mallista nimenomaan on kyse, ja siihen valintaan vaikuttavat monet asiat. Olet täysin oikeassa siinä, että pelkästään tuo lopputulos ei tekemisen mallin valintaan vaikuta. Mutta minusta se on yksi tärkeä tekijä isossa kuvassa. Muita vaikuttajia ovat se ison organisaation kokemus, asenne ja budjetti.

    Omaan ajattelumalliin ei vain kuulu se, että lähdettäisiin aina jotenkin ajamaan jotain tiettyä mallia sisään vain siksi että se on jotenkin paras malli. Ensin pitää käydä läpi se lähtötilanne ja arvioida, että millaiseen muutokseen on kykyä organisaatiossa. Aina pitää vähän saada parannusta kaikilla sektoreilla, niin lopputuloksissa kuin tekemisen meiningissä, mutta miten isoa hyppäystä pystytään vaikkapa siinä tekemisen kulttuurissa tekemään, niin vaihtelee minusta erittäin paljon.

    Ainakin omissa asiakkaissani on hyvin laaja skaala, toisilla on product owneri jo nimettynä kun pidetään ensimmäistä palaveria ja ryhdytään miettimään hankekokonaisuutta – toiset taas eivät pysty mitenkään mitään product owneria irrottamaan vaan haluavat, että asiat uudistuvat enemmän avaimet-käteen-meiningillä ja tarkasti ennustettavilla kustannuksilla. Ja kyllä tässä jälkimmäisessäkin tilanteessa vaatimukseen on usein ihan validit perusteet.

    Kyllä me esimerkiksi aina käymme eri vaihtoehdot läpi asiakkaiden kanssa, mutta ei ne lähtökohdat vaan aina ole sellaiset että jonkinlainen ääriketterä tekemisen malli olisi realistinen. Etenkin kun väitän, että jos asiakas ei ole valmis oikeasti ketterään meininkiin, niin siitä ei kyllä tule kuin tuskaa ja hampaiden kiristelyä kumppaneillekaan.