Vinkkejä ohjausryhmätyöhön verkkoprojekteissa

Perttu Tolvanen

Tänään pidettiin Vierityspalkin järjestämä ”Ohjausryhmätyö verkkoprojekteissa” -seminaari. Seminaarin puheenjohtajana toimi Karoliina Luoto Sitrasta. Vinkkejään ohjausryhmätyöhön jakoivat Sinisen Meteoriitin Tytti Hallavo, Metsäteollisuuden Minna Hämäläinen, Sofigaten Ari Nuutinen ja Itellan Tarja Hopeakangas.

Seminaari myös videoitiin, joten lähiviikkoina toivottavasti myös videokooste seminaarin puheenvuoroista saadaan jakeluun. Sitä ennen kiinnostuneiden kannattaa selata seminaarin aikana julkaistut tweetit läpi (Vierityspalkin Twitter-tili ja #vierityspalkki hashtagilla julkaistut osallistujien tweetit).

Tässä kiinnostuneille myös allekirjoittaneen top-10 vinkkilista ohjausryhmätyöhön verkkoprojekteissa joka on poimittu tämän päivän seminaaripuhujien puheenvuoroista ja paneelikeskustelusta.

  1. Ohjausryhmän tehtävä on johtaa muutosta ja liiketoimintatavoitteita. Ohjausryhmän tehtävä ei ole puuttua projektin teknisiin yksityiskohtiin eikä muutenkaan projektin käytännön asioihin. Esimerkiksi teknisiä linjauksia ei ohjausryhmässä tulisi tehdä! Ohjausryhmän puheenjohtajan tehtävä on pitää keskustelut oikeissa asioissa.
  2. Ohjausryhmän pitää seurata ensisijaisesti sitä miksi projektiin lähdettiin – eli business casea projektin taustalla. Jos business case kuolee, tai ei näytä toteutuvan, niin tämän pitäisi vaikuttaa myös projektiin. Ja vaikka projekti menisi huonosti, niin silti business case voi toteutua ja tavoitteet täyttyä.
  3. Ohjausryhmässä ei saa tulla koskaan yllätyksiä kenellekään. Jos vaikeita asioita on tulossa käsittelyyn, niin näistä pitää viestiä ennakkoon kaikille osapuolille ja ohjausryhmä keskittyy vain valitsemaan erilaisista ennakkoon valmistelluista ratkaisumalleista.
  4. Ohjausryhmän työn ei pitäisi päättyä projektin päättymiseen, vaan työ jatkuu käyttöönoton kanssa ja muutostavoitteiden toteuttamisessa – ja usein ohjausryhmän työ vasta todella alkaa siinä vaiheessa kun it-toimittaja on saanut hyväksymistestauksen läpi.
  5. Ohjausryhmään tulee valita johtajat, jotka voittavat eniten jos projekti onnistuu – ja käänteisesti ohjausryhmässä tulee olla myös ne johtajat joiden edustama yksikkö kärsii eniten jos projekti epäonnistuu.
  6. Jos ohjausryhmään ei tahdo löytyä ihmisiä, niin todennäköisesti projektin valmistelu on tehty puutteellisesti ja kannattaa kyseenalaistaa projektin toteutus.
  7. Ohjausryhmän tehtävään kuuluu vallankäyttö! Muutoksia tulee tehdä ja asioita pitää uskaltaa kyseenalaistaa. Ohjausryhmän tehtävä ei ole passiivisesti vain seurailla mitä tapahtuu!
  8. Ohjausryhmä kannattaa olla kaikilla web-projekteilla, myös niillä 10 000 euron pienillä ja nopeilla projekteilla. Pienissä projekteissa ohjausryhmä vain ehkä kokoontuu harvoin, tai projektipäällikkö hoitaa tarvittavia hyväksymis- ym. tehtäviä – mutta kaiken kokoiset web-projektit kaipaavat ohjausryhmää – eli vaikka ohjausryhmä koostuisi projektiryhmän ihmisistä, niin kyseessä on silti tarpeellinen kokouskäytäntö.
  9. Ohjausryhmätyöskentelyn käytänteet ja pelisäännöt on suunniteltu varsin vahvasti vesiputousmalleja varten ja niiden soveltaminen aidosti ketteriin projekteihin ei onnistu aivan sellaisenaan!
  10. Toimittajan edustaja ei yksiselitteisesti kuulu ohjausryhmään mukaan. Toimittajan edustajan kyllä pitää olla säännöllisesti kokouksissa läsnä, mutta varsinaisena jäsenenä ohjausryhmään ei toimittajan edustaja välttämättä kuulu.

Päivän osuvin kiteytys tuli Tytti Hallavolta kun paneelissa keskusteltiin ketteristä projekteista ja siitä miksi niitä ei laajamittaisesti vielä alalla oikeasti tehdä:

”Ketteryyden hakeminen on huipussaan tarjousvaiheessa, mutta yleensä sopimusvaihe siivoaa ketteryyden projektista pois.” -Tytti Hallavo

Muut panelistit sekä yleisö yhtyivät tähän toteamukseen hymyillen ja kommentoiden. Sopimusvaiheen todettiin olevan muutenkin kriittinen vaihe sen osalta, että toteutuvatko hyvin asetetut haaveet ja tavoitteet todellisuudessa.

Krediitit näistä vinkeistä ja opeista kaikille puhujille kollektiivisesti! Mahdolliset väärinymmärrykset ja tulkinnat allekirjoittaneen piikkiin!

Kiitoksia myös Siniselle Meteoriitille erittäin asiallisen seminaaripaikan tarjoamisesta.

PS. Jos haluat saada jatkossa tietoa Vierityspalkin ajankohtaisseminaareista ensimmäisten joukossa, niin liity Vierityspalkin postituslistalle.

Kommentit

  1. Jukka Packalen kirjoitti:

    Kommenttina erityisesti kahteen ensimmäiseen kohtaan: liiketoiminta- tai muutostavoitteet ja projektin käytännön kysymykset, kuten tekniset ratkaisut, kulkevat käsi kädessä. Ongelma verkkopalveluprojekteissa onkin usein se, ettei kukaan seuraa ja ohjaa käytännön työtä, joka kuitenkin synnyttää tavoitteita toteuttavat lopputulokset. En missään nimessä sulkisi asiaa pois ohjausryhmän asialistalta.

  2. Karoliina Luoto kirjoitti:

    Loistokiteytys Perttu!

    Jäin vieläkin miettimään tuota ketteryyttä ja ohjausryhmätyöskentelyä: mun mielestä ne ei sulje toisiaan pois vaan ohjausryhmä tekee scope – aika – kustannus -hallintaa product ownerin tueksi.

    Nopeasti silmäiltynä löysin jossain blogeissa heitetyn ilmaan käsitettä product steering group aika ohjausryhmän tyyppisessä merkityksessä. Mutta olis kyllä kiva kuulla jos jollain olisi tästä jotain spesifimpiä lähteitä – onko siis agile ja ohjausryhmä mahdoton yhtälö? Ja jos on niin onko agileista projekteista ikinä mahdollista tulla isoissa organisaatioissa vakavasti otettava juttu?

  3. Juha kirjoitti:

    Varmasti ketteriä projekteja viedään läpi myös isommissa organisaatioissa. Hauskaa, että rinnastat ohjausryhmän ja ”vakavasti otettavan jutun”.

  4. Perttu Tolvanen kirjoitti:

    Loistavia kommentteja. Jukan kommenttiin voikin todeta, että asia taisi vähän jakaa mielipiteitä, koska ei paneeli kovin terävästi kieltänyt teknisten asioiden käsittelyä. Eli tosiaan isot linjaukset varmasti jollain tapaa syytä käsitellä myös ohjausryhmissä. Erittäin tärkeä tarkennus.

    Seminaarissa eniten painotettiin sitä, että ohjausryhmä ei saa ottaa tavaksi käsitellä projektin käytännön tekemistä liian tarkalla tasolla – ja tottua siihen että eri ratkaisumalleja voidaan ideoida ja esitellä ohjausryhmän kokouksissa. Sitä varten ohjausryhmä ei saisi olla.

    Karon ja Juhan kommentteihin liittyen: Minusta agilen ”vakavasti otettavuus” on ihan hyvä kysymys edelleen. Todellisuus on kuitenkin sitä, että ei tässä maailmassa ole tähän asti tehty ketterästi kovin paljon mitään isoa. Ei ydinvoimaloita tai lentokoneita tehdä ketterän kehityksen menetelmillä – ne tehdään suunnittelemalla kaikki asiat pilkulleen valmiiksi ennenkuin ryhdytään valmistamaan osia. Isojen organisaatioiden budjetointiprosessit ja projektitoimistot rakentuvat hyvin vahvasti perinteisten kaikki-kulmat-lukossa -ajattelumallien varaan. Ja siksi ohjausryhmäkulttuureissakin on asioita, jotka olettavat esimerkiksi projektin laajuuden olevan edes jollain tapaa määritelty ennakkoon.

    Siksi seminaarin jälkikeskusteluissakin mainittiin hybridimallit yhtenä kiintoisana alueena – eli pyrittäisiin tunnistamaan alueita joissa voidaan soveltaa kiinteämpiä malleja, ja sitten rajattaisiin alueita joissa käytetään ketterämpiä menetelmiä. Esim. monenlaisten palvelinympäristöjen ja perusjuttujen tekeminen voisi mennä kiinteästi – mutta sitten itse palveluiden kehitys näiden päälle olisikin ketterää toteutusta.

    Selvää on, että pelkästä ketterät menetelmät vs. muut mallit -vastakkainasettelusta pitää päästä eteenpäin ja keskittyä siihen milloin ketteryys on erityisen hyvä juttu, miten sitä ostetaan ja johdetaan – ja milloin sitten taas voidaan käyttää tiukemmin lukittuja malleja.

  5. Perttu Tolvanen kirjoitti:

    Seminaarin videoita työstetään kesän aikana YouTubeen. Nyt löytyy jo esimerkiksi Tytti Hallavon puheenvuoron tallenne YouTubesta kokonaisuudessaan.

    http://www.youtube.com/watch?v=DY8VY2kPgms

    Meteoriitin liiketoimintajohtajan Tytti Hallavon keskeisiä pointteja olivat mm.:

    1) Ohjausryhmätyö on osa projektiin kuuluvaa työtä. Se ei ole kriisinhallintaa, ei ongelmien käsittelyä, vaan parhaimmillaan ennakoivaa päätöksentekoa jolla vältetään kriisit ja ongelmatilanteet.

    2) Projektia toteuttava osapuoli kuuluu osaksi ohjausryhmää. Asiakkaan ei ole järkevää sanoa vain, että ”toimittakaa te nyt vain se projekti”, vaan myös projektia toimittavan osapuolen kannattaa kuulua ohjausryhmään jossa käsitellään projektin takana olevia isompia tavoitteita.

    3) Ohjausryhmän jäsenien ei tulisi tulla kokouksiin ”päivittämään tietonsa” vaan tekemään päätöksiä ja keskustelemaan niistä päätöksistä. ”Kotitehtävät kokouksia varten pitää tehdä kotona”. Liian usein projektin ohjausryhmät menevät asiakaspuolen johtajien keskusteluun sisäisistä asioista jotka eivät liity suoranaisesti projektiin.

    4) Menetelmä ohjausryhmän jäsenten valintaan: Jos projekti ajaisi täydelliseen umpikujaan ja olisi vaarassa epäonnistua täydellisesti, niin ketkä istuisivat silloin alas? Näiden henkilöiden tulisi kuulua ohjausryhmään.

    Tytti Hallavo LinkedInissä: http://fi.linkedin.com/pub/tytti-hallavo/1/260/68

  6. Perttu Tolvanen kirjoitti:

    Ari Nuutisen puheenvuoron tallenne myös katsottavissa nyt YouTubessa.

    http://www.youtube.com/watch?v=DdJDyKiPYQ4

    Sofigaten konsultin Ari Nuutisen keskeisiä pointteja vapaasti tulkittuna:

    1) Business case on se mistä kaikki lähtee ja mitä johdetaan (vaikka onkin hankala sana ja julkishallinto vierastaa).

    Ohjausryhmän tehtävä on johtaa business casea, eli sitä isoa syytä miksi projekti on olemassa. Esimerkiksi jos business case katoaa, niin myös projekti tulisi keskeyttää.

    2) Käyttäkää valtaa, tehkää muutoksia, älkää vain keskittykö ongelmiin.

    3) Valmistautukaa ohjausryhmän kokouksiin aina etukäteen. Kaikki tärkeät päätettävät asiat tulisi ennakkoon viestiä jäsenille.

    Ohjausryhmän varsinainen kokous on enimmäkseen päättämistä ja vahvistamista, varsinainen valmistelu- ja esittelytyö tapahtuu etukäteen.

    ”Mä vihaan ohjausryhmissä yllätyksiä.”

    4) Kun kumppanit on valittu, niin sen jälkeen kumppanista ei pidä valittaa. Pitää keskittyä vain siihen yhteiseen tavoitteeseen.

    Ari Nuutinen LinkedInissä: http://www.linkedin.com/pub/ari-nuutinen/0/569/644

Jätä kommentti